Общая характеристика и функциональные возможности СУБД MS Access

Поскольку СУБД MS Access может работать в режиме коллективного доступа к базам данных, она является идеальным средством разработки приложений для рабочих групп, которые хранят данные на серверах локальных сетей своих подразделений и в то же время периодически пользуются приложениями других подразделений и сохраняют свои данные на серверах учреждения или предприятия. Если речь идет о не­больших рабочих группах, то хранение и коллективный доступ к дан­ным могут осуществляться только при помощи MS Access. Большие приложения для хранения данных используют специальный сервер (на­пример, SQL Server), a MS Access на рабочей станции выступает в этом случае в роли клиента. Кроме того, в крупных учреждениях MS Access может использоваться как пользовательская среда для обработки дан­ных: создания собственных запросов на поиск нужной информации, построения диаграмм, отчетов и т.д. И, наконец, MS Access - удобное средство для компьютерной обработки персональной информации:

После создания новой базы данных открывается окно программыс областью переходов слева и основой для создания новой таблицы.

В одном экземпляре MS Access может быть открыта т олько одна база данных. Это означает, что после запуска MS Access и открытия базы данных нельзя открыть вторую базу данных, не закрыв первую. Однако можно одновременно запустить несколько экземпляров MS Access, открыв в каждом из них базу данных. При каждом запуске MS Access открывается новый экземпляр. Например, чтобы одновременно открыть две базы данных MS Access, следует запустить MS Access и открыть первую базу данных, а затем запустить еще один экземпляр MS Access и открыть вторую базу данных.

Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. В верхней части окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить), Строка заголовка и кнопки изменения размеров окна.

Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access 2007 применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием " Работа с таблицами ", которые имеют две вкладки: Режим таблицы и Конструктор.

Лента заменяет используемые в Access 2003 меню и панели инструментов, кроме меню Office и панели быстрого доступа. На Ленте отображаются определенные наборы команды в зависимости от того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы, Форматирование и тип данных, Связи. Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.

Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена Строка состояния и Кнопки режимов просмотра.

Объекты СУБД Access

Основными объектами MS Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Обычно термин «база данных» относится только к файлам, в которых хранятся данные. База данных MS Access включает в себя не только таблицы, но и объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые созданы для автоматизации работы с ними (запросы, фор­мы, отчеты, макросы и модули). Все эти объекты хранятся в одном фай­ле базы данных с расширением *.accdb ( раньше– *.mdb). Страницы доступа к данным MS Access сохраняет в отдельных файлах, а в файле базы данных раз­мещаются только ярлыки на них.

Рассмотрим более подробно каждый объект.

· Таблица - объект базы данных, который используется для хранения данных.

Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые принято называть записями и полями соответственно.

Запись - строка таблицы базы данных, в которой собрана вся информа­ция о конкретном предмете.

Поле - столбец таблицы базы данных, составляющий часть записи, ко­торая отводится для отдельной характеристики предмета.

Понятно, что при переходе от одной записи к другой количество полей (отдельных характеристик) и порядок их рас­положения в таблице не меняются.

· Запрос – средство извлечения информации из БД, причем исходные данные для построения запросов могут быть распределены среди нескольких таблиц и (или) запросов.

· Формы используются для просмотра таблиц и ввода в них информации в экранном окне, они позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде.

· Отчет используется для выдачи обработанной и сформатированной информации на печать или экран.

· Страницы доступа к данным представляют специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть. Такие страницы содержат данные, хранящиеся в базах данных Microsoft Access или в базах данных Microsoft SQL Server. Страница доступа к данным может также включать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.

· Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций, каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, выполняющих определенные действия. В Access нет средств автоматической записи макросов (как в Excel), они выбираются из предлагаемого списка.

· Модуль – набор описаний, инструкций и процедур (т.е. действий) на языке Microsoft Visual Basic (VBA), собранных в одну программную единицу и сохраненных под общим именем. Существуют два типа процедур (как и в Excel): подпрограммы (Sub) и функции (Function). Модули описывают действия с определенными компонентами и объектами БД.

Связь между таблицами

Межтабличная связь – отношение, устанавливаемое между полями двух таблиц.

Связь между таблицами может быть установлена при наличии в этих таблицах полей, которые содержат совпадающие данные. Именно с помощью сопоставления записей различных таблиц с одинаковыми значениями связующих полей и осуществляется такая связь. Эти поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но необходимо, чтобы совпадали типы данных и размеры связующих полей.

Access поддерживает три типа связей (или отношений): один-ко-многим, один-к-одному, многие-ко-многим.

· "Один-ко-многим" – межтабличное отношение, при котором любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими запи­сями во второй, но в то же время любая запись второй таблицы связана только с одной записью в первой.

Если при этом связующее поле в одной из таблиц является ключевым, то такая таблица называется главной ( связь идёт по ключу ).

Главная таблица − таблица, в которой связующее поле является клю­чевым, при связи 2-х таблиц с отношением один-ко-многим.

Вторая таблица, участвующая в связи, называется подчиненной. При этом связующее поле подчиненной таблицы обычно называют внеш­ним (или чужим) ключом.

Внешний ключ − одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на поле (или поля) первичного ключа в другой таблице.

Одна и та же таблица может выступать в одной связи как главная, а в другой - как подчиненная. Статус таблицы влияет на действия, пред­принимаемые Access при редактировании и обновлении записей из свя­занных таблиц.

 

· "Один-к-одному ", когда каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице (записи в обоих связываемых полях уникальны);

Наличие между таблицами связей один-ко-многим и один-к-одному свидетельствует о хорошо спроектированой базе данных.

 

· "Много-ко-многим" межтабличное отношение, при кото­ром каждой записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, и каждой записи во второй таблице – не­сколько записей в первой таблице. (записи в связываемых полях могут быть повторяющимися).

Создание и удаление связей осуществляется командой Сервис – Схема данных. Создание и удаление связей между открытыми таблицами не допустимо, их нужно предварительно закрыть.

При определении связей между таблицами можно установить следую­щие параметры:

- обеспечение целостности данных;

- каскадное обновление связанных полей;

- каскадное удаление связанных записей.

При этом Access автоматически будет отслеживать целостность данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной. Второй параметр означает, что при изме­нении значения связующего поля в главной таблице соответствующие поля подчиненной таблицы будут автоматически обновлены. Третья опция означает, что в случае удаления записи из главной таблицы все связанные с ней записи из подчиненной таблицы будут удалены автома­тически.

Первичный ключ, индексация

Access относится к реляционным базам данных, информация в которых хранится в связанных таблицах. Каждая таблица должна иметь уникальное имя. Для организации связи между таблицами каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом таблицы. Если для таблицы определен первичный ключ, то MS Access предотвращает дублирование ключа или ввод нулевых значений в эти поля.

Первичный ключ (ключевое поле) – поле (или совокупность полей), значения которого позволяют однозначно определить каждую запись таблицы.

Чтобы правильно выбрать первичный ключ, следует учитывать его основные характеристики:

· он однозначно определяет каждую строку (нет повторяющихся значений)

· в нем нет пустых или отсутствующих значений — он всегда содержит значение.

· он никогда не меняется или меняется, но крайне редко.

Приложение Access использует первичные поля для быстрого объединения данных из нескольких таблиц.

В Access допускается определение первичных ключей трех типов:

Ключевые поля счетчика. Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой новой записи в таблицу в это поле автоматически вносился порядковый номер. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания первичного ключа. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, Access предлагает создать ключевое поле автоматически. При нажатии кнопки "Да" будет создано ключевое поле счетчика.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды товара или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющихся или нулевых значений.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей, отображаемых в бланке режима конструктора таблицы.

Связь между таблицами осуществляется через совпадающие значения одного или нескольких ключевых полей. Ключи хранятся в индексированном (упорядоченном) виде, что обеспечивает быстрый доступ к записям таблицы во время поиска.

Если приходится часто искать записи по полю, не являющемуся ключевым, ускорить поиск можно, проиндексировав таблицу по соответствующим полям. Индексирование позволяет поддерживать записи упорядоченными по выбранному полю. Индекс можно создать по одному (простой индекс) или нескольким полям (составной индекс). Для создания простого индекса используется свойство поля “Индексированное поле”, оно может содержать и не уникальные значения, например, повторяющиеся фамилии. Возможны три типа индексации: "Нет", "Да (Допускаются совпадения)", "Да (Совпадения не допускаются)". При индексировании по умолчанию задаётся порядок сортировки по возрастанию.

Преимуществом установки связей является поддержка целостности базы данных: данные автоматически защищаются от изменения и удаления тех записей, которые могут нарушить связи между таблицами.

Итак, в таблицах хранятся данные, которые можно извлечь с помощью запросов. Использование форм позволяет представить информацию на экране в более удобном виде. Для вывода данных на печать предназна­чены отчеты. Чтобы обеспечить доступ к данным через Internet или интрасеть из браузера MS Internet Explorer, используются страницы досту­па к данным.

Обратите внимание на то, что формы, отчеты и страницы доступа к дан­ным могут использовать данные как из таблиц, так и через запросы. Изменения, происходящие в формах или отчетах, могут запускать на выполнение макросы или модули. Из макросов или модулей можно фильтровать, изменять данные в формах или отчетах, выполнять запро­сы, создавать новые таблицы и т.д.

Проектирование таблиц

При создании базы данных можно выделить следующие этапы:

1. Постановка задачи. Определение ин­формации, которая будет храниться в планируемой базе данных, и как она бу­дет использоваться. Исходя из этого – определить, какие таблицы должны храниться в базе данных и какие элементы информации (поля) должны быть включены в каждую таблицу.

2. Описание структуры таблиц базы данных. Описание каждой таблицы – поля, тип и размер хранимых в полях данных, устано­вить первичные ключи.

3. Определение связей между таблицами. Действия для объединения содержимого таблиц, составляющих базу данных.

4. Тестирование и усовершенствование. Ввод несколько записей в каждую таблицу, проверка возможностей извлечения нужной информации из этих таблиц. Рекомендуется соз­дать черновые формы и отчеты, чтобы определить, содержат ли они ожидаемую информацию.

5. Ввод данных и создание других объектов базы данных. В случае, если структура базы данных отвечает поставленным требованиям, можно приступить к вводу данных и создать необходимые запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Создание таблиц

При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица.

Таблицу можно создать путем ввода данных, с помощью имеющихся шаблонов полей, а также с помощью конструктора. Кроме этого, можно вставить из другой базы данных или импортировать таблицу из другого приложения.

Существует два основных режима работы с таблицами: режим таблицы и режим конструктора (Главная – Режимы).

Создание таблицы путем ввода данных в режиме таблицы выполняется введением данных в пустую таблицу. При сохранении такой таблицы Access анализирует введенные данные и автоматически присваивает каждому полю соответствующий тип данных и формат. Таким образом, использование режима таблицы приводит к автоматическому созданию таблиц по введенным данным.

Создание таблицы возможно с использованием шаблонов полей. Для этого на контекстно-зависимой вкладке Работа с таблицами на вкладке Режим таблицы в группе Поля и столбцы выбрать команду Новое поле. В области задач появится список полей Шаблоны полей, сгруппированных по темам.

Шаблон поля — готовый набор характеристик и свойств, которые описывают поле. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение для свойства формата поля, а также для ряда других свойств поля, которые в совокупности образуют модель, используемую в качестве основы для создания нового поля.

При выборе поля автоматически добавляется не только его имя, но и свойства данных. В дальнейшем поля можно переименовать.

Шаблоны полей — модели, на основе которых создается новое поле. Однако новое поле можно создать не только на основе шаблона. Также можно использовать существующее поле из другой таблицы.

Режим конструктора используется для самостоятельного создания таблиц «с нуля». При этом новая таблица будет открыта в режиме конструктора.

Удобнее и более логично создание новой таблицы в режиме конструктора – команда в открытой базе данных Создание — Таблицы: Конструктор таблиц. В этом случае сначала определяется структура таблицы, а именно, количество полей, которое будет содержать каждая запись, и характеристики (свойства) этих полей.