Создание таблицы с помощью конструктора

1. В окне базы данных выполнить команду [Таблица – Создание таблицы с помощью конструктора].
На экран выводится окно конструктора таблиц. В заголовке окна – имя таблицы. Окно состоит из двух частей. В верхней части окна расположен бланк таблицы, который содержит три столбца: Имя поля, Тип данных, Описание.

2. В столбец Имя поля ввести названия полей создаваемой таблицы (Например, для таблицы Общие сведения базы данных Сотрудники именами полей являются: Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Дата найма, Домашний адрес, Телефон)

3. Для каждого поля таблицы выбрать тип данных из выпадающего списка во втором столбце (например, текстовый, числовой, денежный и т.д.)

4. Столбец Описание является необязательным и предназначен для текста подсказки, который выводится в строке состояния во время работы с таблицей.

5. Чтобы одно из полей таблицы сделать ключевым, необходимо установить курсор на строку бланка, соответствующую этому полю, и нажать кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов. Или выбрать пункт Ключевое поле из контекстного меню данной строки. Ключ может содержать несколько полей. Чтобы создать такой составной ключ, надо выделить несколько строк в бланке, а затем использовать инструмент Ключевое поле. О том, что поле является ключевым, свидетельствует изображение ключика в области выделения строки, содержащей данные о поле.

6. Для каждого поля таблицы задать свойства поля в нижней части бланка, либо принять их по умолчанию

7. Перейти в режим таблицы и ввести данные в таблицу

 

Свойства полей таблицы

Свойства того или иного поля таблицы зависит от типа данных поля. Свойства поля можно изменить в процессе работы с базой данных.

1. Текстовое поле.
а) Размер поля - измеряется в символах: от 1 до 255 символов.
б) Значение по умолчанию – это значение, которое принимает поле, если не задано другое значение. Например, для поля Должность задано значение по умолчанию – преподаватель. В этом случае, придется вписывать должности только тем сотрудникам, должность которых не преподаватель (мастер, зам. директора и т.п.), остальным полям Access автоматически присвоит значение «преподаватель».

2. Числовое поле .
а) Размер поля - выбирается из списка:

байт - целые числа от 0 до 255;

целое – целые числа от – 32768 до 32767;

с плавающей точкой – любые числа от – 3.4*10³⁸ до 3.4*10³⁹.
б) Формат поля – задается шаблоном, в котором используются символы:

# -означает вывод цифры;

, -разделитель целой и дробной части (можно применять точку)

0 – вывод цифры или 0, если разряд незначащий.

Пробел - разделение разрядов (на тысячи).

Например, число 123456789 в формате # ## 0, 000 будет выглядеть следующим образом: 123 456, 789.

В формате числа можно задавать цвет выводимых символов. Допустим, положительные значения температуры отмечать красным цветом, отрицательные – синим, ноль – зеленым.

+ # [Красный]; - #[синий]; 0 [зеленым].

 

3. Поле типа Дата/ время

Формат поля выбирается из выпадающего списка, задается до ввода данных в таблицу. Иначе, данные, введенные до задания формата, будут искажены.

Примеры формата даты и времени: 01/05/2002 01-05-02 01.05.02 17:34

 

4. Денежный формат чисел .

По умолчанию, денежный формат представляет собой числа, записанные с двумя знаками после запятой, с разделением групп разрядов и обозначением "р".

Можно задать другой шаблон в строке Формат поля бланка Свойства поля. Например: $# ###

Этот формат предполагает, что число записано как целое с разделением групп из трех разрядов пробелами и знаком $ в начале числа.

 

5. Поле счетчик .

Счетчик автоматически идентифицирует записи в таблице. Это число, наращивание его значений происходит автоматически.

Access предполагает два варианта изменения счетчика: последовательный и случайный.

Случайное наращивание значений счетчика обычно используют, если надо создать систему кодирования записей в таблице, защищенную от неосторожных действий оператора.

Свойства поля:
а) размер поля - длинное целое.
б) новые значения - последовательные или случайные в)
в) индексированое поле –да или нет (совпадения не допускаются или допускаются).

 

6.Логическое поле .

Ячейка в поле логического типа может содержать только одно из двух значений Да/Нет. Access предлагает еще два варианта значений логического типа: Истина /Ложь и Включено/Выключено. Вид формулировки выбирается из списка в строке Формат поля. Логическое поле часто используется в анкетах или при создании элементов управления.

В таблице логическое поле представлено в виде набора флажков. Наличие флажка соответствует значению "Да". Сброшенный флажок соответствует значению "Нет".

Пример из анкеты:

1) есть ли родственники за границей;

2) имеете ли ученую степень.

 

7.Поле объекта OLE .

Значением этого поля является ссылка на объекты, которые могут быть включены в базу данных с использованием OLE - протокола обмена данными: графические файлы, лист Excel, документ Word и т.п.

Для того, чтобы внедрить в ячейку поля объект OLE, нужно:

- установить курсор в ячейку поля;

- щелчком ПКМ вызвать контекстное меню ячейки;

- выбрать в контекстном меню пункт "Вставить объект"

- в диалоговом окне "Вставка объекта" активизировать переключатель " Создать новый";

- в списке " Тип объекта " выбрать соответствующее приложение Windows (например: документ Microsoft Word);

- щелкнуть кнопку ОК;

- в открывшемся окне приложения создать документ;

- выйти из документа обычным способом, при этом окно приложения будет закрыто, а в окне таблицы Access появится ссылка на созданный документ.

При внедрении объекта можно воспользоваться готовым файлом, созданным в соответствующем приложении. Для этого в окне " Вставка объекта " нужно активизировать переключатель " Создать из файла ". После этого будет открыто окно Открытие документа. В нем следует выбрать нужный файл и щелкнуть кнопку " Открыть ". На экране будет открыто окно приложения, в котором файл был создан, и текст файла. Можно внести в него изменения, а затем закрыть и вернуться в Access.

Для редактирования вставленного объекта следует выполнить двойной щелчок ЛКМ по ссылке в ячейке таблицы.

Например: характеристики на сотрудников в базе данных " Сотрудники " можно хранить в виде документов Word. При этом в режиме конструктора тип поля " Характеристика " следует выбрать " Объект OLE ", перейти в режим таблицы и выполнить вставку объекта OLE командой [Вставка – объект]

 

Создание формы

 

В некоторых случаях вводить данные удобнее не в таблицу, а в форму, в которой каждую запись можно представить в отдельном окне, т.е., каждая за­пись имеет как бы отдельную карточку. В этой карточке обычно наименование полей представлены в столбик, а данные вводятся в текстовую рамку, располо­женную справа от имени поля. Формы создаются с помощью мастера и в ре­жиме конструктора.

Порядок создания формы с помощью мастера

1. В окне базы данных выполнить команду (Форма – Создать с помо­щью мастера).

2. В диалоговом окне «Создание формы» из раскрывающегося списка выберите таблицу, на основе которой создается форма. В списке Доступные поля выберите поля, которые следует включить в форму. Перейдите к сле­дующему шагу мастера кнопкой Далее.

3. Выберите из списка внешний вид формы: в один столбец, ленточ­ный, табличный и др. (Например, в один столбец)

4. В следующем шаге мастера форм следует выбрать дизайн (художест­венное оформление) формы (например, международный) и щелк­нуть Далее.

5. Последним шагом мастер запрашивает название формы. Можно со­гласиться с предложенным или ввести другое. Щелкнуть кнопку Готово.

На экран выводится карточка содержащая данные первой записи. В строке состояния отражено общее число записей и номер текущей записи. Перемещаться между записями можно при помощи кнопок:

- на одну запись вперед

 

- на одну запись назад

- к первой записи

 

- к последней записи

 

 

Если кнопки «Вперед» и «К последней записи» отсутствуют, то нужно расширить окно Формы или развернуть его на весь экран кнопкой системного меню «развернуть».

Для ввода данных в режиме формы следует перейти к первой пустой кар­точке кнопкой «Вперед на одну запись». Затем установить курсор в текстовую рамку рядом с именем поля и ввести данные. Перемещение между полями про­исходит клавишей Tab или клавишами управления курсором.

Все новые записи будут автоматически сохраняться и в исходной таб­лице, на основе которой была создана форма.

Для сохранения формы следует закрыть окно формы, ответив «да» на за­прос о сохранении, или выполнить команду (Файл – сохранить форму).

 

Установление связей между таблицами

Для того, чтобы работа базы данных была эффективной целесообразно установить связи между таблицами, входящими в состав базы данных.

Для установки связей таблицы должны иметь общее поле. Если такого поля нет, его можно создать, используя стандартные операции с таблицами.

 

Порядок установки связей между таблицами:

1. В окне базы данных выполнить команду [Сервис - Схема данных]

2. Выполнить команду [Связи - Добавить таблицу]. Эта команда позво­лит вывести на экран макеты таблиц, между которыми требуется уста­новить связи.

3. В диалоговом окне «Добавление таблиц» нужно выделить название таблицы и нажать кнопку. Добавить. Эту операцию следует повторять до тех пор, пока в окне «Схема данных» не появятся макеты всех необходимых таб­лиц. (Макет таблицы содержит название таблицы, и имена всех полей таб­лицы).

4. Закрыть окно «Добавление таблиц» кнопкой «Закрыть».

5. В окне «Схема данных» в макете первой таблицы щелчком ЛКМ вы­делите имя поля, содержащее данные, которые являются общими для таб­лиц (например, ФИО сотрудника, он же исполнитель работы). Затем подве­дите курсор к выделенному полю, нажмите ЛКМ и, удерживая ее, перемес­тите его на место аналогичного поля другой таблицы, отпустите ЛКМ.

6. На экране открывается окно «Изменение связей». Подтвердите созда­ние связи кнопкой «Создать».

7. В окне «Схема данных» новая связь будет отображена графически.

8. Аналогично создаются связи между другими таблицами, макеты ко­торых представлены в окне «Схема данных»

9. Закройте окно «Схема данных», ответив «Да» на запрос о сохране­нии макета схемы данных.

 

Удаление связи между таблицами

1. В окне базы данных выполнить команду [Сервис - Схема данных]

2. В дополнительном окне «Схеме данных» щелчком ЛКМ выделить графи­ческое изображение связи между таблицами

3. Нажать клавишу delete на клавиатуре, либо выбрать пункт «Удалить» в контекстном меню линии связи.