ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Расчетно-графическая работа №3. Создание базы данных в среде MS Access



Цель работы – получить навыки создания баз данных в среде MS Access и их практического использования.

 

Задание на расчетно-графическую работу

4.1.1 Создать базу данных в среде MS Access для заданной предметной области (таблица Д.1). База данных должна содержать не менее 3 таблиц. На схеме данных отобразить межтабличные связи с указанием типа отношения.

Рекомендации к выполнению задания. При подборе информации для базы данных следует воспользоваться ресурсами Internet.

4.1.2 Для ввода данных в таблицы с помощью Мастера разработать соответствующие простые формы и внести не менее 20 записей в каждую таблицу.

4.1.3 Используя различные критерии отбора, с помощью конструктора создать три простых, три параметрических и один итоговый запрос. При создании итогового запроса допускается использование Мастера запросов.

4.1.4 Разработать сложную форму, используя Мастер форм, а также сформированные таблицы и запросы.

4.1.5 Сформировать отчеты, используя Мастер отчетов для создания и конструктор для редактирования, на базе разработанных запросов, включая итоговый отчет.

4.1.6 Разработать главную кнопочную форму и установить параметры загрузки базы данных.

 

4.2 Общие рекомендации к выполнению расчетно-графической работы

4.2.1 Создание таблиц

Таблицы являются основными объектами реляционной базы данных. Ее структуру образуют поля (столбцы) и записи (строки). Поля обладают определенными свойствами (имя и тип).

Существуют следующие способы создания пустой таблицы для последующего ее заполнения собственными данными:

а) с помощью Мастера таблиц – поля для новой таблицы выбираются из различных образцов таблиц, имеющихся в Access;

б) в режиме Конструктора – вручную в специальный бланк добавляются поля, настраивается их отображение, задается обработка данных, устанавливается первичный ключ;

в) ввод данных непосредственно в пустую таблицу – при сохранении автоматически анализируются данные и каждому полю присваивается соответствующий тип.

Также возможно создание таблиц на основе существующих данных следующими способами:

а) с помощью импорта данных из другой базы данных MS Access или из файлов других программ;

б) на основании данных из текущей таблицы при помощи запроса на создание таблицы. Запросы на создание таблиц можно использовать для архивирования старых записей, резервного копирования таблиц, выбора групп записей для экспорта в другую базу данных или для использования в качестве основы для отчетов, отражающих данные в определенный момент времени.

Для создания таблицы одним из приведенных способов следует перейти в окно базы данных, выбрать в списке объектов Таблицы, способ создания и нажать на кнопку Создать.

4.2.2 Создание межтабличных связей

После создания отдельных таблиц необходимо выбрать способ, которым MS Access будет вновь объединять сведения таблиц: следует определить связи между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Отображаются межтабличные связи на схеме данных.

Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A. Создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей.

При отношении «один-к-одному» каждая запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей. Имеется возможность связать таблицу саму с собой. Это полезно, когда нужно создать поле подстановок со значениями из этой же таблицы.

Целостность данных означает систему правил, используемых в MS Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены определенные условия. Для отношений, в которых проверяется целостность данных, пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления. Если включить данные параметры, станут возможными операции удаления и обновления, которые в противном случае запрещены условиями целостности данных. Чтобы обеспечить целостность данных при удалении записей или изменении значения первичного ключа в главной таблице, автоматически вносятся необходимые изменения в связанные таблицы.

4.2.3 Создание пользовательских форм

Формы являются объектом, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными. Большинство форм являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных.

Источником записей формы являются поля в базовых таблицах и запросах. Форма не должна включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых она создается. Присоединенная форма получает данные из базового источника записей. Другие выводящиеся в форме сведения, такие как заголовок, дата и номера страниц, графические элементы, поясняющий текст, сохраняются в макете формы. Результаты расчетов поступают из выражений, которые также сохраняются в макете формы.

Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных типом элементов управления является поле. Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.

Быстро создать форму помогают Автоформа или Мастер. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Мастер выводит на экран вопросы и создает форму на основании ответов пользователя. После этого, пользователь имеет возможность доработать и изменить форму в режиме конструктора. Для создания, изменения и удаления кнопочных форм служит диспетчер кнопочных форм. Если база данных, в которую следует добавить кнопочную форму, еще не создана, то можно воспользоваться мастером баз данных. Мастер автоматически создает кнопочную форму, которая помогает перемещаться по базе.

4.2.4 Создание запросов

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В MS Access существует несколько типов запросов:

а) запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений;

б) запрос с параметрами - запрос, отображающий при выполнении в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным;

в) перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк;

г) запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей.

Существует четыре типа запросов на изменение:

1) запрос на удаление записи - удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее;

2) запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц, позволяет изменять данные в существующих таблицах;

3) запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц;

4) запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц; полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных MS Access или при создании архивной таблицы, содержащей старые записи.

Создание и изменение запросов обычно выполняется в режиме конструктора. Однако для создания перекрестных запросов и запросов на изменение удобно использовать Мастер запросов.

4.2.5 Создание отчетов

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается. Связь между отчетом и его источником данных создается при помощи элементов управления. Элементами управления являются поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, а также декоративные линии, графически структурирующие данные и улучшающие внешний вид отчета.

Мастера помогают быстро создать отчеты различных типов. Мастер наклеек используется для создания почтовых наклеек, мастер диаграмм помогает создать диаграмму, а мастер отчетов создавать стандартные отчеты. Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. После этого, пользователь имеет возможность доработать и изменить отчет в режиме конструктора.

 

4.3 Контрольные вопросы

4.3.1 Что представляет собой база данных? Назовите ее составляющие.

4.3.2 Для чего предназначены таблицы? Какова их структура?

4.3.3 Как организуются межтабличные связи?

4.3.4 Какие типы отношений существуют?

4.3.5 Для чего предназначены формы? Какие типы форм используются в MS Access?

4.3.6 Что представляют собой запросы? Какими способами можно их создавать?

4.3.7 Какие типы запросов возможно создать в MS Access?

4.3.8 С какой целью используются отчеты?

4.3.9 Для чего используются страницы доступа к данным, макросы и модули?

4.3.10 Как настраиваются параметры запуска базы данных и устанавливаются права доступа к ней?


Приложение А

Образец титульного листа

 

Алматинский институт энергетики и связи





Последнее изменение этой страницы: 2017-01-25; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.234.255.5 (0.008 с.)