Реєстрація і надсилання вихідної кореспонденції, пов'язаної із судовими справами

2.6.1. Вихідними документами суду, пов'язаними із судовими справами, є належним чином засвідчені копії судових рішень та інші процесуальні документи, що створюються у суді та адресуються юридичним і фізичним особам.

2.6.2. Вихідні процесуальні документи виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

Електронна копія процесуального документа зберігається в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюється електронним цифровим підписом судді (судді-доповідача). Автоматизованою системою документообігу суду на кожній сторінці процесуального документа (в тому числі його оригіналу) в момент друку автоматично формується унікальний штрих-код, який розміщується в нижньому правому куті документа і дає можливість ідентифікувати такий документ. Забороняється підшивати до матеріалів справи, надсилати, видавати процесуальні документи без унікального штрих-коду.

Унікальний штрих-код повинен містити код бази даних суду та унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду.

2.6.3. Вихідний процесуальний документ у необхідній кількості примірників передається до служби діловодства для відправлення адресатам.

2.6.4. Підготовку документів до відправлення здійснюють працівники служби діловодства. Підготовка включає оформлення списків (реєстрів), які підписуються особою, що їх склала, та на них проставляється печатка служби діловодства. У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв’язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон тощо), відповідні реєстри поштових відправлень підписуються керівником апарату суду і підпис скріплюється печаткою служби діловодства.

2.6.5. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт, окрім процесуальних документів, які надсилаються з повідомленням про вручення. На конверті проставляються вихідні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

2.6.6. Вихідні процесуальні документи відправляються поштою та можуть вручатися під розписку у розносній книзі (додаток 13) або на оригіналі процесуального документа, який долучається до справи.

2.6.7. Процесуальні документи надсилаються учасникам судового процесу у відповідності до вимог Господарського процесуального кодексу України.

2.6.8. При надсиланні процесуальних документів, крім найменування юридичної особи, посади, ініціалів та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номер будинку, квартири, область, місто, поштовий індекс).

2.6.9. Якщо процесуальний документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

2.6.10. Оригінал судового рішення залишається в матеріалах справи.

2.6.11. Учасникам судового процесу надсилаються (видаються) копії судових рішень, засвідчених відміткою "Згідно з оригіналом". Зазначається назва посади, особистий підпис відповідальної особи, яка засвідчує примірник, її ініціали, прізвище, дата засвідчення копії. Копія процесуального документа скріплюється відповідною (не гербовою) печаткою суду так, щоб відбиток печатки охоплював останні кілька літер назви посади відповідальної особи, що засвідчує документ. Відмітка про засвідчення розміщується нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

 

Згідно з оригіналом

Секретар судового засідання підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

15.09.2012

2.6.12. Ухвала про повернення судового збору підписується у двох примірниках та засвідчується гербовою печаткою суду, а у випадку викладення більш ніж на одному аркуші – нумерується та прошивається. Один примірник ухвали направляється заявникові супровідним листом із оригіналом платіжного документа, а другий долучається до матеріалів справи.

2.6.13. Оригінал наказу господарського суду, підписаний суддею, засвідчується гербовою печаткою суду і видається стягувачеві під розписку або надсилається йому рекомендованим чи цінним листом після набрання судовим рішенням законної сили. Копія наказу засвідчується секретарем судового засідання або іншою відповідальною особою у порядку, передбаченому підпунктом 2.8.11 цього пункту, і долучається до матеріалів справи.

2.6.14. На звороті копії наказу господарського суду, яка залишається у справі, проставляється відмітка про відправлення наказу поштою і засвідчується підписом працівника, що здійснював відправлення, а при врученні наказу у приміщенні суду під розписку проставляється відмітка про отримання уповноваженою на це особою та засвідчується її підписом.

2.6.15. На звороті у лівому нижньому куті оригіналу процесуального документа, який виготовляється судом та залишається у справі, проставляється відповідний штамп суду з відміткою про відправлення документа, що містить вихідний реєстраційний номер, загальну кількість відправлених примірників документа, дату відправлення, підпис працівника, який її здійснив, та може містити відмітку про отримання копії процесуального документа уповноваженим представником адресата.

2.6.16. Не допускається залишення у справі вихідного процесуального документа без відмітки про його відправлення або вручення.

2.6.17. Повідомлення з відміткою про вручення процесуальних документів адресатові долучаються до матеріалів справи.

2.6.18. Факт неодержання процесуальних документів адресатом засвідчується поштовим повідомленням встановленого зразка, яке разом з неотриманими документами та конвертом оперативно передається відповідному судді для ознайомлення та приєднання до справи.

2.7. Приймання і реєстрація скарг (заяв) на судові рішення. Направлення справ за межі суду

2.7.1. Апеляційні (касаційні) скарги на судові рішення в господарських справах, що надійшли до відповідного суду першої (апеляційної) інстанції, реєструються канцелярією суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду та надсилаються відповідно до процесуального закону разом зі справою (копіями матеріалів справи) до суду відповідної інстанції.

2.7.2. Апеляційні (касаційні) скарги (справи), що надійшли до суду апеляційної (касаційної) інстанції для перегляду судових рішень в апеляційному (касаційному) порядку, реєструються в реєстраційній картці на господарську справу щодо перегляду судових рішень в апеляційному (касаційному) порядку.

2.7.3. У апеляційній (касаційній) інстанції, крім апеляційної (касаційної) скарги, реєстрації підлягають також супровідний лист місцевого (апеляційного) господарського суду та справа з проставлянням реєстраційного штампа в правому нижньому куті першого аркуша апеляційної (касаційної) скарги, супровідного листа та лицьового боку обкладинки справи.

2.7.4. Якщо в одній справі, що надійшла до суду апеляційної (касаційної) інстанції, подано апеляційні (касаційні) скарги на декілька судових рішень, то справа реєструється відповідно до кількості оскаржених рішень.

2.7.5. У разі надходження апеляційної (касаційної) скарги канцелярія суду апеляційної (касаційної) інстанції перевіряє наявність попереднього надходження апеляційних (касаційних) скарг у цій справі. Відповідна інформація враховується для подальшої реєстрації апеляційних (касаційних) скарг.

2.7.6. Апеляційні (касаційні) скарги, що надійшли до господарського суду після направлення справи до суду апеляційної (касаційної) інстанції, реєструються в автоматизованій системі документообігу суду та не пізніше наступного робочого дня після їх надходження направляються до господарського суду відповідної інстанції.

2.7.7. Апеляційні (касаційні) скарги, що надійшли на адресу суду, у разі відсутності матеріалів справи у місцевому (апеляційному) господарському суді (направлення справи за підсудністю, проведення судової експертизи тощо) реєструються в автоматизованій системі документообігу суду та не пізніше наступного робочого дня після повернення матеріалів справи надсилаються до суду відповідної інстанції, який має розглянути скаргу.

2.7.8. Заяви про перегляд судового рішення у господарській справі Верховним Судом України реєструє канцелярія Вищого господарського суду України відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Суддя-доповідач для перевірки відповідності заяви про перегляд судового рішення вимогам процесуального закону визначається відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Після визначення судді-доповідача по кожній заяві канцелярія суду формує та роздруковує загальний реєстр заяв та реєстри на кожного суддю-доповідача. Загальний реєстр передають разом із заявами про перегляд судових рішень відповідальним працівникам апарату суду під підпис для передання, не пізніше наступного робочого дня після реєстрації, судді-доповідачу під підпис.

У разі постановлення ухвали про недоліки заяви про перегляд судового рішення і про строк для їх усунення, її оригінал, а також оригінал заяви залишаються у судді-доповідача до закінчення строку, який надано для виправлення недоліків.

Оригінал ухвали про повернення заяви про перегляд судового рішення надсилається до місцевого господарського суду з супровідним листом суду для приєднання до матеріалів справи.

У разі відмови у допуску справи копія відповідної ухвали надсилається особі, яка подала заяву, а оригінал ухвали та оригінал заяви надсилається до місцевого господарського суду у додатку до супровідного листа суду для приєднання до матеріалів справи.

Оригінал ухвали про допуск справи до провадження разом із заявою про перегляд судового рішення та доданими до неї документами надсилаються до Верховного Суду України протягом п'яти днів з дня її постановлення з відповідним супровідним листом.

Копії ухвал про допуск справи надсилаються разом з копією заяви особам, які беруть участь у справі.

Супровідний лист суду з питань, пов'язаних з розглядом заяв про перегляд судового рішення, підписує відповідальний працівник апарату суду, визначений керівником апарату.

2.7.9. Направлення справи за межі суду, у тому числі до апеляційної чи касаційної інстанції, до іншого місцевого господарського суду, до експертних установ для проведення експертизи, до слідчих органів тощо, а також повернення справи за належністю до місцевого чи апеляційного господарського суду здійснюється на підставі відповідного процесуального документа.

У кожному випадку справа надсилається за межі суду із супровідним листом, підписаним керівником апарату або іншою уповноваженою особою, у якому зазначаються підстави направлення (повернення) справи та її реквізити.

На кожну справу, що направляється за межі суду, складається окремий супровідний лист.

Примірник вказаного супровідного листа підшивається до справи, що направляється за межі суду, та включається до опису справи у хронологічному порядку.

2.7.10. При направленні за межі суду справа повинна містити документи, підшиті в порядку, вказаному в описі; сторінки мають бути пронумеровані і зафіксовані в описі; дублюючі матеріали – вилучені. Забороняється направлення за межі суду справ з пошкодженою обкладинкою, з наявністю зайвих записів на ній, неповного опису справи та непідшитих документів, крім випадків, коли вона є речовим доказом. Використання будь-якого механічного способу скріплення документів, окрім їх підшивання до справи, не допускається.

2.7.11. Замість справи, що направляється за межі суду першої інстанції, заводиться справа-замінник за тим же номером (жетон) (додаток 14).

У суді апеляційної (касаційної) інстанції справа-замінник (жетон) заводиться в окремих випадках (направлення справи до експертних установ, слідчих органів тощо).

Справа-замінник (жетон) має містити:

1) копію документа, на підставі якого справу направлено за межі суду (ухвалу, запит з резолюцією керівника апарату суду тощо);

2) копію супровідного листа з вихідними даними;

3) копії судових рішень у справі;

4) документи у справі, які надійшли після її відправлення.

2.7.12. Служба діловодства здійснює перевірку стану справи, яка направляється за межі суду.

2.7.13. Контроль за строками перебування справи за межами суду здійснюється:

1) суддею (суддею-доповідачем), у провадженні якого знаходиться справа;

2) відповідальним працівником апарату суду, визначеним керівником апарату суду.

Про сплив строку перебування справи за межами суду доповідається керівнику апарату суду та, за потребою, направляється лист-нагадування, копія якого долучається до справи–замінника (жетону).

2.7.14. При поверненні справи до суду перевіряється наявність документів та їх відповідність опису.

У випадку виявлення факту відсутності, пошкодження, заміни документів або перепідшивання справи працівники канцелярії складають про це акт у двох примірниках та доповідають керівнику апарату суду. Один примірник вказаного акта підшивається до справи, другий надсилається до органу, від якого надійшла справа.

2.7.15. Супровідний лист, за яким повернуто справу, реєструється канцелярією, і справа разом із справою-замінником (жетоном) передається судді (судді-доповідачу), у провадженні якого перебуває справа.

Документи, які надійшли в період перебування справи за межами суду, вилучаються зі справи-замінника для залучення до матеріалів справи та виконання.

Справа–замінник (жетон) передається на зберігання до архіву суду.

2.7.16. Судові справи надсилаються поштою або передаються відповідальним працівником апарату суду. Передавання справ через сторонніх осіб категорично заборонено.