Організація бухгалтерського обліку

Для забезпечення надання необхідної бухгалтерської інформації з метою здійснення ефективного управління суб'єктом господарювання, необхідною є організація бухгалтерського обліку. Без організації бухгалтерського обліку неможливо досягти ефективного ведення бізнесу, вона є одним з найбільш відповідальних етапів створення підприємства та підготовки його до ефективної діяльності.

Особливості сучасного стану економіки обумовлюють виділення двох рівнів організації бухгалтерського обліку: міжнародного та національного (рис. 1.7).

Рис. 1.7. Рівні організації бухгалтерського обліку

 

Організація бухгалтерського обліку - це політика власників засобів виробництва щодо ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, зміст якої різний в суспільно-економічних формаціях. Вона передбачає налагодження системи бухгалтерського обліку певного суб'єкта господарювання для забезпечення формування і надання облікової інформації відповідним користувачам.

Суб'єктами організації бухгалтерського обліку на рівні підприємства є його власник, управлінський персонал і головний бухгалтер.

Основним суб'єктом є власник як головний користувач облікової інформації та особа, яка формулює загальну політику діяльності підприємства. Причинами, які змушують власника забезпечувати організацію бухгалтерського обліку, є:

особисті інтереси щодо отримання інформації про стан майна, його раціонального використання і примноження;

вимоги та потреби таких користувачів облікової інформації як державні органи, суспільство, контрагенти, працівники та управлінський персонал підприємства.

Організація бухгалтерського обліку як продукт свідомої і цілеспрямованої діяльності власника реалізується через знання і досвід бухгалтера.

Відповідно до законодавства відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення реєстрації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений ним орган (посадова особа), який керує підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання первинних документів.

Неможливість появи та ефективного функціонування системи бухгалтерського обліку без її організації характеризує останню як ефективний інструмент налагодження управління майном і розвитком господарської діяльності підприємства.

Призначенням організації бухгалтерського обліку є забезпечення функціонування системи бухгалтерського обліку для виконання його завдань, а також удосконалення й раціоналізація обробки інформації, ефективний розподіл праці між обліковими працівниками.

Раціональна організація бухгалтерського обліку на будь-якому із суб'єктів господарювання повинна бути основою забезпечення прозорості управління власністю через надання облікової інформації власникам з урахуванням того, що управління підприємством у сучасних умовах господарювання найчастіше делегується менеджерам. Науково організована система обліку дозволяє не лише викривати розтрати та розкрадання на підприємствах, але й виявляти діяльність різних корумпованих угрупувань і попереджати небажані явища.

Формування системи бухгалтерського обліку та здійснення його процесу в умовах конкретного суб'єкта господарювання забезпечують відповідні складові організації бухгалтерського обліку (табл. 1.4).

 

Таблиця 1.4. Складові організації бухгалтерського обліку

 

Складові	Характеристика
Організація праці бухгалтера, його правовий статус	Вибір форми організації бухгалтерського обліку; нормування чисельності облікових працівників; розробка положення про бухгалтерську службу, посадових інструкцій; розподіл обов'язків між обліковими працівниками; організація праці та робочих місць бухгалтерів; порядок приймання-передачі справ при звільненні бухгалтера
Техніка ведення бухгалтерського обліку	Вибір форми ведення бухгалтерського обліку; встановлення або розробка первинних документів, які будуть використовуватися підприємством; розробка форм внутрішньої звітності; визначення порядку захисту облікової інформації; складання графіку документообороту, робочого плану рахунків
Організація Внутрішньогосподарсь-кого контролю в частині бухгалтерського	Визначення повноважень облікових працівників щодо здійснення бухгалтерського контролю, визначення порядку проведення інвентаризації, ліміту залишку готівки в касі
Методичне забезпечення бухгалтерського обліку	Формування методики ведення бухгалтерського обліку окремих його об'єктів, виходячи з альтернативи, передбаченої чинним законодавством

 

У цілому всі складові організації бухгалтерського обліку передбачають відповідне кадрове, інформаційне, методичне, технічне, програмне та інші види забезпечення облікового процесу.

На організацію бухгалтерського обліку в умовах конкретного суб'єкта господарювання впливає велика кількість різноманітних факторів: форма власності підприємства, організаційно-правова форма господарювання, галузь і вид діяльності, основні користувачі бухгалтерської інформації та їх інтереси, рівень кваліфікації облікових працівників, їх досвід, розмір підприємства, обсяги діяльності та організаційна структура, система оподаткування, рівень свободи дій, система нормативного регулювання, економічна політика держави та ін.

Велике значення раціональної організації бухгалтерського обліку у підвищенні ефективності діяльності суб'єктів господарювання пояснює приділення їй особливої уваги у ході історичного розвитку. Зокрема, постійно відбувався пошук можливостей забезпечення кращого збереження власності, її раціонального використання та управління нею через організацію обліку.

В умовах розвитку ринкової економіки відносини власності залишаються визначальним фактором організації бухгалтерського обліку, адже саме власник підприємства зацікавлений у забезпеченні ведення бухгалтерського обліку свого майна та здійснення контролю для управління ним. Відповідно, організація бухгалтерського обліку повинна бути гарантією інтересів власника.

Тісний взаємозв'язок бухгалтерського обліку з власністю можна пояснити тим, що предметом бухгалтерського обліку є відносини власності, зумовлені фактами господарського життя, в результаті яких відбувається зміна стану майна, зобов'язань, капіталу і фінансових результатів підприємства. Мета, завдання і функції бухгалтерського обліку спрямовані на збереження власності або її примноження через задоволення інформаційних потреб основних користувачів облікової інформації (рис. 1.8). Розглянутий взаємозв'язок бухгалтерського обліку з власністю забезпечує організація бухгалтерського обліку.

 

Рис. 1.8. Взаємозв'язок бухгалтерського обліку з власністю

 

Механізм впливу власності на організацію бухгалтерського обліку полягає у визначенні загального напряму в побудові та веденні бухгалтерського обліку у зв'язку з різними джерелами фінансування діяльності, порядком розподілу отриманих прибутків і ризиків.

Кожен окремий власник організовує бухгалтерський облік з урахуванням наявного майна, тобто забезпечує ведення бухгалтерського обліку під свою власність. Роль держави при цьому полягає у визначенні загальних напрямів бухгалтерського обліку, необхідних для сплати податків тощо.

Від відносин власності походять організаційно-правові форми господарювання, які відрізняються між собою реалізацією відносин власності в межах її певної форми, що зумовлює відмінності в організації бухгалтерського обліку.

Організація бухгалтерського обліку власником розпочинається з вибору форми організації обліку на підприємстві. Законом про бухгалтерський облік передбачено чотири форми організації бухгалтерського обліку (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Форми організації бухгалтерського обліку

 

Бухгалтерська служба підприємства - це спеціальний підрозділ або відділ, який займається веденням бухгалтерського обліку і складанням бухгалтерської звітності. Структура бухгалтерської служби залежить від розмірів підприємства і сфери його діяльності, обсягу облікової роботи та наявності технічних засобів для ведення бухгалтерського обліку.

У складі бухгалтерської служби можуть створюватися наступні групи (відділи, бюро, сектори): матеріальна група, група обліку оплати праці, виробничо-калькуляційна група, група обліку готової продукції, групи капітального будівництва та житлово-комунального господарства та ін. На великих підприємствах додатково можуть бути створені відділи обліку тари, обліку основних засобів, група підготовки й машинної обробки інформації, звітно-аналітичний відділ. Така структура бухгалтерської служби в більшості випадків поширена на середніх і деяких великих підприємствах.

Кількість бухгалтерів, які працюють у бухгалтерській службі підприємства, та їх посади залежать від характеру, складу й обсягу облікових робіт.

Безпосередньо керівнику підприємства підпорядковується головний бухгалтер, який несе відповідальність за формування облікової політики, ведення бухгалтерського обліку, своєчасне подання повної і достовірної звітності, за відповідність законодавству господарських операцій, які здійснюються.

Головний бухгалтер або особа, на яку згідно із Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" покладено обов'язок з ведення бухгалтерського обліку підприємства:

- забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності;

- організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

- бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з недостачею та відшкодуванням втрат від недостачі, крадіжками й псуванням активів підприємства;

- забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

Після вибору власником форми організації бухгалтерського обліку суб'єкт, який буде вести бухгалтерський облік на підприємстві (бухгалтер або головний бухгалтер), обирає техніку та методику бухгалтерського обліку, виходячи з особливостей діяльності суб'єкта господарювання, організовує внутрішньогосподарський контроль.

Техніка бухгалтерського обліку є сукупністю засобів, прийомів і форм, які використовуються для відображення наявності та руху господарських засобів і джерел їх утворення.

Ведення бухгалтерського обліку та складання звітності ґрунтується на первинних даних. Законом передбачено, що власник підприємства або уповноважений ним орган несе відповідальність за організацію бухгалтерського обліку на підприємстві таким чином, щоб усі господарські операції, які відбуваються в межах господарської діяльності підприємства, були документально підтверджені.

Документи, які фіксують факти господарського життя, є підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій. Вони повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення на паперових або машинних носіях. Для контролю та впорядкування обробки даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Для забезпечення створення, перевірки та обробки первинних документів у бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів складається графік документообороту.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Підприємство повинно вживати всі необхідні заходи для запобігання несанкціонованому виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечення їх належного зберігання протягом встановленого строку.

Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятих у межах їх повноважень, передбачених законодавством. Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів фінансово-господарського контролю зняти копії документів, які вилучаються. У цьому випадку на такі документи повинен бути складений реєстр.

Господарська операція на підставі первинного документу реєструється в облікових регістрах. Облікові регістри - це сукупність технічних засобів, призначених для фіксації інформації. Вони виступають носіями даних і побудовані відповідно до економічного групування інформації про активи, капітал і зобов'язання підприємства. Регістри є засобом бухгалтерського спостереження та носієм інформації, яка узагальнена на рахунках бухгалтерського обліку.

Облікові регістри відрізняються за формою, змістом, способом відображення і накопичення інформації.

Склад облікових регістрів, які ведуться на підприємстві, залежить від прийнятої на підприємстві форми ведення бухгалтерського обліку.

Під формою ведення бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які характеризуються певною послідовністю і способами записів в них, для відображення інформації про наявність об'єктів бухгалтерського обліку, що відображає всі етапи облікової реєстрації від первинного документу до бухгалтерської звітності.

У процесі історичного розвитку форми бухгалтерського обліку суттєво видозмінювалися. Такі зміни відбувалися за двома напрямами: удосконалення змісту й сутності, а також удосконалення форм бухгалтерського обліку.

Відповідно до чинного законодавства підприємство самостійно обирає форму ведення бухгалтерського обліку.

В умовах комп'ютеризації зміст форми його ведення розширюється і поглиблюється. Вона визначає не тільки методи, але й технічні та інформаційні аспекти організації бухгалтерського обліку й обробки облікових даних.

На сьогодні на підприємствах, в установах і організаціях України найбільш поширеними є наступні паперові форми ведення обліку: меморіально-ордерна, журнал-Головна, журнальна, журнально-ордерна. Суб'єктами малого підприємництва можуть застосовуватися проста та спрощена форми ведення обліку.

Застосування комп'ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера й підняти на якісно новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює на комп'ютері в діалоговому (інтерактивному) режимі, використовує зворотній зв'язок у процесі обробки даних і отримання відповідних вихідних документів.

Основними перевагами комп'ютерної форми ведення обліку, порівняно з паперовою, є:

- вбудовані бухгалтерські знання (у програму закладено правила формування тих чи інших бухгалтерських проводок за господарськими операціями, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бухгалтерськими знаннями);

- паралельне ведення обліку за декількома стандартами (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок і показників, що розраховуються за різними методиками);

- забезпечення отримання необхідної внутрішньої та зовнішньої звітності за вимогою управлінського персоналу (використання комп'ютерної техніки дозволяє отримувати інформацію з бажаним ступенем деталізації у будь-який момент часу).

Сучасна комп'ютерна форма ведення бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп'ютерів та обчислювальних мереж. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання.

Особливістю комп'ютерної форми бухгалтерського обліку є те, що вона не існує без конкретної комп'ютерної програми. Облікові регістри різних комп'ютерних програм між собою не схожі.

Використання комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначальний фактор організації обліку.