Документация хоз-ных операций

Документ-ние хоз операций закл-ся в восприятии данных об операции и занесении получ-х данных в док-ты. Созд-ние совок-ти первичн док-тов предст собой первичный учет. Документация представл собой совок-ть док-тов, составл на все хоз-ные операции. Содер-щие в рассч-х данные служат в дальнейшем единств основанием для отражения данных в текущ учете.

Документ- письменное свид-во на право соверш-я или подтвержд действит осущест хоз-ной операции в котор заполнены все реквизиты. Реквезит – отдельн показ-ли, отражаемые в док-те, имеющ самост значение. Документ имеет обязат и спец реквизиты. К обязат реквизитам относят: 1) наименов и номер док-та; 2) дата и место составл док-та; 3) содерж и основ-ние соверш-я хоз-ных операций; 4) стоимостн и натур измерители; 5) наимен и адреса сторон приним участие в хоз-ной операции; 6) должности лиц, ответсв за соверш хоз-ной операции, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Условно док-т раздел на части, основн из кот-х явл-ся: заголовочная, содержат-ая, оформляющая.

Дополнит реквизиты могут включ в документ в зависим от хар-ра хоз-ных операций и сис-мы обраб-ки данных. Док-ты, поступивш в бухгалт провер-ся по след направл: 1) по форме; 2) по существу, 3) арифметич проверка. Проверен док-ты приним-ся бухгалтерией и подверг-ся бухгалт обработке, котор сост из след этапов: 1) таксировка, 2) группировка; 3) контировка – указание в док-те корреспонд счетов

Значение докум-ции: 1) документ служит средством обосн-ия учетной записи; 2) имеет большое оперативн значение; 3) выполняет контрольн ф-цию, т.е. контролир правильн соверш-я операции; 4) выполн докум-аналитич ф-цию, т.е. текущий анализ выполн-х работ;

5) правовое знач докум-ции, т.е. явл-ся доказ-вом при спорах возник м/у данной орган и др органами и лицами.

Требов, предъявл к докум-м: 1) своеврем-ть оформл-я док-тов; 2) достоверные данные и обязат реквизиты; 3) аккуратность в заполн-ии док-тов, отсутст помарок; 4) свободные строки прочеркив-ся.

 

15. Содержание, структура документов и требования, предъявляемые к ним

Условно документ можно разделить на части, основными из которых являются: заголовочная, содержательная, оформляющая. В каждой из частей документа отражаются соответствующие реквизиты.

Реквизиты (лат. requisitum — нужное, требуемое, необходимое) — это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Каждый документ имеет так называемые специальные реквизиты, основное назначение которых - индивидуализация хозяйственных операций.

Главный реквизит заголовочной части - это название документа (приходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта и др.), которое печатается на бланке.

Содержательная часть документа бывает табличной или текстовой. К табличной относятся реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки включают заголовки таблиц, граф и строк и предназначены для характеристик описываемого объекта. Реквизиты-основания предназначены для количественной характеристики объекта учета. Графы таблиц нумеруются. В содержательной части отражается сущность документа.

В оформляющей части документа отражается дата составления документа, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, подписавших документы, личные подписи и их расшифровка, при необходимости печать. Предусматривается место для записи основания исправления ошибок, допущенных при заполнении документа.

Каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

наименование, номер документа;

дата и место составления документа (число, месяц, год);

содержание и основание совершения хозяйственной операции;

стоимостные и натуральные измерители;

наименование и адреса сторон, принимающих участие в хозяйственных операциях или сделках (фирма, юридическое лицо);

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Все документы денежного, материального, имущественного, расчетно-кредитного характера должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером. Документы, оформляющие прием и выдачу материальных ценностей и денежных средств должны содержать подписи лиц, получивших и отпустивших эти ценности

Учетные документы составляются от руки или автоматизированным способом на специально заготовленных бланках. Бланки документов печатаются типографским способом и содержат графы, в которые заносят сведения о хозяйственных операциях. Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

К составлению документов предъявляются определенные требования.

Все документы должны оформляться своевременно в момент совершения операции, качественно, содержать достоверные данные и обязательные реквизиты, аккуратно, разборчиво, без подчисток, помарок и недоговоренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих устройствах, ПЭВМ. Дата составления указывается: число цифрой, а месяц - прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные документы можно внести исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что заверяется подписями тех же лиц.

Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными положениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. К ним относятся товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.