Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду

1.6.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду, бланки документів зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.

1.6.2. Облік печаток і штампів ведеться у журналі обліку печаток і штампів суду (додаток 3), бланків документів – у журналі обліку бланків суду (додаток 4) окремо за їх видами. Видавання бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у журналі обліку бланків суду.

1.6.3. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.

1.6.4. Забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків суду здійснюється відповідальною особою суду, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та визначених ним осіб.

1.6.5. Гербова печатка суду за розпорядженням голови суду зберігається у керівника апарату суду або іншого уповноваженого ним працівника.

1.6.6.Гербова печатка суду використовується у випадках, передбачених законодавством, а саме: для засвідчення договорів, посвідчень, грошових та банківських документів, доручень, трудових книжок, довідок про місце роботи і розмір заробітної плати, бухгалтерської, статистичної звітності, фінансових планів, номенклатури справ, виконавчих документів суду, ухвал про повернення судового збору тощо.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

1.6.7. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом (додаток 5) з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

Для знищення печаток і штампів керівником апарату суду утворюється комісія, в яку входять по одному представнику служби діловодства, підрозділу, що відповідає за господарство та матеріально-технічне забезпечення, та підрозділу, печатки та штампи якого знищуються. Комісія складає акт знищення печаток та штампів, у якому зазначається:

- кількість печаток та штампів, які знищуються;

- підстава знищення печаток та штампів (реорганізація органу чи структурного підрозділу, їх ліквідація, перейменування тощо);

- склад комісії із зазначенням прізвищ, імен, по батькові та посад;

- дата і місце знищення печаток і штампів.

Акт складається у двох примірниках, один з яких зберігається у службі діловодства, другий – у підрозділі, печатки та штампи якого знищувалися.

Печатки та штампи знищуються таким чином: металеві вироби – шляхом обпилювання двома перехресними лініями; гумові, каучукові деталі – розрізанням на малі нез`єднувані, невідновлювані частини; пластмасові – шляхом механічного розбивання на такі ж нез`єднувані, невідновлювані частини.

1.6.8. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік одночасно з перевіркою стану діловодства. Про проведення перевірки робляться відмітки у відповідних журналах обліку.

У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом та доводяться до відома керівництва суду.

 

1.7. Оперативне зберігання справ і документів. Приймання -передавання справ (документів) під час зміни відповідальних посадових осіб

1.7.1. Судові справи та непроцесуальні документи з часу створення (надходження) і до передання в архів суду зберігаються за місцем формування справ та/або централізовано в службі діловодства, згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Особові справи до передання в архів суду зберігаються в підрозділі апарату суду, який відповідає за кадрове забезпечення.

1.7.2. Справи повинні зберігатись у робочих кабінетах та розташовуватись у шафах (сейфах), здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб.

1.7.3. З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються згідно з номенклатурою справ. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.

1.7.4. При звільненні, а також на період відпустки, відрядження, тривалої хвороби працівника апарату суду всі невиконані документи передаються для виконання особі, яка його заміщує, або іншому працівнику за дорученням керівника підрозділу з відміткою про передачу (із зазначенням дати) в автоматизованій системі документообігу суду.

У випадку звільнення або зміни відповідальної посадової особи складається акт приймання-передавання справ та документів (додаток 6).