Создание индекса для ускорения поиска и сортировки записей

b) Откройте таблицу в режиме конструктора.

c) В верхней части окна выберите поле, для которого необходимо создать индекс.

d) В нижней части окна на вкладке Общие выделите ячейку свойства Индексированное поле и установите значение Да (Допускаются совпадения) или Да (Совпадения не допускаются).

 

Примечание. По умолчанию будет использоваться порядок сортировки По возрастанию. Чтобы сортировать некоторые поля по убыванию, установите для этих полей в столбце Порядок сортировки значение По убыванию.

Упражнение.

1) Активизируйте пункт «Создание таблицы в режиме конструктора» двойным щелчком мыши.

a) Введите имена полей: «Номер студента», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Курс», «Группа».

b) Обратите внимание: по умолчанию тип данных устанавливается текстовым.

c) Поменяйте тип для поля «Номер студента» на «Счетчик», а для поля «Курс» - на «Числовой».

d) Для поля «Курс» установите размер поля «Целое», а значение по умолчанию «1».

e) Сделайте поле «Номер студента» ключевым. Для этого вызовите контекстное меню для соответствующего поля и включите пункт «Ключевое поле».

f) Сохраните таблицу под именем «Студенты». Закройте окно создания таблицы.

2) Аналогично создайте таблицы «Преподаватели», «Предметы», «Пропуски»:

a) Таблица «Преподаватели» будет включать поля «Номер преподавателя» (счетчик, ключевое поле), «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Кафедра», «Должность».

b) Таблица «Предметы» будет включать поля «Номер предмета» (счетчик, ключевое поле), «Название предмета», «Вид занятия», «Преподаватель» (числовой тип, т.к. соответствует ключевому полю таблицы «Преподаватели»).

c) Таблица «Пропуски» будет включать поля «Номер пропуска» (счетчик, ключевое поле), «Студент» (числовой тип; соответствует ключевому полю таблицы «Студенты»), «Предмет» (числовой тип; соответствует ключевому полю таблицы «Предметы»), «Дата» (тип данных: Дата/время; формат поля: выберите из списка Краткий формат даты), «Причина».

 

4. Определение связей между таблицами

a) Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

b) Переключитесь в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из других окон нажмите клавишу F11.

c) На панели инструментов нажмите кнопку Схема данных .

d) Если в базе данных никаких связей не определено, автоматически будет открыто диалоговое окно Добавление таблицы. Если нужно добавить таблицы для создания связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку Отобразить таблицу на панели инструментов. Если таблицы, между которыми нужно создать связь, уже отображены, перейдите к шагу f).

e) Дважды щелкните имена таблиц, для которых требуется определить связи. Затем закройте диалоговое окно Добавление таблицы.

f) Чтобы установить связи между полями, выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.

Чтобы перетащить сразу несколько полей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выберите каждое поле.

В большинстве случаев связывают первичный ключ (представленный в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя) второй таблицы, которое называют полем внешнего ключа. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля (FieldSize).

Будет открыто диалоговое окно Изменение связей. Проверьте правильность имен полей, присутствующих в двух столбцах. При необходимости их можно изменить.

g) Если необходимо, установите параметры связи. Для создания связи нажмите кнопку Создать.

h) Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, повторите шаги с e) по h).

Примечания:

Если необходимо просмотреть все связи, определенные в базе данных, нажмите кнопку Отобразить все связи на панели инструментов. Для просмотра связей только для определенной таблицы выберите таблицу, а затем на панели инструментов нажмите кнопку Отобразить прямые связи .

Если нужно изменить структуру таблицы, щелкните таблицу правой кнопкой и выберите команду Конструктор таблиц.

Чтобы связать таблицу саму с собой, добавьте ее дважды. Это полезно, когда нужно создать поле подстановок со значениями из этой же таблицы.

Упражнение.

Создайте связи между таблицами:

a) На панели инструментов нажмите кнопку «Схема данных».

b) Для добавления таблицы в схему данных выделяют её название и нажимают кнопку «Добавить». Добавьте созданные таблицы в схему. Закройте текущее окно.

c) Чтобы установить связи между полями, выбирают поле в одной таблице и перетаскивают его на соответствующее поле в другой таблице. В открывшемся диалоговом окне необходимо удостовериться в правильности создаваемой связи и нажать кнопку «Создать». Установите связи между полями: «Номер студента»→ «Студент»; «Номер преподавателя» → «Преподаватель»; «Номер предмета» → «Предмет».

d) Сохраните схему данных, закройте текущее окно.

На этом заканчивается этап создания структуры базы даннных. Теперь Вам необходимо наполнить базу данными и проверить функционирование её объектов.

Упражнение.

1) Заполните таблицы данными (не менее 5 полных записей в каждой). Желательно заполнять таблицы в следующем порядке: Студенты, Преподаватели, Предметы, Пропуски. Сохраните полученную базу данных.

2) Создайте запрос, который выберет студентов, пропустивших занятия в сентябре текущего года. Просмотрите его.

3) Создайте запрос, который выберет студентов, пропустивших занятия после сентября текущего года. Просмотрите его.

4) Создайте запрос, в который войдут данные из всех таблиц. Например: выберите, когда студент Иванов пропустил занятия по химии и какой преподаватель вёл занятия. Просмотрите запрос.

5) Закройте окно программы MS Access.

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение термину «База данных».

2. Перечислите достоинства СУБД Microsoft Access.

3. Перечислите объекты базы данных Microsoft Access.

4. Перечислите известные Вам этапы проектирования базы данных.

5. Какими основными принципами руководствуются при разработке таблиц?

6. Что нужно учитывать при составлении структуры полей таблицы?

7. Дайте определение термину «первичный ключ».

8. Какие инструменты помогают усовершенствовать структуру базы данных?

9. Назовите два основных способа создания базы данных или объекта.

10. Дайте определение термину «таблица».

11. Что такое «поля» и «записи»?

12. Каковы ограничения в MS Access для имен полей и объектов?

13. Дайте определение термину «свойства полей».

14. В чем отличие команд «Отобразить все связи» и «Отобразить прямые связи»?

15. Для чего используются запросы?

16. Перечислите типы запросов Microsoft Access.

17. Опишите использование запросов на выборку.

18. Опишите использование запросов с параметрами.

19. Опишите использование перекрестных запросов.

20. Опишите использование запросов на изменение.

21. Назначение формы.

22. Перечислите типы автоформ.

23. Назначение отчета.

24. Какие элементы управления применяются для создания связи между отчетом и его исходными данными?

25. В каком режиме можно изменять запросы, формы, отчеты?

 

Задание для самостоятельной работы

С помощью СУБД MS Access создайте в своей личной папке базу данных «Поликлиника», которая будет состоять из 3 таблиц: Регистратура, Доврачебный, Прием врача.

Таблица Регистратура должна содержать поля: Код пациента, Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, Домашний адрес.

Таблица Доврачебный: №, Дата посещения, Код пациента, Температура, Пульс, Систолическое давление, Диастолическое давление.

Таблица Прием врача: №, Код пациента, Дата приема, Жалобы, Обследование, Диагноз, Лечение.

Создайте связи между таблицами.

Заполните таблицы данными (не менее 5 записей в каждой).

Отсортируйте пациентов в порядке убывания их возраста.

Отфильтруйте пациентов мужского пола.

Создайте запрос, который выберет пациентов, с температурой выше 36,9ºС, а затем создайте по нему отчёт.