Надання судової справи для ознайомлення. Повернення оригіналів документів, видавання копій документів

2.5.1. Справа надається для ознайомлення:

1) особі, яка є (була) учасником судового процесу у справі, або його представнику;

2) особі, яка не є (не була) учасником судового процесу у справі, якщо судове рішення безпосередньо стосується її прав, свобод, інтересів чи обов'язків;

3) посадовій особі, якій надано це право відповідно до законодавства.

2.5.2. Справа для ознайомлення зазначеним особам видається за їх письмовою заявою на підставі резолюції судді (судді-доповідача), у провадженні якого перебуває справа, а у разі його відсутності – за резолюцією секретаря відповідної судової палати (для апеляційної та касаційної інстанцій), заступника голови суду, голови суду.

У порядку підготовки справи до ознайомлення відповідальна особа апарату суду після отримання заяви з резолюцією та справи забезпечує її формування згідно вимог, визначених даною Інструкцією, та складає внутрішній опис.

2.5.3. Справа видається для ознайомлення після перевірки документів, що посвідчують особу та її повноваження відповідно до чинного законодавства.

2.5.4. Про результати розгляду заяви відповідальний працівник апарату суду вносить запис до журналу обліку заяв про надання доступу до матеріалів справ та судових рішень (додаток 12) із зазначенням відомостей про особу, яка звернулася з цією заявою.

2.5.5. У разі відмови у наданні доступу до матеріалів справи рішення про це викладається в письмовій формі з наведенням визначених законом підстав для відмови із зазначенням порядку його оскарження.

2.5.6. Ознайомлення, здійснення виписок і виготовлення копій з матеріалів справ відбувається виключно у приміщенні суду в присутності відповідального працівника апарату суду.

2.5.7. Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі обліку заяв про надання доступу до матеріалів справ та судових рішень, де вказуються число, місяць, рік, година видачі, а також кількість аркушів у справі (томі).

2.5.8. Після ознайомлення з матеріалами справи така особа робить відповідну відмітку на своїй заяві про надання справи для ознайомлення, після чого заява долучається до матеріалів справи.

2.5.9. При поверненні справи після ознайомлення працівник апарату суду, який видавав справу, повинен ретельно перевірити наявність у справі всіх документів. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких долучається до справи, другий – передається для вжиття відповідних заходів керівнику апарату суду, а якщо справу не розглянуто, то складається третій примірник, який передається судді (судді-доповідачу) у справі.

2.5.10. Копії судових рішень у справі, які видаються учасникам судового процесу повторно, виготовляються апаратом суду лише після внесення встановленої законодавством плати (судового збору) за виготовлення копії судового рішення.

Після повернення справ із судів апеляційної чи касаційної інстанції копії судових рішень цих судів видаються судом першої інстанції.

2.5.11. Заява щодо надання копій судових рішень з відміткою заявника про їх отримання підшивається до матеріалів справи.

Копії судових рішень повинні бути належним чином оформлені та засвідчені.

Якщо копія викладена на кількох аркушах, за зверненням особи вони повинні бути прошиті нитками через три проколювання голкою та на зворотному боці останнього аркуша скріплені підписом відповідального працівника апарату суду, печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів, дати, прізвища, ініціалів та посади працівника апарату суду.

2.5.12. Вилучення зі справи документів (крім процесуальних, які виготовлені судом) допускається тільки після закінчення провадження у справі.

У виняткових, законодавчо визначених випадках, вилучення документів з матеріалів справи може здійснюватись за резолюцією голови суду з обов'язковою заміною вилучених матеріалів їх належно засвідченими копіями, про що зазначається у внутрішньому описі справи у графі "Примітки".

Заява про проведення вилучення документів зі справи з резолюцією голови суду та протокол вилучення документів приєднуються до матеріалів справи.

2.5.13. Оригінали документів, що містяться у справі, на підставі відповідної заяви та за резолюцією судді (судді-доповідача), у провадженні якого перебуває справа, або голови суду, якщо провадження у справі закінчено, можуть бути повернуті учасникам судового процесу за умови подання засвідчених копій для заміни.

У випадку відсутності в учасників судового процесу засвідчених копій для заміни необхідні копії за резолюцією судді (судді-доповідача) або голови суду, якщо провадження у справі закінчено, виготовляються та засвідчуються відповідальним працівником апарату суду.

Заява учасника судового процесу з відповідною резолюцією приєднується до справи.

Про заміну оригіналів документів копіями ставиться відмітка в описі справи в графі "Примітки".