Тема 4. Первинне спостереження – документація та інвентаризація, вартісне вимірювання - оцінка та калькуляція

Методичні рекомендації

Тема передбачена для самостійного вивчення. В ній необхідно розглянути документацію та інвентаризацію як первинне спостереження та засіб для реєстрації фактів господарської діяльності, без якого неможливе ведення бухгалтерського обліку. При вивченні цього питання необхідно використати Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», в якому визначені вимоги до складання первинних документів, порядок їх зберігання та відповідальність за несвоєчасне складання документів та проведення інвентаризації.

Оцінка – є важливим елементом методу бухгалтерського обліку і важливою складовою Положень (стандартів) бухгалтерського обліку, без яких неможливе оцінювання майна, капіталу та зобов’язань підприємства. А калькулювання - є основою для оцінки продукції, для відображення і узагальнення витрат, пов’язаних з господарським процесом. Тому, є важливим уяснити значення цих елементів методу бухгалтерського обліку.

Ознайомитись з формами бухгалтерського обліку як способом накопичення інформації на рахунках бухгалтерського обліку.

Методичні поради до теми «Первинне спостереження – документація та інвентаризація, вартісне вимірювання - оцінка та калькуляція»

Перелік питань

1. Документація та її значення

2. Інвентаризація, її завдання та види

3. Оцінка і калькуляція і їх значення в визначенні вартості об’єкта обліку

4. Облікові реєстри – як спосіб накопичення інформації

 

Документація та її значення

Вище було зазначено, що господарська операція – це певний обсяг економічної інформації. З метою контролю за інформацією її треба спочатку оформити документально, а первинний документ стає основним носієм інформації. Саме з моменту його оформлення починається бухгалтерський облік.

Тільки документи є підставою для записів на рахунках бухгалтерського обліку і від їх якості значною мірою залежить якість самого бухгалтерського обліку.

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996–ХІV, затверджений 16.07.99 р. та «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затверджене наказом МФУ № 88 від 24 травня 1995 р. визначають порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку та вимоги щодо складання документів. Відображення об’єктів обліку у первинних бухгалтерських документах називається документацією.

Документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України та на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, або виготовлених самостійно бланках, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм, згідно з вимогами наступних наказів та постанов:

- з обліку основних засобів (наказ Мінстату України № 352 від 29.12.95 p.);

- з обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (наказ Міністерства фінансів України від 22.11.2004 N 732);

- з обліку сировини і матеріалів {наказ Мінстату № 193 від 21.06.96 p.);

- з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (наказ Мінстату № 145 від 22.05.96 p.);

- з обліку праці (наказ Держкомстату № 489 від 05.12.2008 р.);

- з обліку касових документів (постанова Національного банку від 29.04.2009 № 252)

Записи в первинних документах виконуються темним чорнилом чи пастою кулькових ручок, за допомогою принтерів тощо. Вільні рядки в них підлягають обов’язковому прокресленню. Підпис особи, що складає документ, може бути проставлений вручну особисто, за допомогою факсиміле, штампа, символа чи іншим механічним або електронним способом. У разі складання документів за допомогою комп’ютерної техніки чи інших засобів оргтехніки підпис осіб замінюється паролем або іншим засобом авторизації.

Бухгалтерські документи, що використовуються для оформлення господарських операцій, на практиці класифікують за різними ознаками: за ступенем узагальнення господарських операцій; за способом використання; за місцем складання; за призначенням; за характером задокументованих операцій; за кількістю позицій (записів); за технікою складання та опрацювання тощо (рис. 4.1.).

 

 

 

Після того як документи складено на місцях або прийнято від сторонніх організацій, вони потрапляють до бухгалтерії у порядку й строки, встановлені керівником підприємства.

Первинні документи, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або призначеної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. З часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів та ін. За даними документів видають відповідні довідки окремим особам.

На папках з документами (що називаються справами) вказується найменування підприємства або організації, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів («з № _ до № _ включно»), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць).

Терміни зберігання бухгалтерських документів, затверджені наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 № 11-а.

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Для забезпечення своєчасного та якісного обліку необхідно організувати таку систему складання й опрацювання документів, яка б забезпечувала прискорення документообороту.

Тобто, документооборот – це рух документів в процесі їх поточного використання і бухгалтерського опрацювання від моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт по складанню, перевірці і опрацюванню документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт. Кожному виконавцю видається виписка з графіка, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які передаються ці документи.

Всі первинні документи, що складаються матеріально-відповідальними особами або керівниками підрозділів на стадії надання послуг та технологічного процесу виготовлення та реалізації продукції підприємствами готельно-ресторанного господарства надходять до бухгалтерії у чітко встановлені терміни, де проходять облікову обробку. У кінці декади, місяця, кварталу керівниками підрозділів складаються звіти (крім касового, який подається щоденно). На дату проведення інвентаризації складаються відомості та звіти, а журнали, книги і картки кількісно-сумового обліку подаються до архіву підприємства одразу ж після їх повного використання.