За допомогою автозвіту на основі таблиці або запиту

 

Автозвіт слугує для створення звіту, у яко­му виводяться всі поля і записи базової таблиці або запиту.

1. У вікні бази даних вибрати Отчеты у списку Объекты.

2. Натиснути кнопку Создать на панелі ін­струментів вікна бази даних.

3. У діалоговому вікні Новый отчет вибрати один із варіантів:

• Автоотчет: в столбец (кожне поле розта­шовується на окремому рядку, підпис мі­ститься зліва від поля);

• Автоотчет: ленточный (поля кожного за­пису розташовуються на окремому рядку, підписи друкуються наверху один раз для кожної сторінки).

4. Вибрати таблицю або запит, що містять дані, на основі яких має бути створений звіт.

5. Натиснути кнопку ОК.

 

За допомогою майстра на основі однієї або декількох таблиць або запитів

 

Майстер ставить питання про джерела запи­сів, поля, макет, необхідні формати й створює звіт на підставі отриманих відповідей.

1. У вікні бази даних вибрати Отчеты у списку Объекты.

2. Натиснути кнопку Создать на панелі ін­струментів вікна бази даних.

3. У діалоговому вікні Новый отчет вибрати Мастер отчетов.

4. Вибрати таблицю або запит, що містять дані, на основі яких має бути створений звіт.

5. Вибрати поля для звіту.

6. Якщо потрібно, добавити рівні групування.

7. Вибрати порядок сортування та обчислень, які виконуватимуться для записів.

8. Вибрати вид макета для звіту.

9. Вибрати стиль оформлення звіту.

10. Задати ім'я звіту.

11. Натиснути кнопку Готово.

 

Створений звіт можна змінити в режимі конструктора.

У режимі конструктора

Спочатку створюється базовий звіт, який потім змінюється відповідно до вимог у режи­мі конструктора.

1. У вікні бази даних вибрати Отчеты у списку Объекты.

2. Натиснути кнопку Создать на панелі ін­струментів вікна бази даних.

3. У діалоговому вікні Новый отчет вибрати пункт Конструктор.

4. Вибрати таблицю або запит, що містять дані, на основі яких має бути створений звіт. Щоб використовувати у звіті дані з де­кількох таблиць, попередньо створити запит.

5. Натиснути кнопку ОК.

6. Microsoft Access відкриє звіт у режимі кон­структора.

 

 

Сортування записів

 

При сортуванні в режимі форми або в режимі таблиці виконується просте сортування, тобто всі записи поля сортуються за зростанням або за спаданням. Для цього необхідно в таблиці або формі становити курсор на поле, за яким необхідно виконати впорядкування, а потім натиснути кнопку (сортування за зростанням) або (сортування за спаданням). Такі самі дії можна виконати за допомогою команди меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию).

 

Пошук даних за зразком у таблиці

1. Натиснути кнопку Найти на панелі інструментів форми або таблиці.

2. Ввести в поле Образец значення, яке потрібно знайти. Якщо точне значення для пошуку невідоме, можна використовувати в полі Образец підстановлювальні знаки.

3. Встановити в діалоговому вікні Поиск и замена потрібні параметри.

4. Натиснути кнопку Найти далее.