Ввод и редактирование данных в таблице

Первоначальный ввод и редактирование данных, как правило, осуществляются в режиме таблицы (в области переходов выбрать Тип объекта – Таблицы, затем нужную таблицу ). Для ввода новой записи в конце каждой таблицы всегда есть одна пустая строка, отмеченная *.

Если в поле хранится текст большой длины, и он не виден полностью в окне таблицы, его можно просмотреть в окне “Область ввода”, задав команду SHIFT+F2 в выбранном поле. Эта команда действует как при просмотре в режиме таблицы, так и в режиме формы, ее удобно использовать для ввода и просмотра полей MEMO.

Для ввода в новую запись значения того же поля предыдущей записи удобно использовать команду CTRL+'.

Некоторые из полей не допускают редактирования: например, в поле типа Счётчик значения увеличиваются и сохраняются автоматически. Невозможно редактирование также блокированных или недоступных полей, для которых заданы соответствующие свойства ("БЛОКИРОВКА" – да, "ДОСТУП" – нет). Не редактируются и вычисляемые поля: они не существуют как отдельные, а вычисляются на основе других полей.

Access допускает ряд изменений внешнего вида таблицы в режиме таблицы: изменение ширины колонки, высоты строки, порядка следования полей, скрытие и фиксацию столбцов, вставку нового поля, изменение шрифтов. Эти действия, а также удаление записей производятся стандартными средствами Windows.

В Access удаление записей необратимо (в отличие от dBase, Fox Pro и т.д.), поэтому единственный способ восстановить удаленную запись – ввести ее снова!

Для поиска определенной записи в базах данных можно ввести номер нужной записи в поле номера записи в левом нижнем углу окна таблицы.

Существует четыре способа поиска конкретной записи.

· Переход – переход по записям, обычно по одной за шаг, в таблице или форме, запросе, отчете. (Главная – Найти: Перейти…)

· Поиск – задание условия (выражения поиска) и оператора сравнения (например, «равно» или «содержит») и последующий просмотр записей, удовлетворяющих указанным условиям. Записи, удовлетворяющие указанным условиям, выделяются, а записи, не удовлетворяющие условию, — нет, хотя они и остаются видимыми. (Главная – Найти…. ( или Ctrl+F)

· Фильтр – включает задание условия и операторов сравнения. Но, в отличие от поиска, фильтрация ограничивает только отображаемые записи. (Главная - Сортировка и фильтр…)

· Запрос – позволяет осуществлять пользовательские поисковые запросы, применять пользовательские фильтры и сортировать записи.

 

При поиске могут быть использованы и символы подстановки:

* – любое количество букв, цифр или других символов;

? – любой один текстовый символ;

[ ] – любой один символ из заключенных в скобки, например, если в образце для поиска задать Снег[ие]рев, будут найдены и Снегирев, и Снегерев;

- – любой символ из диапазона, его следует указывать по возрастанию, т.е. [Е-У], а не [У-Е];

# – любая одна цифра.

Ускорить поиск нужной записи можно и с применением сортировкиданных по одному или нескольким полям таблицы командой Главная –Сортировка.

Чтобы при поиске в таблицах видеть только записи, определяемые заданным критерием, используется фильтрация (Записи – Фильтр).

Выбор конкретного значения поля: Главная - Сортировка и фильтр: Выделение…

Если необходимо задать критерии выборки записей более, чем по одному полю, удобно применить команду Главная - Сортировка и фильтр: Дополнительно.

Можно Изменить фильтр или сформировать Расширенный фильтр. Эта команда выводит бланк фильтра, в который следует ввести поля (перетаскиванием мышью или двойным щелчком) и условия отбора по соответствующему полю.

После заполнения бланка задается команда команду Главная - Сортировка и фильтр: Применить фильтр.

Результаты фильтрации отображаются непосредственно в таблице и, как правило, не сохраняются для дальнейшего использования. Чтобы снять фильтр и снова вывести на экран все записи, ранее отображавшиеся в таблице, следует снова применить команду Главная - Сортировка и фильтр: Применить фильтр.

Описанные выше приёмы фильтрации применяются и при поиске данных в запросах и формах.

Перечисленные простейшие средства поиска данных используются в небольших базах данных и для простых критериев поиска. В более сложных случаях следует использовать запросы.

Запросы, выборка

Запросы, так же, как и фильтры, служат для отбора записей по заданным критериям. Но в отличие от инструмента "Фильтр" запрос – это компонент БД, допускающий многократное использование. Запросы удобно использовать для объединения или выполнения действий над данными, расположенными в нескольких таблицах или запросах.

Запросы обеспечивают доступ сразу к множеству полей и записей одной и более таблиц, отображают данные в заданном порядке, а также производят вычисления с использованием отобранных записей.

Исходными компонентами для проектирования запросов могут служить таблицы, уже существующие запросы или те и другие одновременно.

Для построения запроса в Access могут быть использованы мастер запросов или конструктор запросов. Исходными компонентами для проектирования запросов могут служить таблицы, уже существующие запросы или те и другие одновременно.

Запрос – объект базы данных, который используется для извлечения нужной информации из одной или нескольких таблиц базы данных или для выполнения определенных действий с данными.

При выполнении запроса MS Access создает набор записей, содержащий выбранные данные. Этот набор называется выборкой или динамиче­ской таблицей.

Выборка (динамическая таблица) – представленный на экране ре­зультат выполнения запроса.

С выборкой можно работать так же, как с таблицей – просматривать, печатать, обновлять данные. Однако этот набор записей, в отличие от реальных таблиц, не существует в базе данных. MS Access создает его из данных таблиц и других запросов только во время выполнения опре­деленного запроса. При изменении данных выборки Access вносит соот­ветствующие изменения в таблицы, на базе которых построен запрос. Таким образом, выборка представляет собой динамическое множество записей данных, которое постоянно обновляется. Удаленные из таблиц базы данных записи не будут появляться в выборке, новые же записи будут добавлены. Любые изменения записей выборки отражаются на состоянии соответствующих записей таблиц базы данных и наоборот.

Запросы можно классифицировать по результатам их действийи особенностям выполнения. При таком подходе можно выделить:

· запросы на выборку, используемые для того, чтобы отобрать и представить в удобном виде интересующие данные из одной или нескольких таблиц;

· параметрические запросы (или запросы с параметрами), которые позволяют задавать конкретные условия отбора непосредственно при выполнении запроса;

· перекрестные запросы, которые позволяют провести группировку и вычисления, а также представить данные в компактном виде, напоминающем электронную таблицу;

· запросы на изменение, которые позволяют изменять таблицы базы данных - обновлять их, дополнять новыми записями, удалять неко­торые записи. Они могут использоваться для создания новых реальных таблиц, которые, в отличие от обычных выборок, в дальнейшем существуют уже независимо от тех таблиц базы данных, которые были использованы для их построения.

Существует четыре типа запросов на изменение: запросы на удаление, обновление, добавление и создание таблицы.

ü Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

ü Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

ü Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

ü Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

Запрос на выборку можно использовать не только для того, чтобы вы­бирать из таблиц базы данных содержащуюся в них информацию. В запросе на выборку Access позволяет также производить вычисления и отображать результаты вычислений в динамической таблице. Например, можно найти сумму или среднее по значениям какого-либо поля, пере­множить значения двух полей или объединить содержимое нескольких полей исходной таблицы в одно выходное поле.

Следует иметь в виду, что результаты вычислений не сохраняются в таблицах базы данных. При выполнении запроса вычисления выполня­ются всякий раз заново, поэтому результаты всегда отражают текущее состояние базы данных.

Для выполнения вычислений в запросе необходимо в бланке запроса создать новое вычисляемое поле. Для этого следует в пустую ячейку строки Поле ввести вычисляемое выражение, в котором могут исполь­зоваться поля таблиц, константы и функции, связанные с помощью арифметических операторов.

Таким образом, вычисляемое поле – поле, определенное в запросе для вывода результата вычисления выражения (а не для сохранения дан­ных).

Для изменения порядка вычислений и группировки данных в выражени­ях используются круглые скобки, а имена полей таблицы должны быть заключены в квадратные скобки.

Для построения запроса в Access могут быть использованы мастер запросов или конструктор запросов.

Конструктор запросов позволяет создавать новые и изменять существующие запросы, поэтому он является основным способом при создании запросов QBE.

При создании запросов в режиме Конструктора открывается специальный бланк, называемый бланком запросов по образцу. Этот бланк состоит из двух, областей. В верхней части отображаются структуры таблиц, к которым адресован запрос, а нижняя часть представляет собой таблицу описания запроса, которая имеет 5 основных строк. Количество столбцов в запросе определяется количеством выбранных полей, которые будут использованы в запросе.

Назначение строк в бланке Конструктора запросов:

1-я строка - Поле - для ввода имени поля запроса и обозначения поля — источника данных или вычисляемого выражения;

2-я строка - Имя таблицы - предназначена для задания имени таблицы — источника данных;

3-я строка - Сортировка - предназначена для указания порядка сортировки в данном поле. Может принимать следующие значения: по возрастанию, по убыванию, отсутствует;

4-я строка - Вывод на экран - содержит флажок, указывающий на то, будет ли выводиться соответствующее значение поля;

5-я строка и др. - Условие отбора - содержит критерий, по которому будет происходить отбор записей в результирующую таблицу.

Мастер запросов позволяет создавать следующие виды запросов:

· простой запрос (выборка из определенных полей)

· перекрестный запрос

· повторяющиеся записи (поиск повторяющихся записей)

· запрос без подчиненных (поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице)

Работа с формами

Представление данных в виде формы позволяет отобразить данные в самом различном виде, удобном для просмотра и ввода информации, например, в виде стандартного бухгалтерского бланка или объединёнными в группы и т.п. Формы являются основой разработки диалоговых приложений.

Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Через форму можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов-источников, добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. Формы обеспечивают также просмотр графических объектов, хранящихся в полях типа OLE (в таблицах это невозможно).

В Access возможна разработка форм различных типов и представлений, в том числе кнопочных форм, диаграмм и сводных таблиц. Интересна возможность создания многотабличных (составных) форм. В такой форме, если исходные компоненты связаны отношениями, создаются подчинённые формы, когда возможен переход по записям как главной, так и подчинённой формы.

Создание форм может быть выполнено различными способами:

· инструмент Форма

· Разделенная форма

· Форма с отображением нескольких записей

· Мастер форм (автосоздание формы на основании указанных полей и их форматов)

· В режиме Макета

· В режиме Конструктора.

Первые три способа создают формы, отображающие все поля только одной записи таблицы (Форма), одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы (Разделенная форма) и сразу несколько записей таблицы (Несколько элементов).

 

Создание форм возможно с использованием Мастера форм, автоматически создающего ряд стандартных форм (колоночную, ленточную, табличную, диаграмму и т.д.), или с использованием Конструктора Форм, позволяющего спроектировать форму любой сложности и наиболее удобную для конечного пользователя. Весьма плодотворным также оказывается комбинированный подход: сначала используется соответствующий мастер, а затем полученная форма дополнительно дорабатывается в " ручном режиме ".

Процесс создания формы состоит в размещении объектов и определении для них свойств, связанных с объектами событий и выполняемых действий. При открытии окна Конструктор форм появляются новые кнопки на стандартной панели инструментов и новые панели инструментов: Формат для форматирования текста и Панель элементов для размещения объектов

В форму могут быть введены вычисляемые элементы управления и вычисляемые поля для определения данных, которые не могут быть извлечены непосредственно из таблицы или запроса. Для этого используется, как правило, "Построитель выражений", хотя нужное выражение можно ввести и вручную (так же, как и при проектировании запросов).

Готовая форма обычно может быть представлена в режимах формы, макета и конструктора (Главная – Режимы …).

Режим формы позволяет отображать данные и вводить новые.

В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных

Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть и изменить структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов, заголовка, примечания и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные.

Разделы формы

Сведения в форме могут быть разбиты на разделы. Все формы содержат область данных, но форма также может включать разделы заголовка формы, верхнего колонтитула, нижнего колонтитула и примечания формы. Каждый раздел формы имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке.

В режиме конструктора разделы представлены в виде полос, и каждый содержащийся в отчете раздел представлен один раз. В напечатанном отчете разделы могут повторяться неоднократно. Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположением элементов управления, таких как надписи и поля.

На этом рисунке показана форма в режиме конструктора.

1. В заголовке формы отображаются сведения, которые остаются неизменными для каждой записи, такие как название формы. Заголовок формы выводится сверху на экране в режиме формы и сверху на первой странице при печати формы.

2. В верхнем колонтитуле отображаются сведения, такие как название формы и заголовки столбцов, которые печатаются сверху на каждой печатной странице. Верхние колонтитулы выводятся только в печатных формах или отображаются в режиме предварительного просмотра

(Предварительный просмотр: Office – Печать – Предварительный просмотр)

3. В области данных отображаются записи. Допускается вывод только одной записи на экране или странице или вывод стольких записей, сколько уместится на экране или странице.

4. В нижнем колонтитуле отображаются сведения, такие как дата или номера страниц, которые печатаются снизу на каждой печатной странице. Нижние колонтитулы выводятся только в печатных формах или отображаются в режиме предварительного просмотра.

5. В примечании формы отображаются элементы, которые остаются неизменными для каждой записи, такие как кнопки или инструкции по работе с формой. Примечание формы выводится снизу на экране в режиме формы и снизу на первой странице при печати формы или отображаются в режиме предварительного просмотра.

 

Подчиненные формы

Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой (главная форма – форма, содержащая одну или несколько подчиненных форм.), а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим».

В главной форме отображаются данные на стороне отношения «один».

В подчиненной форме отображаются данные на стороне отношения «многие».

Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип «Напитки», подчиненная форма отображает только те товары, которые входят в тип «Напитки».

Работа с отчетами

Отчет – результат выполнения обработки информации в базе данных, это форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл.

С помощью отчетов данные можно представить в любом формате, с требуемым уровнем детализации. Хотя в Access распечатывать можно и таблицы, и запросы, и формы, все же отчеты лучше подходят для визуального представления данных, в них можно добавить линии, рамки, рисунки, диаграммы. В отличие от форм, предназначенных для интерактивного использования, т.е. в них можно осуществлять ввод и редактирование данных, отчеты применяются для отображения или печати отдельных записей, групп записей, итоговых значений групп.

Исходными компонентами для проектирования отчётов служат таблицы и запросы. Современные версии MS Access допускают объединение в отчёте данных из нескольких таблиц и/или запросов. В ранних версиях было необходимо предварительно собрать такие данные в один запрос.

Для создания отчетов в Access обычно используется Мастер отчетов, а Конструктор отчетов – для доработки и придания окончательного вида. Приёмы изменения свойств объектов отчёта практически аналогичны тем, какие применяются при проектировании форм.

В отчет можно добавлять текущие дату и время, а также вычисляемые элементы.

Разные области (разделы) отчёта служат для вывода различной информации (этот вывод осуществляется мастером автоматически). Так, в область верхнего колонтитула выводятся заголовки полей, заголовок группы и итоги группировки выводятся соответственно в области "Заголовок группы" и "Примечание группы". В область данных выводятся значения полей, в область нижнего колонтитула – текущая дата, текущая страница и общее количество страниц отчёта, а в область "Примечание отчёта" – общие итоги.

В программе Access макет отчета разбит на РАЗДЕЛЫ. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.

· Заголовок отчета. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

· Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета.

· Заголовок группы. Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

· Область данных. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

· Примечание группы. Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

· Нижний колонтитул. Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

· Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

 

[1] Доля рынка в мире на июль 2011, данные Net Applications и StatCounte (см. Википедия, Браузер)

[2] 01.03.2008 прекращена продажа

[3] Кроме WinRAR в комплект поставки входит файл Rar.exe. Это также 32-разрядная версия RAR для Windows, но она поддерживает только интерфейс командной строки и работает в текстовом режиме. Консольную версию RAR удобно использовать для вызова из пакетных файлов (BAT и CMD), для запуска из приглашения DOS и др. Она поддерживает больше команд и ключей в командной строке, чем WinRAR.

[4] Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, а также может включать форматирование символов.

[5] В режиме структуры около заголовка стоит знак (если есть подчиненный этому заголовку текст) и (если подчиненного текста нет).

[6] Возможны варианты. Зависит от объема RAM.

[7] Термин “слайд” используется для обозначения единицы визуальных материалов презентации вне зависимости от того, будет ли эта страница демонстрироваться на экране дисплея, распечатываться на принтере или выводиться на 35-миллиметровую фотопленку.

[8] Путь перемещения – путь, по которому при воспроизведении эффекта анимации будет перемещаться выбранный объект или текст.

[9] Объект – таблица, диаграмма, рисунок, формула или данные другого типа. Объекты, созданные в одном приложении (например, электронные таблицы, а затем связанные или внедренные в другом приложении, являются объектами OLE).