Ограничения на имена полей и объектов

При задании имен полей таблиц, а также объектов базы данных и дру­гих элементов управления необходимо учесть действующие в MS Access ограничения на имена полей и объектов:

· имя должно содержать не более 64 знаков;

· имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных знаков за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного знака (`) и квадратных скобок ([ ]);

· не должно начинаться с знака пробела;

· не должно включать управляющие знаки (с кодами ASCII от 0 до 31);

· не должно включать прямые кавычки (") в именах таблиц, представлений и сохраненных процедур в проекте Microsoft Access.

Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объектов являются допустимыми, в большинстве примеров в документации Microsoft Access имена полей записываются без пробелов. Пробелы в именах могут, при некоторых обстоятельствах, вызывать конфликты в программах Microsoft Visual Basic для приложений.

Тип данных и свойства поля

После определения имени поля необходимо выбрать для него тип дан­ных. Тип данных определяет значения, которые можно сохранять в этом поле.

Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет располагаться. Допустимы следующие значения свойства Тип данных.

ТИП ДАННЫХ	ХРАНИМЫЕ ДАННЫЕ	ОГРАНИЧЕНИЯ
Текстовый	Алфавитно-цифровые данные (текст и числа)	Может храниться до 255 знаков.
Поле МЕМО	Алфавитно-цифровые данные (текст и числа)	Может храниться до 2 ГБ данных (предельный размер для всех баз данных Access) при программном заполнении полей. Помните, что добавление 2 ГБ данных приводит к замедлению работы базы данных.
Числовой	Числовые данные	В полях с типом данных «Числовой» используется параметр Список полей, управляющий размером значения, которое может содержать поле. Размер поля можно задавать равным 1, 2, 4, 8 или 16 байтам.
Дата/время	Значения даты и времени	Приложение Access хранит все значения даты и времени в виде 8-байтовых целых чисел с двойной точностью.
Денежный	Денежные данные	Данные хранятся в виде 8-байтовых чисел с точностью до четырех знаков после запятой. Этот тип данных используется для хранения финансовых данных и в тех случаях, когда значения не должны округляться.
Счетчик	Уникальные значения, создаваемые приложением Access при введении новой записи	Данные хранятся в виде 4-байтовых значений; обычно используются в первичных ключах.
Логический	Логические данные («истина» или «ложь»)	Используется -1 для всех значений «Да» и 0 для всех значений «Нет».
Поле объекта OLE	Изображения, документы, диаграммы и другие объекты из приложений Office и других программ Windows.	Может храниться до 2 ГБ данных (предельный размер для всех баз данных Access). Поля с типом данных «Поле объекта OLE» создают растровые изображения исходных документов или других объектов, а затем отображают их в полях таблиц и элементах управления форм или отчетов в базе данных.
Гиперссылка	Веб-адреса	Может храниться до 1 гигабайта данных. Это могут быть ссылки на веб-узлы, на узлы или файлы интрасети или локальной сети, а также на узлы или файлы локального компьютера.
Вложение	Файлы любого поддерживаемого типа	Новая функциональная возможность ACCDB-файлов Office Access 2007. В записи базы данных можно вкладывать изображения, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и другие файлы поддерживаемых типов точно так же, как в сообщения электронной почты.

 

При выборе типа данных конкретного поля таблицы необходимо учесть следующее:

· какие именно значения должны храниться в поле (например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных);

· сколько места необходимо для хранения значений в поле, т.е. определить размер этого поля;

· будут ли над значениями в поле производиться вычисления (например, нельзя суммировать значения в текстовых и MEMO полях);

· нужно ли создавать индекс по этому полю для ускорения операций поиска и сортировки (невозможно индексирование полей со следующими типами данных: поле MEMO, гиперссылка, поле объектаOLE);

· нужно ли производить сортировку значений в поле (например, ч исла в текстовых полях сортируются как строки цифр (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения; для корректной сортировки значений дат в разных форматах необходимо использовать тип данных дата/время).

После выбора типа данных можно определить дополнительные свойства для поля таблицы. Задаваемые для поля дополнительные свойства по­зволяют настроить способ хранения, обработки и отображения данных этого поля. Набор свойств меняется в зависимости от выбранного типа данных, причем некоторые из этих свойств устанавливаются по умолча­нию.

СВОЙСТВО ПОЛЯ	ТИП ДАННЫХ	ПРИМЕНЕНИЕ СВОЙСТВА
Размер поля	Текстовый Числовой Счетчик	Задание максимального размера для данных, хранящихся в поле с типом данных "Текстовый", "Числовой" или "Счетчик".
Формат поля	Текстовый Поле МЕМО Числовой Дата/время Денежный Счетчик Логический Гиперссылка	Настройка отображения поля по умолчанию на экране и при печати.
Число десятичных знаков	Числовой Денежный	Задание числа десятичных знаков, используемых при отображении чисел.
Новые значения	Счетчик	Указывает, какие значения (последовательные или случайные) присваиваются полю "Счетчик" при добавлении новой записи.
Маска ввода	Текстовый Числовой Дата/время Денежный	Символы редактирования, определяющие способы ввода данных.
Подпись	Все типы данных	Текст, отображаемый по умолчанию в качестве подписи в формах, отчетах и запросах.
Значение по умолчанию	Текстовый Поле МЕМО Числовой Дата/время Денежный Логический Гиперссылка	Значение, автоматически назначаемое полю при добавлении новой записи.
Условие на значение	Текстовый Поле МЕМО Числовой Дата/время Денежный Логический Гиперссылка	Выражение, значение которого должно быть истинно при добавлении или изменении значения поля.
Текст для проверки	Текстовый Поле МЕМО Числовой Дата/время Денежный Логический Гиперссылка	Текст, появляющийся при вводе значения, при котором нарушается условие, указанное в поле Условие на значение.
Обязательное поле	Все типы данных, кроме "Счетчик"	Указывает, должно ли это поле содержать значение в каждой записи.
Пустые строки	Текстовый Поле МЕМО Гиперссылка	Разрешает (установкой значения Да) ввод строки нулевой длины ("") в текстовое поле и в поле МЕМО.
Индексация	Текстовый Поле МЕМО Числовой Дата/время Денежный Счетчик Логический Гиперссылка	Посредством создания и использования индекса ускоряет доступ к этому полю для чтения.
Сжатие Юникод	Текстовый Поле МЕМО Гиперссылка	Выполняется сжатие данных, содержащихся в этом поле, если в нем менее 4096 символов
Режим IME	Текстовый Поле МЕМО Дата/время Гиперссылка	Управление преобразованием символов в восточноазиатских версиях Windows.
Режим предложений IME	Текстовый Поле МЕМО Дата/время Гиперссылка	Управление преобразованием предложений в восточноазиатских версиях Windows.
Смарт-теги	Текстовый Поле МЕМО Числовой Дата/время Денежный Счетчик Гиперссылка	Позволяет выбрать смарт-теги, применяемые к полю.
Только добавление	Поле МЕМО Гиперссылка	Когда для свойства задано значение Да, ведется журнал значения поля.
Формат текста	Поле МЕМО	Для хранения данных в виде HTML-кода и использования RTF-форматирования следует выбрать значение Формат RTF. Чтобы хранить только текст без форматирования, следует выбрать значение Обычный текст.
Выравнивание текста	Все типы данных, кроме "Вложение"	Выравнивание текста по умолчанию в элементе управления.
Отображать элемент выбора даты	Дата/время	Указывает, должен ли в приложении Access отображаться элемент выбора даты (элемент управления "Календарь"), когда пользователь изменяет значение поля.

Маска ввода

Так, например, свойством формат определяется формат представления данных при выводе на экран или печать, а свойством маска ввода – определяется образец для всех данных, которые вводятся в это поле, что позволяет контролировать правильность данных при вводе. Однако формат поля влияет только на отображение введенного значения и применяется только после сохранения введенных данных. Если же вводом данных в поле необходимо управлять, в дополнение к формату поля (или же вме­сто него) следует использовать маску ввода.

Маска ввода позволяет управлять вводом данных в поле. Например, ее можно использовать для преобразования вводимых сим­волов к нужному регистру или же для автоматического добавления ско­бок и дефиса к номерам телефонов. Чаще всего маски ввода использу­ются для текстовых полей, полей даты/времени, а также для числовых и денежных полей.

Маска ввода отображается в поле таблицы в виде символов шаблона (или знаков заполнителя) и текстовых символов. Символ шаблона ис­пользуется для отображения пустых позиций в маске ввода, в которые помещаются вводимые пользователем символы.

Например, маска ввода для поля Рабочий телефон таблицы может выглядеть следующим образом: (__) - ____. В качестве символа шаблона в данном случае использу­ется знак подчеркивания (_), скобки и дефис - постоянные символы маски. Подобная маска ввода требует, чтобы все вводимые телефонные номера состояли только из цифр, причем маска позволяет контролиро­вать их количество (количество введенных цифр должно составлять полный номер телефона: код города и номер абонента). В результате пользователю остается только заполнить поля. Данные при этом вводят­ся на место символов шаблона.