Виды управленческих документов ( приказ, распоряжения, должностная инструкция)

Приказы. В зависимости от носителей актов управленческих решений, способу реализации и контроля, приказы носят следующий характер.

По форме носителей

устный приказ — подзаконный акт управления, содержащийся в устном волевом распоряжении руководителя;

письменный приказ — подзаконный нормативный акт управления, изложенный письменно в установленной форм

По содержанию и способу контроля

§ нормативный приказ — вводит в действие общие инструкции, функциональные обязанности и т. д.;

§ индивидуальный (ненормативный) приказ — ставит задачу по выполнению определенных индивидуальных действий, должен быть выполнен точно и в срок с представлением доклада о его выполнении начальнику, отдавшему приказ.

Юридический аспект. В правовом отношении, приказ закрепляет основные формы управления. Начальник, имеющий властные полномочия, с целью реализации задач управления, осуществляет руководство подчиненными посредством актов управления, из которых наивысшую силу имеет приказ. Невыполнение приказа, в зависимости от обстановки, в которой осуществляется управление может повлечь за собой уголовное, административное или дисциплинарное наказание.

В армии, один и тот же приказ, который не выполнен в мирное время влечет наложение дисциплинарного взыскания, в военное время или в боевой обстановке влечет уголовную ответственность, либо дает начальнику право силового принуждения вплоть до применения оружия.

В иных государственных органах, организациях, хозяйственных или коммерческих структурах, невыполнение приказа является нарушением служебной или трудовой дисциплины и служит основанием привлечения виновного к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения с работы.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов поосновой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется отконстатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом.

6) Виды информационно-справочных документов (протокол, акт, докладная записка).

Одним из видов информационно - справочных документов является акт.

Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства;название организации;наименование структурного подразделения;наименование вида документа;дата, номер;место издания;заголовок;текст;приложения;подписи (членов комиссии);гриф утверждения, согласования.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю длиной или вышестоящей организации, содержащий обстоятель­ное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложения­ми составителя.

Докладные записки внутреннего характера исполняются ру­кописно и подписываются составителем. Проставляется дата. Кро­ме гого, в состав реквизитов входит название учреждения, наиме­нование структурного подразделения, название документа, место составления, заголовок к тексту, адресат.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организа­цию от имени учреждения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем пред­приятия.

 

7) Виды информационно-справочных документов ( объянительная записка,трудовой договор).

Трудово́й догово́р — в трудовом праве договор между работником и работодателем, устанавливающий их взаимные права и обязанности.Соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной должности соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику работу, обеспечивать условия труда, своевременно выплачивать заработную платы.

Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения или нарушения правил.

Объяснительная записка выполняется рукописно на стандарт­ном листе бумаги. Она имеет следующие реквизиты: наименова­ние предприятия, структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Объяс­нительная записка может иметь приложения (справки, транспорт­ные билеты и т. п.)