Порядок создания отчета с помощью Мастера

1. Находясь в окне базы данных, выполнить команду (Отчет – создать с по­мощью мастера).

2. В окне Создания отчета выберите таблицу, на основе которой создаются от­чет, а так же поля, которые следует включить в отчет. Нажмите кнопку Далее

3. При необходимости задать уровни группировки данных в отчете

4. Выберите поле для первичной сортировки, укажите вид сортировки (по воз­растанию или убыванию). Допускается сортировка, включающая до 4 по­лей. Нажмите Далее.

5. Определите вид отчета: в столбец, табличный, выровненный. Далее.

6. Выберите стиль оформления отчета: деловой, обычный, строгий и др.

7. В последнем окне Мастера введите имя отчета и выберите режим предвари­тельного просмотра. Нажмите кнопку Готово.

Если появилась необходимость изменить вид отчета, следует представить отчет в режиме конструктора командой (Вид- конструктора)

Окно конструктора разбито на 4 области:

- область верхнего и нижнего колонтитулов, в которых размещаются под­писи (заголовки) и поля

- область данных

- область примечаний

В режиме конструктора, выделив соответствующий элемент и пользуясь па­нелью инструментов можно выполнить следующие действия:

- изменить шрифт, его размер, стиль

- выровнять текст

- удалить верхний и нижний колонтитул

- удалить номер страницы т.д.

- добавить элементы управления

Печать отчета выполнять командой (Файл – Печать)

 

Поиск данных

Организовывать поиск данных можно в таблице, форме или запросе:

Для этого, находясь в окне соответствующего объекта, необходимо:

- установить курсор в поле по которому будет осуществляется поиск

- выполнить команду (Правка – Найти) или щелкнуть кнопку «Найти» на панели Стандартная.

В открывшемся окне Поиск введите образец, нажмите кнопку «Первое вхождение». Если найденное значение не удовлетворяет, нажмите кнопку Поиск далее. Если значение найдено, закройте окно диалога кнопкой за­крыть.

Применение фильтра

В окне формы или таблицы выполните команду [Записи – Изменить фильтр] либо щелкните кнопку Изменить фильтр на панели инструментов.

- ввести условие отбора

- выполнить команду [Записи - Применить фильтр], либо щелкните кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

Отменить фильтр

Для отмены фильтра и восстановления всех записей в таблице, запросе или форме выполните команду [Записи – Показать все записи].

Редактирование таблиц

Редактирование таблиц можно выполнять в режиме таблицы, но обычно выполняется в режиме конструктора [Вид – Конструктор]

1. Добавление поля таблицы

- Выделить поле, которое должно располагаться после нового поля

- Выполнить команду [Вставка – Строки ] или щелкнуть кнопку «Добавить строки» на панели инструментов.

- Ввести имя нового поля

- Выбрать тип данных для нового поля из выпадающего списка.

- Задать свойства поля, либо принять их по умолчанию

2. Удаление поля

- Выделить поле

- Выполнить команду [Правка – Удалить] или щелкнуть кнопку «Удалить строки» на панели инструментов

Если поле используется для установления связей между таблицами, то для его удаления следует сначала удалить связь.

3. Переименование поля

- выделить поле,

- выполнить двойной щелчок ЛКМ по имени поля,

- ввести новое имя

4. Изменение типа данных поля

- В режиме конструктора таблицы установить курсор в ячейке столбца «Тип данных» соответствующего поля

- Выбрать тип данных из раскрывающегося списка: текстовый, числовой, дата\время, денежный, счетчик, логический, поле объекта OLE, гиперссылка, поле Мемо, гиперссылка.

- Задать свойства поля в нижней части окна конструктора

5. Перемещение поля (в режиме таблицы и в режиме конструктора

- Выделить поле, перетащить его на новое место, удерживая прижатой ЛКМ. Либо командами [Правка-Вырезать] и [Правка-Вставить]

6. Задание ключевого поля

- В режиме конструктора выделить поле, которое следует сделать ключевым, либо несколько полей, удерживая клавишу Ctrl

- Выполнить команду [Правка-Ключевое поле] или щелкнуть кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов

7. Переименование таблиц

- В окне базы данных вывести контекстное меню таблицы

- Выбрать пункт Переименовать

- Ввести новое имя таблицы

8. Копирование таблиц

- В окне базы данных на вкладке Таблицы скопировать таблицу в буфер обмена

- Вставить таблицу с помощью контекстного меню

- В диалоговом окне «Вставка таблицы» ввести имя новой таблицы и выдрать параметры вставки: только структуру, структура и данные.

9. Импортирование данных таблицы

Методом импортирования можно создать новую таблицу в базе данных, используя данные таблицы другой базы данных.

- На вкладке Таблицы щелкнуть кнопку Создать

- В окне Новая таблица выбрать Импорт таблиц, ОК

- В окне Импорт выбрать папку и выделить файл базы данных, из которого импортируются данные, щелкнуть кнопку Импорт

- В окне Импорт объектов выделить импортируемую таблицу (запрос или форму), задать параметры импортирования: только структура, либо структура и данные, ОК

В окне базы данных появится новая таблица, ее имя будет совпадать с именем импортируемой таблицы. При необходимости ее можно переименовать.