Типові технологічні операції з робочими книгами і аркушами

Назва технологічної операції	Технологія виконання операції
Створити нову книгу	1. Виконати команду Файл, Створити. 2. Визначити тип шаблону — Книга.
Відкрити книгу	1. Виконати команду Файл, Відкрити. 2. Визначити тип, ім'я файлу, папку.
Закрити робочу книгу	1. Клацнути лівою кнопкою маніпулятора на будь-якому аркуші книги. 2. Виконати команду Файл, Закрити.
Зберегти нову книгу	1. Виконати команду Файл, Зберегти як. 2. Визначити тип, ім'я файлу, папку, параметри збереження (автоматичне створення резервних копій, пароль захисту для відкриття і запису, рекомендувати тільки для читання).
Зберегти книгу, яка раніше вже зберігалася	Виконати команду Файл, Зберегтиабо нажати на панелі Стандартна кнопку <Зберегти>.
Сховати робочу книгу	1. Установити курсор на відповідному аркуші книги. 2. Виконати команду Вікно, Сховати.
Показати сховану робочу книгу	1. Виконати команду Вікно, Відобразити. 2. Вибрати книгу зі списку схованих.
Пошук файлів	1. Виконати команду Файл, Відкрити, Знайти. 2. Здійснити розширений пошук файлів за допомогою натискання кнопки <Вибір> у вікні Відкриття документа.
Виділити робочий лист	1. Установити курсор маніпулятора на ярлик робочого аркуша. 2. Нажати ліву кнопку.
Виклик контекстного меню команд листу	1. Установити курсор на ярлик робочого аркуша. 2. Нажати праву кнопку маніпулятора.

Далі викладач ставить завдання слухачам на створення та редагування таблиць, представлення даних у вигляді різноманітних діаграм, здійснення структурування даних.

Слухачі самостійно виконують поставлене завдання. Викладач контролює хід виконання поставленого завдання слухачами та, при необхідності, надає їм допомогу.

У заключній частині заняття викладач проводить опитування слухачів з метою контролю засвоєння навчального матеріалу, підводить підсумки заняття та видає завдання на самопідготовку.

 

Питання 3.

Перед безпосереднім виконанням практичної роботи слід задати слухачам питання для контролю підготовки до заняття:

1. Структура однотабличної бази даних.

2. Формування запитів та звітів для однотабличної бази даних.

3. Нормалізація та створення структури реляційної бази даних.

4. Формування складних запитів.

5. Створення складних форм та звітів.

Основна частина заняття розпочинається з пояснення слухачам основних правил роботи із СУБД Microsoft Access та її налаштувань.

Access — це система управління базами даних (СУБД), яка дозволяє не тільки зберігати великі масиви даних у певному форматі, але і обробляти їх, представляючи в зручному для користувачів виді. Access дає можливість також автоматизувати операції (наприклад, розрахунки заробітної плати, облік матеріальних цінностей та ін.). За допомогою Access можна не тільки розробляти зручні форми введення і перегляду даних, але і створювати складні звіти. Access є додатком Windows, а оскільки й Windows і Access розроблені однієї фірмою (Microsoft), вони дуже добре взаємодіють один з одним. СУБД Access працює під управлінням Windows; таким чином, усі переваги Windows доступні в Access, наприклад, ви можете вирізати, копіювати і вставляти дані з будь-якого додатка Windows у додаток Access і навпаки.

Access — це реляційна СУБД. Це означає, що за її допомогою можна працювати одночасно з декількома таблицями бази даних. Застосування реляційної СУБД допомагає спростити структуру даних і в такий спосіб полегшити виконання роботи. Таблицю Access можна зв'язати з даними, що зберігаються на іншому комп'ютері або на сервері, а також використовувати таблицю, що створена в СУБД Paradox або Dbase. Дані Access дуже просто комбінувати з даними Excel.

У СУБД Access передбачено багато додаткових сервісних можливостей. Майстри допомагають створювати таблиці, форми або звіти з наявних заготовок. Макроси дозволяють автоматизувати багато процесів без програмування, тоді як вбудований в Access язик VBA (Visual Basic for Applications) — спеціально розроблений компанією Microsoft діалект язика Basic для використання в додатках Microsoft Office — дає можливість досвідченому користувачеві програмувати складні процедури обробки даних. В Microsoft Access існує безліч засобів, розроблених для полегшення роботи в Internet і створення додатків для Web. Користувач має можливість безпосередньо підключатися до вузлів Microsoft Web із програм Office (у тому числі з Access) за допомогою команди Microsoft на Web з пункту меню. При цьому можна, наприклад, отримати доступ до технічних ресурсів і завантажити загальнодоступні програми, не перериваючи роботу з Access. Система Access містить набір інструментів для управління базами даних, що включає конструктори таблиць, форм, запитів і звітів. Крім того, Access можна розглядати і як середовище для розробки додатків. Використовуючи макроси для автоматизації завдань, ви можете створювати такі ж потужні, орієнтовані на користувача додатки, як і додатки, створені за допомогою "повноцінних" мов програмування, доповнювати їхніми кнопками, меню і діалоговими вікнами. Програмуючи на VBA, можна створювати програми, по потужності, що не уступають самій Access. Більше того, багато засобів Access, наприклад майстри і конструктори, написані на VBA.

Access багато в чому схожий на Excel. Насамперед обидві програми є продуктами для Windows, отже, можна використовувати свій досвід застосування специфічних для Windows угод. Дані таблиці або запиту Access відображаються у вигляді електронної таблиці, яку прийнято називати таблицею даних. Розмір рядків і стовпців таблиці даних можна змінювати так же, як у робочих таблицях Excel. Фактично режим введення даних Access нічим не відрізняється від аналогічного режиму Excel. Основна відмінність між таблицею бази даних (БД) і електронною таблицею — у системі адресації: в електронній таблиці адресується кожна комірка, а в таблиці БД — тільки поля поточного запису. В електронній таблиці кожна комірка обробляється індивідуально, а в таблиці БД обробка здійснюється по записах, причому записи обробляються однотипним образом. Ці спрощення для БД дозволяють підвищити швидкість обробки і кількість інформації, що обробляється.

Структура таблиці і типи даних

Усі складові бази даних, такі, як таблиці, звіти, запити, форми і об'єкти, в Access зберігаються в єдиному дисковому файлі. Основним структурним компонентом бази даних є таблиця. У таблицях зберігаються дані, що вводяться. Ззовні кожна таблиця Access схожа на таблиці, з якими ми звикли працювати на папері, — вона складається із стовпців, що називаються полями, і рядків, що називаються записами. Кожний запис таблиці містить всю необхідну інформацію про окремий елемент бази даних. Наприклад, запис про викладача може містити прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, посаду та ін. При розробці структури таблиці насамперед необхідно визначити назви полів, з яких вона повинна складатися, типи полів та їх розміри. Кожному полю таблиці привласнюється унікальне ім'я, яке не може містити більш 64 символів. Ім'я бажано створювати таким чином, щоб функція поля впізнавалася по його імені. Далі треба вирішити, дані якого типу будуть утримуватися в кожному полі. В Access можна вибирати будь-які з основних типів даних. Один із цих типів даних повинен бути привласнений кожному полю. Значення типу поля може бути задане тільки в режимі конструктора.

В Access існує чотири способи створення порожньої таблиці:

• використання майстра баз даних для створення всієї бази даних, що містить усі необхідні звіти, таблиці і форми, за одну операцію. Майстер баз даних створює нову базу даних, його не можна використовувати для додавання нових таблиць, форм, звітів в існуючу базу даних;

• майстер таблиць дозволяє вибрати поля для певної таблиці;

• введення даних безпосередньо в порожню таблицю в режимі таблиці. При збереженні нової таблиці в Access дані аналізуються і кожному полю привласнюється необхідний тип даних і формат;

• визначення всіх параметрів макета таблиці в режимі конструктора.

Незалежно від методу, що застосовується для створення таблиці, завжди є можливість використовувати режим конструктора для подальшої зміни макета таблиці, наприклад для додавання нових полів або установки значень за замовчуванням. Однак тільки четвертий метод дозволяє відразу задати ту структуру таблиці, яка вам потрібна, і тому далі розглянемо саме цей метод.

Введення даних в комірки таблиці

Введення даних у комірки таблиці проводиться звичайним образом — ви переводите курсор в потрібну комірку, тобто робите її активною, і вводите в неї дані (вводити дані в комірки для поля з типом даних Лічильник не потрібно, тому що значення в цьому полі з'являються автоматично при введенні даних у будь-яку інше комірку даного запису). Особливості введення наступні: при натисканні клавіші <Del> гніздо очищається; якщо введення даних в комірку перервати, нажавши клавішу <Esc>, то відновлюється старе значення, а якщо нажати клавіші <Enter> або <Таb>, то в комірку заноситься нове значення. Можна редагувати поточне значення, міняючи в ньому окремі символи. Для цього треба в комірці таблиці двічі клацнути маніпулятором або нажати клавішу <F2>. Однак є одна важлива особливість при введенні даних — для деяких типів даних (числовий, грошовий, дата/час, логічний) Access автоматично перевіряє правильність їх введення. Наприклад, якщо ви введете букву в комірку із числовим типом, то Access видасть повідомлення про неправильно введене значення і не дозволить перейти до іншої комірки, доки не будуть введені правильні дані.

Для всіх типів полів (крім типів Лічильник і поля об'єкта OLE) можна самостійно задавати обмеження для даних, що вводяться. Для цього в режимі конструктора треба вибрати вкладку Загальні, перевести курсор у поле з іменем «Умови на значення» і ввести обмеження на дані. Наприклад, стаж роботи чи служби навряд може бути більше 70 років, і обмеження буде наступне: <70. Обмеження можна вводити і на текстове поле.

Можна використовувати ще один зручний інструмент при введенні даних — параметр Значення за замовчуванням (вкладка Загальні). Тут можна задати дані, які Access буде вводити за замовчуванням при заповненні таблиці. Наприклад, посада більшості викладачів — доцент. Якщо ввести це слово в рядок параметра Значення за замовчуванням, то всі комірки поля «Посада» приймуть значення Доцент і треба буде лише змінити значення комірок для викладачів з іншими посадами. Дані можна вводити і копіюванням їх з однієї комірки в іншу стандартними засобами Windows.

Для кожного типу даних (крім типу даних Лічильник) передбачене порожнє (нульове) значення. Розрізняють два типи порожніх значень: порожні (Null) значення і порожні рядки. Якщо порожнє поле має порожнє (Null) значення, то це означає, що дані для нього існують, але поки не відомі. Якщо ж введений порожній рядок (два знаки прямих лапок (""), це означає, що дані не існують зовсім. Access дозволяє обробляти такі порожні значення.

Редагування даних

Редагування даних проводиться наступним чином — курсор переводиться в потрібну комірку, старі дані видаляються (клавішами <Del> або <Backspase>) і вводяться нові дані. Видаляти можна не тільки дані в гніздах, але й цілком рядка, попередньо їх виділивши. Але якщо таблиця велика, то дані, що редагуються, треба спочатку знайти. Це робиться у такий спосіб: переводять курсор у будь-яку комірку поля, починаючи з якої буде проводитися пошук, потім відкривають пункт меню Виправлення і виконують команду Знайти. Якщо значення знайдене, курсор перейде в це гніздо. Іноді потрібно велику кількість однакових даних замінити на інше значення. Для цього треба відкрити пункт меню Виправлення і виконати команду Замінити. У вікні, що з'явилося, ввести зразки того, що треба знайти і на що замінити. Потім треба вирішити, чи будете ви переглядати кожне замінене значення чи ні. Якщо будете, то треба клацнути по кнопці <3амінити>, а якщо ні — один раз клацнути по кнопці <3амінити усі>.

Сортування даних

Для зручності перегляду можна сортувати записи в таблиці в певній послідовності. Кнопки сортування на панелі інструментів (або команди меню Запису, Сортування, Сортування по зростанню (сортування по убуванню)) дозволяють сортувати стовпці по зростанню або по убуванню. Перш ніж клацнути по кнопці сортування, слід вибрати поля, що використовуються для сортування. Для вибору поля досить помістити курсор у будь-який його запис. Після цього клацніть по кнопці сортування — і дані відобразяться у відсортованому порядку. У режимі таблиці можна виділити відразу два або кілька сусідніх стовпців, а потім виконати по ним сортування. Якщо ви прагнете відновити порядок відображення записів, використовуйте команду Запису, Вилучити фільтр.

Добір даних за допомогою фільтра

Фільтр — це набір умов, що застосовуються для відбору підмножини записів. В Access існують фільтри чотирьох типів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр, розширений фільтр і фільтр по введенню.

Далі викладач ставить завдання слухачам на створення та редагування баз даних реляційного типу, здійснення запитів до них, формування звітів.

Слухачі самостійно виконують поставлене завдання. Викладач контролює хід виконання поставленого завдання слухачами та, при необхідності, надає їм допомогу.

У заключній частині заняття викладач проводить опитування слухачів з метою контролю засвоєння навчального матеріалу, підводить підсумки заняття та видає завдання на самопідготовку.

 

Питання 4.

Перед безпосереднім виконанням практичної роботи слід задати слухачам питання для контролю підготовки до заняття:

1. Основне завдання програми-браузера.

2. Назвіть найбільш розповсюджені програми-браузери.

3. Способи адресації в мережі Internet.

4. Стандартні можливості Windows-додатків в браузері.

Основна частина заняття розпочинається з пояснення слухачам основних правил роботи з браузером Internet Explorer та його налаштувань, порядку пошуку необхідної інформації за його допомогою та збереження цієї інформації з Web-сторінок у вигляді файлів..

Слід зазначити, що глобальна мережа Internet поєднує мільйони комп'ютерів і локальних мереж, до її послуг прибігають сотні мільйонів людей. Але мережа Internet — це лише засіб зв'язку комп'ютерів і локальних мереж між собою. Для зберігання і передачі інформації з мережі Internet створені спеціальні інформаційні служби, які називаються сервісами Internet: електронна пошта, електронні бібліотеки, телеконференції. Але самою популярною службою є World Wide Web (WWW). Служба WWW має свої особливості, завдяки яким вона стала такою популярною. Уся інформація в цій службі зберігається на Www-cepвepax у вигляді гіпертекстових документів, які називаються Web- сторінками. Ці документи пишуться мовою HTML (Hyper Text Markup Language) і можуть містити інформацію різного виду: текст, малюнки, аудио та відео, що робить цю інформацію надзвичайно привабливою для користувачів. Гіперпосилання в Html-документах можуть указувати як на іншу частину цього документа, так і на інший документ, розташований на будь-якому сервері мережі Internet. Це дозволяє легко шукати необхідну інформацію, переходячи за допомогою гіперпосилань від документа до документа.

По мережі Internet дані між комп'ютерами передаються розбитими на невеликі порції, які називаються пакетами. Пакети складаються із даних і заголовка, необхідного для їхньої доставки на місце призначення. У заголовку зазначені адреси відправника і одержувача, порядковий номер пакета та деяка інша інформація. У мережі Internet використовується IР-адреса (IP розшифровується як Internet Protocol) — послідовність чотирьох чисел, від 0 до 255 кожне, розділених крапками, наприклад: 195.182.128.3. Кожний комп'ютер у мережі Internet обов'язково має таку адресу, причому адреса унікальна. Треба відзначити, що комп'ютери, до яких підключаються користувачі, часто називають хост- комп'ютерами, і вони мають один (або декілька) постійних адрес в Internet, а комп'ютери користувачів звичайно при кожному сеансі зв'язку одержують нові адреси, хоча можуть мати і постійні.

Для користувачів числова IР-адреса незручна, тому була визначена доменна система позначення комп'ютерів. Комп'ютери тепер можна позначати не важкими для запам'ятовування цифрами, а словами (іменами), при цьому мережа виявилася поділеною на частини - домени (лат. dominium — володіння). Домени надаються в "володіння" різним організаціям, які відповідають за їхню підтримку.

Подібний принцип знайшов своє відбиття і у написанні адреси комп'ютера, або

URL (Universal Resource Location): він складається з декількох слів, розділених крапками. Адреса закінчується іменем найбільшого домена, який називається доменом першого рівня або кореневим. У загальному випадку URL може вказувати тип і місце розташування ресурсу, наприклад об'єкта (файлу або документа, написаного мовою HTML), і має вигляд: protocol://host.domain/path/object, де protocol позначає конкретний протокол передачі даних однієї зі служб Internet: http, ftp, telnet та ін. Наприклад, адреса комп'ютера, на якій розташований Www-cepвep пошукової системи Rambler, має вигляд http://www.rambler.ru, і по цій адресі в програмах перегляду завантажується стартова сторінка системи Rambler. У цьому адресі rambler — ім'я "дрібного" домена, а ru — ім'я кореневого домена.

Користувачі вузлів (комп'ютерів мережі Internet), що входять до складу WWW, спілкуються між собою на основі протоколу HTTP (Hyper Text Transfer Protocol). Цей цротокол задає правила спілкування між програмою перегляду Web-сторінок і Www-сервером, які укладаються в схему "запит — відповідь". Указуючи доменну адресу сервера та вид протоколу (HTTP), ми тим самим запитуємо певну послугу: знайти на сервері в потрібному місці потрібний нам Html-документ. Таким чином, щоб переглянути потрібну Web-сторінку, треба в адресному полі програми перегляду Web-сторінок написати необхідну адресу (наприклад, http://www.rambler.ru) і нажати на клавіатурі клавішу <Enter>.

Браузери — програми перегляду Web-сторінок

Основна задача програми-браузера (англ. browse [brauz] — пролистати, переглянути) - відкрити по зазначеній адресі Web-сторінку. Але сучасні браузери володіють значно більш широкими можливостями і дозволяють працювати не тільки з службою WWW, але й з електронною поштою, телеконференціями та іншими службами Internet. Таких служб досить багато — це й дистанційний доступ (Telnet), і передача файлів (FTP), і багато чого іншого. У цей час програми-браузери випускають багато фірм. Але фірма Microsoft до кожної нової версії програми Internet Explorer (IE) практично відразу випускає локалізовану (російськомовну) версію. Крім того, на багатьох комп'ютерах інстальовано операційну систему Windows 98, а це означає вбудовані браузер IE 4.0. У силу цих причин у практикумі буде розглядатися російськомовна версія браузера Internet Explorer 4.0.

Далі викладач ставить завдання слухачам на пошук інформації в мережі Internet.

Слухачі самостійно виконують поставлене завдання. Викладач контролює хід виконання поставленого завдання слухачами та, при необхідності, надає їм допомогу.

У заключній частині заняття викладач проводить опитування слухачів з метою контролю засвоєння навчального матеріалу, підводить підсумки заняття та видає завдання на самопідготовку.

 

Питання 5.

Підсумковий контроль по змістовному модулю №1 означеної дисципліни здійснюється у формі теста (орієнтовні питання якого наведені в розділі "Навчально-методичні матеріали для поточного, проміжного контролю та перелік питань підсумкового контролю" даного навчально-методичного комплексу).

Означені питання вводяться в один зі стандартних програмних засобів тестування, що використовуються на кафедрі інформаційних технологій.

Кожен слухач проходить тестування на окремому робочому місці за персональним комп'ютером. У зв'язку з обмеженою кількістю персональних комп'ютерів в класі, дозволяється розбивати групу слухачів на дві підгрупи і проводити тестування в два етапи.

В будь-якому випадку тестове завдання для кожного слухача повинно містити не менше 20 індивідуальних питань з різних тем дисципліни "Інформаційні технології в управлінні".

Після відповіді на всі питання і отримання на екрані ПК оцінки по результату тестування, слухач повинен покликати викладача, щоб той зафіксував оцінку.

Оцінка результатів тестування здійснюється по чотирьохбальній шкалі:

2 (незадовільно) - тест не склав;

3 (задовільно) - тест склав;

4 (добре) - тест склав;

5 (відмінно) - тест склав.

У випадку, якщо слухач не склав тест, він має право на одну спробу перескладання під час консультації одного з викладачів, що проводять практичні заняття.

Слухач, що не пройшов підсумковий контроль, до заліку не допускається.

 

План проведення практичного заняття 1 (2 год.):

№ з/п	Навчальні питання	Час, хв.
Вступна частина:
	Перевірка наявності особового складу.
	Оголошення теми, мети, плану заняття.
	Контроль готовності слухачів до заняття
Основна частина:
	Пояснення слухачам основних правил роботи з текстовим процесором Microsoft Word та його налаштувань.
	Постановка слухачам завдань на створення та інтеграції різноманітних текстових документів, графічних об‘єктів, таблиць.
	Самостійна, під наглядом викладача, робота слухачів з текстовим процесором Microsoft Word.
Заключна частина:
	Контроль засвоєння матеріалу заняття
	Підведення підсумків заняття.
	Завдання на самопідготовку.

 

План проведення практичного заняття 2 (2 год.):

№ з/п	Навчальні питання	Час, хв.
Вступна частина:
	Перевірка наявності особового складу.
	Оголошення теми, мети, плану заняття.
	Контроль готовності слухачів до заняття
Основна частина:
	Пояснення слухачам основних правил роботи з табличним процесором Excel та його налаштувань.
	Постановка слухачам завдань на створення та редагування таблиць, представлення даних у вигляді різноманітних діаграм, здійснення структурування даних.
	Самостійна, під наглядом викладача, робота слухачів з табличним процесором Microsoft Excel.
Заключна частина:
	Контроль засвоєння матеріалу заняття
	Підведення підсумків заняття.
	Завдання на самопідготовку.

 

План проведення практичного заняття 3 (4 год.):

№ з/п	Навчальні питання	Час, хв.
Вступна частина:
	Перевірка наявності особового складу.
	Оголошення теми, мети, плану заняття.
	Контроль готовності слухачів до заняття
Основна частина:
	Пояснення слухачам основних правил роботи з системою управління базами даних Access та її налаштувань.
	Постановка слухачам завдань на створення та редагування бази даних реляційного типу, здійснення запитів до неї, формування звітів.
	Самостійна, під наглядом викладача, робота слухачів з системою управління базами даних Microsoft Access.
Заключна частина:
	Контроль засвоєння матеріалу заняття
	Підведення підсумків заняття.
	Завдання на самопідготовку.

 

План проведення практичного заняття 4 (2 год.):

№ з/п	Навчальні питання	Час, хв.
Вступна частина:
	Перевірка наявності особового складу.
	Оголошення теми, мети, плану заняття.
	Контроль готовності слухачів до заняття
Основна частина:
	Пояснення слухачам основних правил роботи з браузером Internet Explorer та його налаштувань, порядку пошуку необхідної інформації за його допомогою та збереження цієї інформації з Web-сторінок у вигляді файлів.
	Постановка слухачам завдань на пошук інформації в мережі Internet.
	Самостійна, під керівництвом викладача, робота слухачів з браузером Internet Explorer.
Заключна частина:
	Контроль засвоєння матеріалу заняття
	Підведення підсумків заняття.
	Завдання на самопідготовку.

 

План проведення практичного заняття 5 (2 год.):

№ з/п	Навчальні питання	Час, хв.
Вступна частина:
	Перевірка наявності особового складу.
	Оголошення теми, мети, плану заняття.
	Пояснення слухачам правил проведення тестування під час проходження модульного контролю.
Основна частина:
	Самостійна, під наглядом викладача, робота слухачів з програмним забезпеченням, що здійснює тестування знань з дисципліни "Інформаційні технології в управлінні".
Заключна частина:
	Підведення та оголошення підсумків тестування.
	Оголошення часу та місця повторного тестування, для тих, кто не склав тест.

 

Завдання для самостійного вивчення (8 год.):

1. Написання макросів у Word та Excel

2. Нормалізація відношень (1НФ, 2НФ, 3НФ)

3. СУБД з відкритим кодом, альтернативні СУБД Access.

 

Викладачі кафедри:   кандидат технічних наук, доцент, доцент кафедри інформаційних технологій НАВС		Пакриш О. Є.
кандидат технічних наук, доцент кафедри інформаційних технологій НАВС		Грищак О. М.
кандидат технічних наук, доцент, професор кафедри інформаційних технологій НАВС		Смаглюк В. М.

 

Завдання для самостійної підготовки