I. Создание формы с помощью автоформы

1. В окне базы данных щелкните значок Формы в списке Объекты.

2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новая форма выберите один из следующих мастеров.

o Автоформа: в столбец — каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.

o Автоформа: ленточная — поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы.

o Автоформа: табличная — Поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю — один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов.

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых нужно основать форму.

5. Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.

II. Создание формы с помощью мастера

1. В окне базы данных щелкните значок Формы в списке Объекты.

2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.

4. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых должна быть основана форма.

Примечание. Если в списке выбран Мастер форм, то этот шаг не обязателен — можно указать источник записей для формы в мастере.

5. Нажмите кнопку OK.

6. Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма будет создана автоматически.

Созданную форму можно изменить в режиме конструктора.

Примечание. Если была выбрана одна из Автоформ, Microsoft Access применит для новой формы автоформат, который использовался последним (либо в Мастере форм, либо с помощью команды Автоформат меню Формат в режиме конструктора).

Упражнение.

1) Создайте форму для ввода информации о сотрудниках. В списке объектов выбираем пункт «Формы», после чего выбираем команду «Создание формы с помощью мастера».

2) Для формы выбираем все поля из таблицы «Сотрудники». Сначала среди таблиц и запросов выбираем таблицы «сотрудники», а затем для того чтобы переместить в список «Выбранные поля» все пункты списка «Доступные поля» нажимаем на двойную стрелку (одинарная стрелка перемещает только один выделенный пункт). Нажимайте кнопку далее для перехода на следующий шаг создания формы.

3) Выбираем внешний вид формы в один столбец.

4) Выбираем стиль формы по своему вкусу.

5) Задайте имя формы – «Новый сотрудник»,теперь нажмите на кнопку «Готово».

6) Введите не менее 3 новых сотрудников и полные данные о них.

7) Своевременно сохраняйте все изменения.

8) Закройте текущее окно.

9) Вы познакомились с основными объектами и со структурой учебной базы данных. На этом мы закончим работу с БД «Учебная» и перейдём к созданию новой базы данных. Закройте окно программы MS Access.

 

Проектирование базы данных

Прежде чем создавать с помощью Microsoft Access таблицы, формы и другие объекты, составляющие базу данных, важно уделить время проектированию базы данных. При использовании базы данных Microsoft Access хорошая структура является основой создания базы данных, успешно, точно и эффективно выполняющей поставленные задачи.

Этапы проектирования базы данных:

1. Определение цели создания базы данных

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных

3. Определение необходимых в таблице полей

4. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи

5. Определение связей между таблицами

6. Усовершенствование структуры базы данных

7. Ввод данных и создание других объектов базы данных

8. Использование средств анализа Microsoft Access