Тема. 3. Порядок роботи з документами з обмеженим доступом

Особливості організації конфіденційного діловодства, використання документів з обмеженим доступом. Поділ інформації за рівнем доступу ???НЕ за рівнем, а ПОРЯДКОМ доступу (див. ст. 20 Закону України “Про інформацію”): відкрита (загальнодоступну ???) та з обмеженим доступом – конфіденційна й таємна ??? Див. ст. 21 того ж закону: інформація з обмеженим доступом є конфіденційна, таємна та службова інформація. Відмінності конфіденційного діловодства від загального.

Організаційно-технологічні особливості конфіден­ційного діловодства. Регламентування складу документів та процесу документування. Обов’язковий облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їхні проекти. Повнота реєстраційних даних про кожен документ обмеженого доступу. Фіксація проходження та місця знаходження кожного документа. Проведення систематичних перевірок наявності доку­ментів. Довільна ???дозвільна??? система допуску до документів і справ. Вимоги до умов зберігання документів і до їх вико­ристання. Персональна й обов’язкова відповідальність за облік, схоронність ???збереженість документів і порядок користування ними.

Нормативно-правове регулювання захисту комерційної таємниці. Поняття «конфіденційна інформація», «таємна інформація», «комер­ційна таємниця», «банківська таємниця», «режим доступу до інфор­мації».

Інформація, яка є власністю держави і перебу­ває в користуванні органів державної влади чи органів місце­вого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності.

Тема 4. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА??? ВИКОНАННЯ М ДОКУМЕНТІВ контроль виконання − поза організацією документообігу?

Завдання і порядок контролю за ??? виконанням документів. Реєстраційно-контрольна картка. Здійснення контролю за ??? виконанням документів. Строки виконання документів. Види робіт з контролю за ??? виконанням документів. Постановка документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів. Перевірка своєчасного доведення документів до виконавців. Попередні перевірки і регулювання ходу виконання. Облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень). Інформування керівника про хід та підсумки виконання документів. Повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів. Формування картотеки виконаних документів. Автоматизована форма контролю.

Тема 5. ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

Поняття про номенклатуру справ. Значення номенклатур для обліку, пошуку та зберігання ??? у першу чергу − систематизації документів, встановлення єдиного порядку формування справ документів ???І все???Як за номенклатурою можна ОБЛІКОВУВАТИ ДОКУМЕНТИ? Номенклатура СПРАВ а не ДОКУМЕНТІВ. Обліковуються СПРАВИ, а не документи. А от упорядкована система документації (в основі якої єдиний порядок формування справ) надає можливість ОПЕРАТИВНОГО ПОШУКУ ДОКУМЕНТІВ за їх змістом і видом. А де ЗНАЧЕННЯ номенклатури для ВИЗНАЧЕННЯ СТРОКІВ зберігання справ???складання ОПИСІВ справ постійного та тривалого зберігання??? для ОБЛІКУ справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання???. Типові, примірні та індивідуальні ??? Що мається на увазі під терміном “індивідуальні”? номеклатура справ установи, номенклатура справ структурного підрозділу? номенклатури. Номенклатури структурних підрозділів і зведені номенклатури, їх наповнення ???, принципи побудови. Правила ???чи вимоги до складання номенклатур. Правила закриття номенклатур. Перегляд та уточнення ???чого. Нормативні та методичні з цього варто почати, бо вони встановлюють: видову класифікацію номенклатур, принципи їх побудови та оформлення, порядок РОЗРОБЛЕННЯ-СХВАЛЕННЯ-РОЗГЛЯДУ/ПОГОДЖЕННЯ-ЗАТВЕРДЖЕННЯ (про що взагалі не згадано у програмі!!!) документи, що регламентують складання номенклатур.

Поняття про формування справ у діловодстві. Правила та принципи формування справ. Оперативне зберігання документів. Підготовка справ до подальшого зберігання та використання. ??? Оформлення справ (зазначити які процедури включає оформлення справ) Складання внутрішнього опису ???до яких справ укладається внутрішній опис? справи. Нумерація аркушів справ ???Див. Тему 7. Складання опису ???ЗАСВІДЧУВАЛЬНОГО НАПИСУ про кількість аркушів у справі, особливості фізичного стану та формування справиАвтор ПЛУТАЄ з поняттям ОПИСУ?, що засвідчує ??? справи. ???ЦЕ ВЖЕ КОНЦЕПТУАЛЬНЕ НЕРОЗУМІННЯ СУТІ СПРАВИ ТА НЕЗНАННЯ БАЗОВОГО НОРМАТИВУ − ТИПОВОЇ ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА.