Макросы и их конструирование

Макросом называется набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых задач (например, открытие формы, выполнение запроса). Выполнение макроса возможно:

• из окна базы данных при создании макроса появляется вкладка Работа с макросами, на вкладке Конструктор в группе Сервис следует нажать пиктограмму Выполнить;

• при возникновении определенного события некоторого объекта, например, нажатие кнопки. В этом случае макрос выполняется автоматически.

Макрос является удобным средством выполнения простых задач, таких как открытие или закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов, запуск отчетов и т.д.

Макросу присваивается заданное пользователем имя. Если макросу присвоить стандартное имя Autoexec, то такой макрос будет выполняться автоматически сразу же после загрузки Access.

Макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд. Процедура создания макроса в основном состоит в выборе макрокоманд и определении их параметров. Для создания макроса следует:

1. В окне базы данных на вкладке СОЗДАНИЕ группы Другие выбрать пиктограмму Макрос.

2. На панели макрокоманд в ячейке столбца Макрокоманда выбрать из раскрывающегося списка имя макрокоманды.

3. В ячейку столбца Примечание ввести текст комментария к макрокоманде (необязательно).

4. В нижней половине окна указать аргументы макрокоманды.

Если макрос должен состоять из нескольких макрокоманд, следует перейти на следующую строку и повторить вышеуказанные действия.

Можно использовать технологию перемещения объектов для быстрого создания макроса. Для этого следует в окне базы данных выбрать объект и переместить его с помощью мыши в ячейку макрокоманды в окне макроса. Например, для того, чтобы создать макрос, открывающий форму, следует перемесить с помощью мыши форму в ячейку макрокоманды.

Имеющиеся в Access макрокоманды можно классифицировать по назначению следующим образом:

• макрокоманды перемещения по данным;

• макрокоманды выполнение макроса, процедуры или запроса

• макрокоманды прерывание выполнения

• макрокоманды экспорта – импорта

• макрокоманды работы с объектами

• прочие макрокоманды.

Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке. Однако Access позволяет задать условие выполнения определенных макрокоманд. Условие задается в столбце Условие (для вывода столбца следует выполнить команду Условие меню ВИД) и представляет собой условное выражение. Условное выражение можно ввести с клавиатуры или задать с помощью построителя выражений. В ячейках столбца Условие нельзя использовать выражения SQL.

При запуске макроса проверяется значение каждого условного выражения. Если это выражение истинно, выполняется макрокоманда, находящаяся в той же строке и все следующие макрокоманды, у которых в ячейках столбца Условие содержится многоточие (...). Если условное выражение ложно, Access проигнорирует эти макрокоманды и перейдет к ближайшей строке, в которой содержится новое условие или ячейка условий является пустой.

Access позволяет объединять группу родственных макросов в один макрос. В этом случае макет макроса (окно макроса в режиме конструктора) должен содержать столбец Имя макроса. Чтобы его вывести, следует выполнить команду Имена макросов вкладки КОНСТРУКТОР группы Показать или скрыть. Для запуска макроса из группы макросов следует указать:

Имя Группы макросов. Имя Макроса.

 

Контрольные вопросы

1). Что такое информационная система?

2). Дайте определение базы данных.

3). Что такое системы управления базами данных?

4). Приведите классификацию СУБД по технологии обработки и способу доступа к информации.

5). Назовите основные модели данных, их особенности.

6). Что такое нормализация отношений? Приведите формы нормализации отношений.

7). К какому типу СУБД относится Access?

8). Что такое репликация? Как создаются реплики?

9). Назовите основные объекты Access. Каково назначение этих объектов?

10). Чем определяется структура таблицы базы данных Access?

11). Назовите типы полей.

12). Охарактеризуйте основные свойства полей.

13). Что такое индекс? Зачем производится индексирование таблиц?

14). Что такое ключ? Чем простой ключ отличается от составного?

15). Охарактеризуйте способы создания таблиц.

16). Как создаются связи между таблицами?

17). Назовите типы связей между таблицами.

18). Как выполняется сортировка записей таблицы?

19). Что такое фильтрация записей? Назовите команды фильтрации.

20). Назовите типы запросов Access.

21). Назовите способы создания запросов.

22). Как создаются связи между таблицами в запросах?

23). Назовите основные типы запросов на выборку.

24). Что такое запрос с параметром и как он создается?

25). Что такое перекрестный запрос и как он создается?

26). Что такое запрос с итогом и как он создается?

27). Что такое вычисляемые поля? Для чего они предназначены?

28). Сформулируйте правила создания вычисляемых полей.

29). Назовите основные элементы выражений при создании вычисляемых полей.

30). Как задаются условия отбора записей в запросах?

31). Для чего предназначены запросы - действия? Перечислите их.

32). Как создаются запросы - действия?

33). Что является источником данных формы?

34). В каких режимах можно работать с формой?

35). Назовите основные типы форм.

36). Из каких разделов состоит форма? Какие данные размещаются в этих разделах?

37). Перечислите основные свойства формы.

38). Что такое элементы управления? Какие типов бывают элементы управления.

39). Охарактеризуйте основные элементы управления.

40). Для чего предназначена форма типа Главная/подчиненная? Как она создается?

41). Назовите основные типы отчетов.

42). Из каких разделов состоит отчет?

43). Как производится конструирование отчета?

46). Что такое макросы и для чего они предназначены?

47). Опишите технологию создания макросов.

Тестовые задания

1.	База данных – это ¨ определенная совокупность сведений о конкретных объектах реального мира ¨ совокупность программ для хранения и обработки больших массивов информации ¨ интерфейс, поддерживающий наполнение и манипулирование данными ¨ специальным образом организованная и хранящаяся на внешнем носителе совокупность взаимосвязанных данных о некотором объекте
2.	Наиболее точным аналогом реляционной базы данных может служить ¨ файл ¨ вектор ¨ генеалогическое дерево ¨ двумерная таблица
3.	Простейший объект базы данных, предназначенный для хранения значений одного параметра реального объекта или процесса, – это ¨ запрос ¨ таблица ¨ поле ¨ запись ¨ форма
4.	Ключ в базе данных – это ¨ специальная структура, предназначенная для обработки данных ¨ простейший объект базы данных для хранения значений одного параметра реального объекта или процесса ¨ процесс группировки данных по определенным параметрам ¨ поле, которое однозначно определяет соответствующую запись ¨ совокупность логически связанных полей, характеризующих типичные свойства реального объекта
5.	Для наглядного отображения связей между таблицами служит ¨ значение по умолчанию ¨ схема данных ¨ условие на значение ¨ сообщение об ошибке ¨ список подстановки
6.	Эффективный способ представления данных в печатном формате - это ¨ форма ¨ отчет ¨ запрос ¨ таблица
7.	К запросам - действий относятся запросы ¨ удаления ¨ с вычисляемым полем ¨ обновления ¨ с критерием поиска ¨ добавления
8.	Для ввода и редактирования данных удобно использовать ¨ отчет ¨ запрос ¨ таблица ¨ форма ¨ макрос ¨
9.	Обязательным разделом структуры формы является ¨ примечание ¨ верхний колонтитул ¨ область данных ¨ заголовок ¨ нижний колонтитул
10.	Поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет, отображаются в ¨ области данных ¨ примечании группы ¨ заголовке отчета ¨ примечании отчета ¨ верхнем колонтитуле
11.	Для автоматизации часто выполняемых задач в БД Access используют ¨ модуль ¨ форму ¨ макрос ¨ отчет
12.	Структура таблицы реляционной базы (БД) данных полностью определяется ¨ перечнем названий полей с указанием значений их свойств и типов содержащихся в них данных ¨ перечнем названий полей и указанием числа записей БД ¨ числом записей в БД ¨ диапазоном записей БД
13.	В записи файла реляционной базы данных может содержаться ¨ неоднородная информация (данные разных типов) ¨ исключительно однородная информация (данные только одного типа) ¨ только текстовая информация ¨ только числовая информация
14.	Таблица, полученная из совокупности связанных таблиц путем выбора строк, удовлетворяющих заданным условиям на значения полей - это ¨ запрос ¨ форма ¨ отчет ¨ схема ¨ модуль