Використання фільтрів для пошуку даних

 

Фільтри

Фільтрація – це швидкий і легкий спосіб пошуку підмножини даних і роботи з ними в БД.

Існують чотири способи відбору записів у формі або таблиці за допомогою фільтрів: фільтр за виділеним зразком, простий фільтр, поле фильтр для, розширений фільтр.

Фільтр за виділеним зразком слід використовувати, якщо вдається виділити значення, яке повинні містити відібрані записи.

Простий фільтр використовується для вибору шуканих значень із списку без перегляду всіх записів або при вказані декількох умов відбору одночасно.

Поле фильт для використовується, якщо необхідне значення міститься в полі й потрібно ввести конкретне шукане значення або вираз, результат якого використовуватиметься як умова відбору.

Розширений фільтр використовується для створення складних фільтрів.

 

Створення фільтрів

 

Створення фільтра за виділеним зразком

1. Відкрити потрібну таблицю.
2. Виділити елемент даних, за яким проводиметься фільтрація.
3. На панелі інструментів натиснути кнопку фильтр по выделенному або команду меню Записи, фильтры по выделенному.

За допомогою фільтра можна також відбирати записи, що не містять виділеного значення (вибрати команду Исключить выделенное).

 

Створення простого фільтра

1. Відкрити форму в режимі форми або таблицю, запит чи форму в режимі таблиці.

2. Натиснути кнопку Изменить фильтр на панелі інструментів, щоб перейти у вікно простого фільтра.

3. Вибрати поле для задання умови відбору.

4. Ввести умову відбору, вибравши шукане значення в списку значень поля (якщо список містить значення полів), або ввести в поле значення з клавіатури.

5. Натиснути кнопку Применение фільтра на панелі інструментів.

 

Створення поля Фильтр для

1. Відкрити форму в режимі форми або таблицю, запит чи форму в режимі таблиці.

2. Клацнути правою кнопкою потрібне поле і ввести значення в поле Фильтр для або задати більш складні умови відбору.

3. Для застосування фільтра із закриттям контекстного меню натиснути клавішу Enter. Щобзастосувати фільтр і залишити контекстне меню відкритим (щоб мати можливість задати додаткову умову для поля), натиснути клавішу Tab.

 

Створення розширеного фільтра

1. Відкрити форму в режимі форми або таблицю, запит чи форму в режимі таблиці.

2. Вибрати команду Фильтр в меню Записи, а потім команду Расширенный фильтр.

3. У бланк додати поля. для яких будуть задані шукані значення або інші умови.

4. У клітинку Условие отбора полів, включений до бланка, ввести шукане значення або умову.

5. Щоб застосувати фільтр. натиснути кнопку Применение фильтра на панелі інструментів.

 

Видалення і знаття фільтра

1. Вибрати у формі або таблиці фільтр, який потрібно видалити.

2. Перемкнутися у вікно розширеного фільтра.

3. Вибрати меню Правка команду Очистить бланк.

4. Натиснути кнопку Применение фильтра на панелі інструментів.

Для знаття фільтра й виведення на екран усіх записів, що раніше відображалися в таблиці, запиті чи формі, натиснути кнопку Удалить фильтр на панелі інструментів вікна режиму таблиці або режиму форми.

Зняття фільтру не призводить до його видалення з бази даних. Фільтр можна застосовувати повторно, натиснувши кнопку Применение фильтра.

 

Запити в Microsoft Access

Типи запитів

Запити використовуються для перегляду, зміни й аналізу даних різними способами. За­пити також можна використовувати як джерела записів для форм, звітів,

В Microsoft Access є декілька видів запитів (рис. 6.1).

Запит на вибірку витягує дані з однієї або де­кількох таблиць і підсумкові значення певних типів, результати відображає в режимі таблиці. Дозволяє групувати записи, обчислювати суму, середні значення.

Запит з параметрами — це запит, при ви­конанні якого в його діалоговому вікні корис­тувачеві видається запрошення ввести дані, на основі яких виконуватиметься запит.

Перехресний запит — це операція побудови таблиці для обчислення підсумкових значень на основі існуючої таблиці або запиту.

Запити SQL створюються за допомогою ін­струкції SQL.

Запити на зміну бувають декількох видів:

 

• запит на видалення — видаляє групу за­писів з однієї або декількох таблиць;
• запит на оновлення вносить зміни до гру­пи записів однієї або декількох таблиць;
• запит на додавання додає групу записів з однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць;
• запит на створення таблиці створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї або декількох таблиць.