Докментооборот и его организация.

Для рациональной организации учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию организации. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.

Документооборот — это движение документа от момента его составления, через все стадии учетной обработки, до передачи на хранение в архив.

С целью рациональной организации бухгалтерского учета в объединении, организации, должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается руководителем и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указываются назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и др. План-график документооборота предусматривает необходимый порядок движение документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

Правильная организация документооборота имеет большое значение для всей бухгалтерской работы. Преобладающая часть документов в организациях составляется в подразделениях (цехах, участках) и лица, оформляющие документы, иногда не имеют достаточной специальной подготовки. Поэтому важную роль играет инструктаж работников о порядке составления и прохождения документов. План-график документооборота составляет главный бухгалтер. Контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера.

Внедрение в практику учетной работы организаций персональных ЭВМ вносит соответствующие изменения в организацию их документооборота. Документооборот в условиях применения ПЭВМ позволяет расширить возможности использования учетной информации и обеспечить их надлежащую сохранность.

Понятие о регистрах БУ

Учетными регистрами наз. спец таблицы для отраж-я в них спец-х операций, зафиксир-х в первичн док-тах. Они служат не только для группировки однородных по своему экономич. соединению операций, но и обеспечивают контроль за сохранностью документов. Учетные регистры классифицируются:

1) по внешней форме на

1.бух. книги 2.карточки 3.ведомости (свободные листы)

Бух. книги используются для записи хоз. операций по синтетич. и аналитич. счетам в начале года. Карточки – это свободные, нескрепленные м-у собой листы бумаги или картона. Ведомости – это отдельные листы или несколько скрепленных листов; от карточек ведомости отличаются размером(расчетно-платежная ведомость по з\п, журналы - ордера); 2) по назначению и объему инф-ции (синтетические, аналитические, комплексные); 3) по видам учетных записей (хронологические, систематические, комбинированные);

4) по строению (односторонние, двухсторонние, многографные); 5) по материальной основе (бумажные, безбумажные)

Запись хоз-ных операций в регистрах наз-ся разноской операций. Разноску произв на основ предоставл корреспонд-цией счетов на док-те. Сущ-т определ способы учетных записей котро класс-ся по след признакам: 1) по хар-ру записи (униграфические (одинарн), диграфические); 2) по систематизации (хронологические, систематические, комбинир-ые); 3) по изображ-ю (в виде формулы, в виде схемы, в виде матрицы); 4) по числу экземпляров (простые, копировальные); 5) по способу выполнения (ручные, машинные)

Хранение учетных регистров

После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. В соответствии с Положением о документах и записях в учете бухгалтерский архив организуется в специальном помещении или в закрытых шкафах. В текущем архиве хранятся документы за текущий год, поскольку они нужны для различного рода справок. В начале года документы за прошлый год передаются в постоянный архив организации. Время хранения документов определено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения.