Видалення запису в режимі таблиці

Відкрити об’єкт в режимі таблиці або форму в режимі форми. Вибрати запис, що видаляється. Натиснути на панелі інструментів кнопку Удалить запись.

 

 

Типи зв’язків у таблицях

 

Переважна більшість реальних баз даних складається з декількох зв’язаних таблиць.

Зв’язок «один-до-багатьох» - найчастіше використовуваний тип зв’язку між таблицями. У такому зв’язку кожному запису в таблиці А може відповідати декілька записів у таблиці В, а запис у таблиці В не може мати більше одного відповідного запису в таблиці А. Позначкою «1» у відношенні «один-до-багатьох» позначається таблиця, яка називається головною, а позначкою «∞» у тому ж відношенні – таблиця, яка називається зв’язаною таблицею.

Зв’язок «багато-до-багатьох» використовується, коли одному запису в таблиці А може відповідати декілька записів у таблиці В, а одному запису в таблиці В – декілька записів у таблиці А. Така схема реалізується тільки за допомогою третьої з’єднувальної таблиці, ключ якої складається принаймні з двох полів, одне з яких є спільним з таблицею А, а друге – з таблицею В.

Зв’язок «один-до-одного» використовується, коли запис у таблиці А може мати не більше одного зв’язаного запису в таблиці В, і навпаки. Зв’язок з відношенням «один-до-одного» застосовують для відокремлення частини таблиці з метою її захисту, а також для зберігання відомостей, що належать до підмножини записів у головній таблиці.

 

Поняття первинного ключа

Потужність реляційних баз даних визначається їхньою здатністю швидко знайти і зв’язати дані з різних таблиць за допомогою запитів, форм і звітів. Для цього кожна таблиця повинна містити одне або декілька полів, які однозначно визначають кожний запис у таблиці. Такі поля називають первинним ключем таблиці. Якщо для таблиці визначений первинний ключ, то Microsoft Access запобігає дублювання ключа або введенню значень Null в ці поля.

У Microsoft Access допускається визначення первинних ключів трьох типів.

1. Ключове поле лічильника. Вказівка такого поля як ключового є найпростішим способом створення первинного ключа. Якщо до збереження створеної таблиці ключові поля не були визначені, Microsoft Access пропонує створити ключове поле автоматично. У разі натиснення кнопки Да буде створено ключове поле лічильника.

2. Простий ключ. Якщо поле містить унікальне значення, то це поле можна визначити як первинний ключ.

3. Складений ключ. У випадках, коли неможливо гарантувати унікальність значень кожного поля, існує можливість створити ключ, що складається з декількох полів. Найчастіше така ситуація виникає для таблиці, яка використовується для встановлення зв’язку двох таблиць «багато-до-багатьох».

 

Створення зв’язків між таблицями

1. Відкрити необхідну базу даних.

2. Відкрити вікно кнопкою Схема данных на панелі інструментів або командою меню Сервис, Схема данных.

3. У вікні Добавление таблицы послідовно виділити назву таблиці й двічі клацнути по назві таблиці.

4. Для того щоб установити зв’язки між полями, необхідно вибрати поле в одній таблиці і перетягнути його на відповідне поле другої таблиці.

5. У діалоговому вікні Изменение сввязей необхідно перевірити правильність полів імен полів. Якщо потрібно, можна змінити параметри зв’язку.

6. Для кожної пари таблиць необхідно повторити кроки 3-5.

7. Під час закривання вікна Схема данных буде запропоновано зберегти макет.

 

 

Форми в Microsoft Access

Форма є об’єктом бази даних, який використовується для відображення даних у вигляді, зручному для користувача. Форму можна також використовувати як кнопкову форму, що відкриває інші форми або звіти бази даних, а також як діалогове вікно для введення та редагування даних.

 

Створення форми

Швидко створити форму допомагають команда Автоформа або майстер.

За допомогою автоформ модна створювати форми, у яких виводяться всі поля і записи базової таблиці або запиту.

Майстер виводить на екран питання і створює форму на підставі відповідей користувача. Після цього користувач має можливість допрацювати і змінити форму в режимі конструктора.

 

Настроювання форми

У режимі конструктора використовуються такі способи настроювання форми:

· Зміна таблиць або запитів, на основі яких створюються форми;

· Додавання, вилучення або зміна розмірів заголовка, примітки й області даних. Можна також задавати властивості розділів, що визначають вид форми на екрані та під час друку;

· Переміщення елементів управління, зміна їхніх розмірів і задання властивості шрифту для елементів, а також додавання елементів управління для відображення обчислювальних значень, підсумків, поточної дати і часу та інших корисних відомостей.

 

Звіти в Microsoft Access

Звіти є ефективним засобом падання даних на папері або на екрані. Більшість звітів приєднана до однієї або декількох таблиць і запитів із бази даних. Джерелом записів звіту є поля в базових таблицях і запитах.

Результатом створення звіту може бути будь-який вигляд текстового документа, наприклад: поштова наклейка, діаграма як графічний засіб подання результатів обчислень, таблична форма з результатами обчислень і графічним оформленням (емблемами, логотипами, декоративними лініями тощо).

Перед створенням звіту необхідно продумати, які початкові дані він буде містити та які обчислення необхідно здійснити.

 

Основні розділи звіту

 

Заголовок — виводиться на першій сторінці звіту.

Верхній колонтитул — виводиться у верхній частині кожної сторінки.

Область даних — містить записи таблиці або запиту.

Нижній колонтитул — виводиться в нижній частині кожної сторінки.

Примітка — виводиться на останній сторінці звіту.

Створення звіту