Вставка і видалення проміжних підсумків

Після проведення сортування списку можна підсумовувати дані і підвести проміжні підсумки і загальні підсумки.

Щоб додати проміжні підсумки в список необхідно:

1. Провести сортування даних відповідно до того, по якому полю слід проводити проміжні підсумки.

2. Виділити комірку в стовпець, дані якого підсумовуватимуться.

3. Дані — Підсумки(Итоги).

4. У діалоговому вікні, що відкрилося, виділити групу, по якій проводяться проміжні підсумки (При кожній зміні в:).

5. Вибрати функцію із списку Операція.

6. У текстовому вікні Додати підсумки вибрати дані, по яких потрібно провести підсумки (вибрати поля списку).

7. Натиснути кнопку ОК або Enter.

 

Якщо в список додані проміжні підсумки, програма Excel відобразить їх в режимі проглядання структури. Користувач може розширити або звузити будь-який з рівнів списку, відображаючи або приховуючи його деталі. Можна відобразити весь список цілком або тільки проміжні і загальні підсумки.

Щоб приховати деталі рівня слід виділити комірку проміжного підсумку і натиснути кнопку Приховати деталі рівня (+).

Щоб показати деталі рівня слід виділити комірку проміжного підсумку і натиснути кнопку Показати деталі рівня (-).

Для видалення проміжних підсумків із списку необхідно виділити в ньому комірку і вибрати команду Дані> Підсумки > Прибрати все

Використання зведених таблиць

Зведені таблиці призначені для організації, аналізу і представлення інформації, вибраної з робочих листів. Складні дані громіздкого робочого листа можна перетворити в компактну і зручну зведену таблицю. При цьому одні стовпці початкового листа можуть бути трансформовані в рядки зведеної таблиці, а інші в її стовпці. Потім при необхідності можна перевернути таблицю, помінявши місцями заголовок рядку і заголовок стовпця, перевернути таблицю набік і т.д. Саме в цьому полягає властива зведеним таблицям гнучкість - вони надають можливість відображати одну і ту ж інформацію різними способами, залежно від того, на якому аспекті даних необхідно зосередити увагу. Для створення і модифікації зведених таблиць Excel надає дуже зручний інструмент - Майстер зведених таблиць.

Створення зведених таблиць

1). Виділити будь-який комірку списку і вибрати команду Дані>Зведена таблиця.

Майстер запрошує розташування даних, необхідних для створення зведеної таблиці:

Створювати таблицю на основі даних, що знаходяться:

· у списку або базі даних Microsoft Excel;

· у зовнішньому джерелі даних;

· у декількох діапазонах консолідації;

· у іншій зведеній таблиці.

 

Якщо передбачається використовувати список, розташований на робочому листі Excel, слід прийняти встановлюване за умовчанням положення перемикача " в списку або базі даних Microsoft Excel". Нажати кнопку Далі та вказати в полі Діапазон (опреділити) діапазон даних БД.

 

2). Після того, як діапазон комірок визначений, натиснути кнопку Далі. З'явиться діалогове вікно Майстра. У цьому діалоговому вікні необхідно визначити формат створюваної зведеної таблиці (кнопка Макет). У зведених таблицях використовується технологія перетягання, характерна для Windows-програм. Її можна застосовувати для визначення заголовків рядків і стовпців, а також полів даних, як при створенні таблиці, так і в майбутньому, при модифікації вже створеної таблиці.

 

Діалогове вікно третього кроку майстра містить два основні поля. Справа знаходиться серія кнопок, що містить заголовки полів із списку з вхідними даними. У лівій частині вікна розташована схема проектованої таблиці, призначена для вказівки складу і взаємного розташування її елементів щодо один одного.

3,4). Перетягнути потрібні кнопки полів в область Стовпець Рядок.

5). Перетягнути кнопки полів, по яких потрібно проводити розрахунки в область Дані. Після приміщення цих кнопок в область Дані, майстер зведених таблиць змінить їх назву на Сума по полю (функція по замовчуванню).

6). Натиснути кнопку Далі. Встановити в цьому вікні перемикач Помістити таблицю в положення новий лист і натиснути кнопку Готово.

Окрім таблиці на екран буде виведена панель інструментів Зведені таблиці.

Оскільки інформація в списку, на основі якого була створена зведена таблиця, може змінюватися, необхідно періодично виконувати оновлення її даних. Хоча зведена таблиця завжди пов'язана з джерелом даних, цей зв'язок не забезпечує автоматичного оновлення. Відновити дані в зведеній таблиці можна двома способами: або вибрати команду Дані > Відновити, дані, або клацнути па кнопці Відновити дані в панелі інструментів Зведені таблиці.