Запрос «Информация о рейсах».

 

Запрос записей в определенном диапазоне значений может выполняться с использованием следующих операторов сравнения:

= - равно;

> - больше, чем;

< - меньше, чем;

<> - не равно;

> = - больше или равно;

< = - меньше или равно.

Допустим, вас интересует сотрудники, зарплата которых превышает 300 рублей. В строку Условия отбора введите: >300.

Как правило, операторы сравнения используются в числовых полях или полях дат, но они могут применяться и в текстовых полях. Например, если ввести в текстовое поле Условие отбора < ‘А’, то будет выбраны значения поля, начинающиеся после буквы «А».

Если вы не уверены в написании какого – либо слова, то можете использовать оператор LIKE и подстановочный знак. Напомним, что знак вопроса заменяет один символ, а звездочка * - группу символов. Например, выражение LIKE П* выполняет поиск слов, начинающихся с буквы П. Выражение: LIKE П? Л выполняется поиск слов, пел, пал, пол и т.п.

Под выражением подразумевается любая комбинация операторов, констант, значений текстовых констант, функций, имен полей (столбцов), элементов управления или свойств, результатом которой является конкретное значение.

Одним из широко распространенных методов анализа табличных данных является использование следующих итоговых функций для полей с числовыми данными:

• Sum – вычисление суммы значений поля;

• Avg – определение среднего значения поля;

• Min – нахождение минимального значения поля;

• Max – нахождение максимального значения поля;

• Count – подсчет количества записей поля (может применяться для всех полей);

• StDav – расчет стандартного отклонения поля;

• Var – расчет изменения значения поля.

При желании пользователь может изменить или уточнить запрос, построить по результатам запроса графики.

Столбец итогов может содержать итоговые данные для всех записей таблицы или сгруппированных по какому ни будь принципу. Для использования итоговых операторов в указанной задаче выполните следующие действия:

• в запросной форме в строке Вывод на экран поставьте флажки в полях, которые будет использоваться для вычислений;

• выберите в меню Вид команду Групповые операции или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов;

• установите курсор в поле, над значениями которого будут выполняться вычисления, и выберите в ячейке Групповая операция требуемую функцию;

• в меню Запрос выберите команду Запуск.

 

С помощью запроса могут быть подсчитаны Сумма и Среднее арифметическое значение, найдены Минимальное и Максимальное значения в поле. Закончив работу с запросом, можно сохранить его под некоторым именем.

Для расширения условий отбора можно использовать строку или (or) в бланке запроса.

 

Для упрощения процесса добавления в запрос функций, констант, операторов и общих выражений можно использовать построитель выражений.

Для отображения окна построителя выражений выполните следующие действия:

• перейдите в режим Конструктора запроса;

• поместите курсор в ячейку Условие отбора в столбец, для которого необходимо задать критерии отбора;

щелкните правой кнопкой позицию, в которую требуется вставить выражение, и выберите в контекстном меню команду Построить или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов

В верхней части диалогового окна построителя выражений расположено поле, отображающее выражение по мере его создания. Access часто помещает в его поле прототипы, заключенные в двойные угловые кавычки, вместо которых пользователь должен поставить нужные элементы. Следует либо ввести соответствующее значение, либо выделить прототип, и заменить его на элемент из правого списка.

В средней части окна построителя находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения. В нем расположены кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию для выражения. Например, вы можете нажать кнопку Like, чтобы не выводить это слово с клавиатуры.

В нижней части окна построителя находится три поля. В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, формы, объекты базы данных, встроенные определенные пользователем функции, константы операторы и общие выражения. В правом поле выводиться список значений (если они существуют) для элементов. Например, если выбрать в левом поле встроенные функции, то в среднем поле появиться список всех типов функций Microsoft Access, в правом поле будет выведен список всех встроенных функций, заданных левым и средним полями.

Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будет выведены все операторы выбранного типа. Возможен непосредственный ввод части выражения в верхнем поле.

Для возвращения в бланк запроса нажмите кнопку OK. Построенное выражение будет вставлено в то поле, где расположен курсор. Имена полей при вводе в бланк запроса следует заключить в квадратные скобки.

 

 

Режим конструктора позволяет не только создать новый запрос, но и редактировать существующий. В этом режиме можно добавлять поля, задавать порядок сортировки и условия отбора. Чтобы открыть запрос в режиме конструктора, перейдите в окно БД, на панели Объекты выберите значок З апросы, выделите нужный запрос в правой части окна и нажмите кнопку К онструктор на панели инструментов. Если запрос уже открыт, то для перехода в режим конструктора в меню Вид выберите команду Конструктор или нажмите кнопку Вид на панели инструментов.

Если вы захотите снять в запросе какое-либо поля, то в строке Вывод на экран снимите флажок в соответствующей ячейке. Чтобы удалить поле из бланка запроса, щелкните область выделения столбца и нажмите клавишу Delete.

Для изменения положения поля в запросе поместите указатель в область выделения столбца, он примет вид жирной стрелки, направленной вниз. Щелкните мышью в области выделения и переместите выделенный столбец, удерживая нажатой кнопку мыши.

Для создания перекрестного запроса обязательно используются групповые операции.

Результатом перекрестного запроса является cross-таблица. Основным отличием cross-таблицы от любой другой таблицы БД заключается в следующих основных принципах:

1. заголовками столбцов являются не имена полей, а значения одного из полей;

2. в первом столбце указываются значения не ключевого поля, а любого другого выбранного пользователем;

3. на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые данные.

Создается перекрестный запрос, как было сказано выше на основе запроса на выборку, содержащий нужные поля. Затем щелкнув правой кнопкой мыши в области окна запроса в меню выбираются последовательно команды Тип запроса, Перекрестный.

Автоматически появится строка Группировка и строка Перекрестная таблица. Для создания запроса необходимо указать три параметра: заголовков строк, заголовков столбцов, значений.

Для повышения скорости сортировки и поиска записей можно проиндексировать отдельное поле или комбинацию полей. Индекс – это средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблицы за счет использования ключевых значений, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Первичный ключ таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей с некоторыми типами данных.

Первичный ключ запрещает ввод в поле повторяющихся значений, однако запрет на ввод повторяющихся значений может потребоваться и для других полей. Например, чтобы не повторялись номера пропусков сотрудников. Для нескольких полей, ввод в которые повторяющихся значений должен быть запрещен, можно использовать составной индекс. При создании индексов можно использовать поля разных типов.

Для одной таблицы Access позволяет создать до 32 индексов, из которых пять могут быть составными. Составной индекс может включать до 10 полей. С увеличением количества индексов уменьшается скорость добавления новых записей, так как каждая новая запись требует добавления к ней индексов.

В процессе сортировки текстовые записи можно сортировать в алфавитном порядке. Числовые, денежные, временные данные можно сортировать по возрастанию или убыванию.

Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Если необходимо узнать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала определите ключ, а затем нажмите кнопку Индексы на панели инструментов и в окне Индексы и укажите другой порядок полей для индекса с именем Primary Key.

 

Для сортировки данных по одному полю в режиме формы или таблицы установите в этом поле курсор и выберите в меню Записи команду Сортировка: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Команды дублируют аналогичные кнопки на панели инструментов.

Вы можете выделить в таблице два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. В форме возможна сортировка записей только по одному полю. Набор условий, применяемых для отбора подмножества данных или для их сортировки, называется фильтром.

Для сортировки данных в таблице по нескольким полям выберите в меню Записи команду Фильтр, Расширенный фильтр. На экране отобразится окно, в верхней части которого отображен список всех полей таблицы. Это окно используется для выбора полей, по которым будет выполняться сортировка.

В Access сначала сортируются записи, расположенные в самом левом столбце, затем в следующем столбце справа и т. д. Условия сортировки: по возрастанию, по убыванию и т. д. задаются в строке Cсортировка. После задания условий сортировки выберите в меню Фильтр команду Применить фильтр. Для отображения не отсортированной таблицы выберите в меню Записи команду Удалить фильтр. Если фильтр создается в форме или таблице, в которой уже есть фильтр, оставшийся от предыдущего сеанса работы, то новый фильтр замещает его.

Фильтром называется набор условий, применяемых для отбора данных или для их сортировки. Применение фильтра позволяет ограничить количество просматриваемых записей и отобрать только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Фильтры не сохраняются после закрытия таблицы или формы, поэтому их приходится создавать заново после открытия таблицы или формы.

Для проведения отбора по определенным условиям укажите таблицу или форму и поле, по которому будет производиться фильтрация записей. В Access поддерживается различные способы отбора записей с помощью фильтров.