Построение организационной структуры

Для того чтобы выполнить задания по построению структуры, необходимо хорошо изучить следующие ключевые понятия:

1) ступени (уровни управления);

2) функции управления;

3) организационная структура управления;

4) линейные звенья управления;

5) функциональные звенья управления.

Также необходимо знать, что характеризует структуру управления, какие существуют структуры, чем отличаются различные типы структур.

При выполнении задания необходимо учесть следующие рекомендации.

Организационная структура аппарата управления предприятием показывает состав, соподчиненность и взаимную связь отдельных звеньев управления. Звено может выполнять одну, часть или несколько функций управления.

Линейные звенья в структуре представлены линейными руководителями (директор, зам. директора, нач. цеха, мастер), функциональные звенья - отделами, бюро, службами, группами.

Название функционального звена должно соответствовать выполняемой функции (функциям) и быть удобно произносимым и по возможности кратким. В качестве названия может использоваться общепринятая аббревиатура (сокращение).

Заместителю руководителя предприятия по определенному направлению деятельности следует подчинить функциональные звенья, выполняющие смежные или близкие по содержанию функции в рамках данного направления деятельности.

При построении организационной структуры можно использовать традиционные рекомендации распределения функций и подчиненности.

Руководитель предприятия непосредственно (или через заместителя) руководит цехами основного производства, отделом кадров, бухгалтерией, службой контроля качества, отделом капитального строительства.

Главный инженер (зам. директора по техническим вопросам, технический директор) обычно координирует функции, связанные с управлением вспомогательным производством: ремонтно-механическим, инструменталь-ным, энергетическим хозяйством. Данному руководителю также подчиняется звено, выполняющее функцию охраны труда и техники безопасности.

Заместитель директора по экономическим вопросам руководит подразделениями, решающими задачи экономического характера.

Заместитель директора по коммерческим вопросам руководит подсобными и побочными цехами: складами (биржами) сырья, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции, транспортным хозяйством, отделами снабжения и сбыта, хозяйственного обслуживания, жилищно-коммунальным хозяйством.

На предприятии могут быть выделены должности заместителя руководителя по кадрам, по финансам (финансовый директор), по качеству.

При разработке организационной структуры управления предприятием учитываются как отраслевая специфика, так и территориальное размещение предприятия, сложность решаемых управленческих задач и многие другие факторы.

 

 

Перечень звеньев аппарата управления предприятием по функциям управления

 

Функция управления	Примерное наименование звена, должности
Общее руководство	Ген. директор, директор, зам. по производству, зам. по экономике, гл. инженер, технический директор, финансовый директор, коммерческий директор, зам. по кадрам, зам. по кадрам и быту, гл. бухгалтер, нач. цеха, нач. участка, мастер.
Технологическая подготовка производства	Отдел гл. технолога, технический отдел, технолог.
Конструкторская подготовка производства	Отдел гл. конструктора, конструкторское бюро, технический отдел, конструктор, инженер по рационализации.
Оперативное управление	Производственный отдел, диспетчерский отдел, диспетчер.
Технико-экономическое планирование и прогнозирование	Плановый отдел, экономический отдел, планово-экономический отдел, экономист.
Организация труда и заработной платы	Отдел организации труда и заработной платы, отдел научной организации труда, экономист.
Бухгалтерский учет	Бухгалтерия, бухгалтер.
Управление финансами	Финансовый отдел, экономист.
Ремонтное обслуживание	Отдел гл. механика, технический отдел, механик.
Энергетическое обслуживание	Отдел гл. энергетика, технический отдел, энергетик, нач. электростанции.
Охрана труда и техники безопасности	Отдел охраны труда и техники безопасности, инженер по охране труда и технике безопасности
Хозяйственное обслуживание и делопроизводство	Административно-хозяйственный отдел, канцелярия, зав. хозяйством, секретарь, делопроизводитель.
Организация процессов управления	То же
Контроль качества продукции	Отдел стандартизации и качества, отдел качества, отдел технического контроля, инженер по качеству, контролер ОТК.
Материально-техническое снабжение	Отдел материально-технического снабжения, экономист, зав. Складом.
Управление сбытом	Отдел сбыта, отдел маркетинга, экономист, зав. Складом.
Подбор и расстановка кадров	Отдел кадров, инспектор по кадрам.
Управление капитальным строительством	Отдел капитального строительства, инженер по техническому надзору.
Транспортное обслуживание	Транспортный отдел, служба

 

 

Приложение 3

Планирование рабочего времени по методу «АЛЬПЫ»

 

Результат ежедневного решения менеджером разного рода задач, его успешная деятельность во многом определяются умением правильно организовывать личную работу.

Самоменеджмент - это оптимальная организация личной деятельности менеджера. Самоменеджмент включает ряд функций, в числе которых значительное место занимает планирование. Оно заключается в разработке планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

В системе планирования времени одной из ступеней является дневной план работы. В нем устанавливается, какие дела должны быть выполнены в течение рабочего дня, в какой последовательности, какое время необходимо выделить для той или иной задачи.

Разработка плана использования рабочего времени позволяет менеджеру рационально использовать свое время. Существует достаточно большое число методов планирования рабочего времени. Одним из эффективных методов является метод «АЛЬПЫ».

Метод «АЛЬПЫ» включает следующие этапы:

1) составление заданий;

2) оценка длительности поставленных задач;

3) резервирование времени;

4) принятие решений по приоритетам, сокращению времени и перепоручению дел;

5) контроль (учет не сделанного).

1. Составление заданий

Необходимо записать все то, что должен или хочет сделать менеджер в течение следующего дня:

- задачи из общего списка задач или недельного (месячного) плана;

- не выполненные накануне дела;

- добавившиеся задачи;

- периодически возникающие дела;

- сроки, в которые надо выполнить дела.

В формуляре «План дня» рекомендуется использовать сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрики:

В - прием посетителей, визитеров;

Д - делегирование или перепоручение дел другим сотруд-никам;

К - контроль за процессом выполнения заданий;

П - задание находится в процессе выполнения;

ПК - поездки, командировки;

ПР - письменная работа, деловые письма;

Т - телефонные разговоры;

Ч - чтение документов (отчетов, писем и т.п.)

Могут использоваться другие рубрики, связанные с конкретной профессиональной деятельностью менеджера.

Перечень дел рабочего дня должен быть реальным, т.е. ограничен только теми задачами, которые менеджер фактически может решить.

2. Оценка длительности поставленных задач. Напротив, каждого задания необходимо поставить приблизительное время, которое требуется для его выполнения, и получить ориентировочное общее время.

3. Резервирование времени. При составлении плана дня необходимо придерживаться следующего правила: планом должно быть охвачено не более 60% времени; приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел (соотношение 60:40). Таким образом, при 8-часовом рабочем дне запланированное время должно составлять около 5 часов.

4. Принятие решений но приоритетам, сокращению времени и перепоручению дел. Если выполнение всего списка дел требует больших затрат времени, необходимо довести список до указанных параметров (5-6 ч), устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая время, отведенное для выполнения заданий. Данный этап выполняется в следующей последовательности:

- Выявление существенных и несущественных задач (дел) по временному принципу Парето (соотношение 80:20).

Итальянский экономист В. Парето (1848-1923) сформулировал принцип, по которому отдельные малые части в группе обнаруживают намного большую значимость, чем их удельный вес в численности этой группы. В практике менеджмента это означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результата, а остальные 80% времени дают лишь 20% результата.

Этот принцип конкретизируется, если все решаемые задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате (достижении определенной цели) и затем распределить по степени важности. Причем следует приступать сначала к решению немногих наиболее значимых задач, затем многочисленных «второстепенных».

- Установление приоритетов с помощью метода анализа ABC и уточнение в соответствии с ними задач дня.

Анализ ABC базируется на том, что доля более важных и менее важных дел в их общей численности остается в целом неизменной. Задачи (дела) делятся на три группы в соответствии с их важностью (значимостью):

категория А - важнейшие задачи составляют примерно 15% от общего количества задач и дел, которыми занят руководитель или менеджер. Их значимость (достижение определенного результата, цели) составляет 65%;

категория В - важные задачи, на долю которых приходится около 20% от общего числа задач, и их значимость составляет 20%;

категория С - менее важные и несущественные задачи, которые составляют 65% от общего объема задач, но имеют небольшую долю значимости - 15%.

Рекомендуется за дела группы А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть эффекта (результата). На следующие по значимости задачи группы В приходится также существенная часть общего результата. Выполнение относительно большого числа, но менее важных задач группы С в целом дает небольшой итог.

Принятие менеджером решений о приоритетах - процесс субъективный, индивидуальный. При планировании и выявлении задач категории А менеджеру необходимо ответить на следующие вопросы:

- благодаря выполнению каких задач он в наибольшей степени приблизится к достижению главных целей;

- может ли он путем выполнения одной единственной задачи решить несколько других; невыполнение каких задач будет иметь негативные последствия.

Следует иметь в виду, что часто время, необходимое для выполнения действительно важных дел, тратится на срочные, но менее важные дела.

- Рассмотрение каждой задачи с точки зрения возможности ее перепоручения делегирования и рационализации.

Важной функцией менеджера является делегирование полномочий, т.е. поручение подчиненным выполнять дела из сферы своей деятельности. Одновременно с этим должны определяться необходимая компетентность и ответственность перед тем, кто осуществляет делегирование задачи. Следует знать, что ответственность за решаемую задачу не может быть делегирована.

В план дня следует включать только те дела, которые входят в непосредственную компетенцию менеджера в рамках выполняемой специфической функции.

- Проверка потребности во времени и сокращение времени на выполнение всех дел (заданий) до необходимой величины.

Установление очередности выполнения задач в соответствии с их значимостью.

- Контроль и перенос дел.

В конце рабочего дня необходимо контролировать выполнение поставленных задач. Остаток дел, которые нельзя перепоручить, следует либо перенести на следующий день, либо завершить за счет резерва времени или сверхурочной работы, либо вычеркнуть из списка.

Примечание. В контрольной работе студента в окончательной вариант плана дня должны быть включены все дела, которые входят в компетенцию менеджера данного вида деятельности.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 1997. – 704 с.

2. Герчикова А.Н. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи. ЮНИТИ, 1997. – 501 с.

3. Коротков Э.М. Концепция менеджмента: Учебное пособие. – М.: Дека, 1996. – 380 с.

4. Менеджмент: (современный российский менеджмент): Учебник для студ. вузов / Под ред. Ф.М. Русинова, М.Л. Разу. - М.: ФБК-Пресс, 1998. – 502 с.

5. Голубков Е.П.. Основы маркетинга: Учебник. – М.: Финпресс, 1999. – 656с.

6. Котлер Ф. Маркетинг менеджмент. – СПб: Питер, 2001. – 896с.

7. Голубков Е.П. Маркетинговые коммуникации: Учебное пособие. – М.: Финпресс, 2003. – 304с.

8. Друкер Питер Ф. Практика менеджмента.-М., 2002. - 398с.

9. Смолкин А.М. Менеджмент “Основы организации”.- М.: Инфра-М, 2002. - 248с.

10. Котлер Ф. Основы маркетинга / Пер. с англ. Б.Б. Боброва. Общ. ред. Е.М. Пеньковский. – СПб.: АО "Корунд", АОЗТ "Литера плюс", 1994.

11. Большов А.В. Менеджмент: теория и практика: Учебное пособие. – Казань: КФЭИ, 1997. – 180 с.

12. Менеджмент: Метод. указ. к самост. работе / Казан.гос.технол.ун-т; /Сост.: М.В. Егорова, Э.В. Бардасова. - Казань,1999. – 24 с.

13. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г.Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. – М.: ИНФРА-М, 1999. – 669 с.

14. Маркетинг. Учебник-практикум / Под ред. проф. Н.П. Ващекина – М.: Информ-Знание, 1999. -352 с.

15. Крылова Г.Д., Соколова М.И. Практикум по маркетингу: ситуационные задачи и тест-контроль: Учебное пособие / Под общ. ред. акад. А.Н. Романова. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995. – 235 с.

16. Панкрухин А.П. Маркетинг-практикум: Ситуационные задания. Кейсы. Тесты: Учебное пособие. – М.: ИМПЭ, 1998. – 160 с.

17. Хруцкий В.Е., Корнеева И.В.. Современный маркетинг: настольная книга по исследованию рынка: Учебное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 528с.

18. Ладанов И.Д. Практический менеджмент: (Психотехника управления и самотренировки). – М.,1995. – 494 с.

19. Артур А. Томсон-мл, А. Дж. Стрикленд III. Стратегический менеджмент. М. 2003.

20. Якокка Л. Карьера менеджера: Пер. с англ. - М.: Прогресс, 1991. – 384 с.

21. Управление персоналом организации. Учебник под ред. А.Я. Кибанова. – М.: Инфра-М. 2000. - 512с.

22. Кричевский Р.Л. Если Вы – руководитель... Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. – М.: Дело, 1993. – 325 с.

23. Шамхалов Ф.И. Американский менеджмент: теория и практика. – М.: Наука, 1993. – 176 с.

24. Голубков Е.П. Маркетинговые исследования: теория, методология и практика. – 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финпресс, 2000. – 464с.

25. Штерн и др. Маркетинговые каналы. 5-е изд. М.: Изд. Дом Вильямс, 2002. – 624с.

26. Дайан А., Троадек А., Троадек Л. Стимулирование сбыта и рекламы на месте продажи. - М.: АО “Прогресс”, “Универс”, 1994.

27. Диксон Питер Р. Управление маркетингом /Пер. с англ. – М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 1998. – 560 с.: ил.

28. Дойль П. Менеджмент Маркетинг: стратегия и тактика. – Спб: Питер, 1999. – 560 с.

29. В.Е. Есипов и др. Цены и ценообразование. Питер, 2003. – 464с.

30. Классики маркетинга: Сборник / Сост. Б.М. Энис, К.Т. Кокс, М.П. Моква - СПб.: Питер, 2001. - 746 с.

31. Ламбен Жан-Жак. Стратегический маркетинг. Евро-пейская перспектива. / пер. с франц. - СПб.: Наука, 1996.-780с.

32. Дибб С., Симкин Л. Практическое руководство по сегментации рынка. Питер, 2001. – 240с.

33. www.marketing.spb.ru

34. www.cfin.ru

35. www.altre.ru

36. www.marketingandresearch.ru

 

Журналы: “Маркетинг”, “Маркетинг в России и за рубежом”, “Маркетинговые исследования в России”, "Практический маркетинг", "Рекламный мир", “Эксклюзивный маркетинг”.