Проектирование носителей информации

Под носителем информации понимается физическая среда, используемая для записи и накопления информации. По способу записи и считывания информации носители подразделяются на ручные, машинные и гибридные.

К ручным носителям относятся бумажные документы, заполненные информацией и воспринимаемые непосредственно человеком без использования технических средств.

К машинным носителям относятся носители, на которые записывается и с которых считывается информация с использованием технических средств (магнитные и оптические носители).

Гибридные носители в зависимости от способа записи и считывания представляют собой машиночитаемые документы, информацию на которые заносит пользователь, а считывание производится с помощью специальных технических средств.

В настоящее время наиболее распространенным носителем информации является документ. Статистическая информация, возникающая из

учетных данных предприятий и организаций, фиксируется в документах-формах первичной статистической отчетности, а статистическая информация со сведениями обобщающего характера, используемая для принятия управленческих решений, отражается в документах-формах сводной статистической отчетности. Отчетностью называются сведения, предоставляемые в обязательном порядке по установленным формам и в определенные сроки.

Проектирование первичных отчетов происходит в 3 этапа.

На первом этапе нужно определить необходимый состав разрабатываемых показателей, при этом избежать лишней информации, но сохранить ту, которая необходима для решения целого комплекса задач. Особое внимание здесь уделяется отбору постоянной и переменной информации.

На втором этапе приступают к размещению реквизитов на бланке отчета. Практикой проектирования с целью эффективного использования различных средств вычислительной техники рекомендуется следующий порядок размещения реквизитов: справочные реквизиты-признаки, группировочные реквизиты-признаки и другие реквизиты-признаки, а также абсолютные и относительные реквизиты-основания.

Указанные группы реквизитов располагаются в определенных частях отчета и могут иметь разные способы размещения: анкетный, линейный и табличный.

Линейный способ предусматривает размещение реквизитов в двух строках: в верхней располагаются наименования, а в нижней - их значения.

Анкетный способ применяется для размещения реквизитов в вертикальной последовательности обычно в виде двух граф: левая графа предназначена для наименований, а правая - для их значений.

Табличный способ предусматривает размещение различных реквизитов в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали. Табличный способ используется чаще всего для размещения реквизитов-признаков в сочетании с реквизитами-основаниями.

На третьем этапе после окончательного уточнения разрабатываемого первичного отчета и согласования с размещением его реквизитов на машинном носителе приступают к расчету площади бланка. Бланки документов разрабатываются строго определенного, предусмотренного ГОСТом формата (мм): A₁ - 841×594, А₂ - 594×420, А₃ - 420×297, А₄ -297×210, А₅ - 210×148, А₆ - 148×105 и А₇ - 105×74.

Для большинства первичных статистических отчетов, представляемых по почте, принята типовая структура размещения информации, состоящая из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительной (см. ниже).

Типовая структура размещения реквизитов в первичном статистическом отчете

Справочные реквизиты-признак Наименование объекта Место нахождения Получатели отчета	Групировочные реквизиты-признаки Наименование         ... n Коды         ... n
Наименование отчета________________	Форма №_______________
Наименование ст ок Код строки Наименование граф Абсолютные Относительные А Б       ... ... m         Дата заполнения _________________ Подпись ответственного лица ________________

 

Заголовочная часть для большинства статистических отчетов является стандартной. В ней приводятся постоянные справочные и группировочные реквизиты-признаки и дается полное наименование отчета с индексом формы.

Для построения заголовочной части используются анкетный и линейный способы размещения информации.

Содержательная часть отчета содержит наименования реквизитов-признаков (строк и граф) и их числовые значения (реквизиты-основания), представленные в табличном виде. Это удобно для визуального контроля и анализа, а также позволяет вводить необходимые итоги по строкам или графам и осуществлять балансовую увязку показателей.

Оформительная часть предназначена для проставления подписей должностных лиц, отвечающих за составление отчета, печати и даты составления отчета.

При проектировании первичных отчетов обязательно учитываются возможности применения современных технических средств, чтобы автоматизировать процесс их дальнейшего ввода в ПЭВМ.

Одним из перспективных способов подготовки данных является применение считывающих устройств, позволяющих осуществлять непосредственное считывание информации с первичных документов.

Широкому внедрению читающих устройств предшествует разработка специальных форм документов, которые получили название машиночитаемых документов. При их проектировании предъявляются особые требования к форме, размеру, качеству и цвету бумаги, а также к порядку размещения реквизитов и их количественному составу.

В настоящее время в системе Госкомстата РФ наибольшее распространение получило читающее устройство для считывания информации, нанесенной в виде графических отметок и нормализованных цифр в определенных позициях специального бумажного документа. Устройство применяется в подготовке материалов переписи населения и других единовременных работах при вводе машиночитаемых документов в ПЭВМ. Бланки этих документов печатаются типографским способом на плотной белой бумаге обычно размером 210 × 297 мм. Информационное поле представляет собой матрицу, состоящую из 1000 позиций (40 строк × 25 колонок), в каждой из которых располагается заданное значение (цифры и метки), наносимое вручную.

Эффективное применение машиночитаемых документов в ЭИС возможно лишь при стандартизации их форм и форматов, а также правил заполнения.

Наиболее распространенной и удобной для пользователей (экономистов) формой вывода результатов является сводный отчет.

Проектируемые сводные статистические отчеты должны содержать необходимый состав показателей для качественного удовлетворения органов управления, иметь четкий порядок размещения реквизитов и конкретное название отчета, которое полностью отражает его содержание.

Проектирование сводных отчетов производится в три этапа.

На первом этапе определяется общий состав сводных показателей с целью установления возможностей получения максимального их числа машинным способом.

На втором этапе устанавливается конкретный состав показателей, включаемых в отдельные сводные отчеты. Возможность объединения нескольких показателей в один отчет решается после того, как установлено, что они имеют однородные признаки и должны быть получены в одинаковые сроки и для одного круга потребителей.

На третьем этапе проводится размещение реквизитов и разрабатывается бланк формы сводного отчета.

При проектировании формы сводного отчета (см. ниже) обычно выделяются заголовочная и содержательная части.

Типовая структура размещения реквизитов в сводном статистическом отчете

Наименование сводного отчета________	Форма №______________
Наименование территории____________	Код_______________
Наименование группировочных признаков	Код	Наименование граф
Абсолютные	Относительные
А	Б				...	...	m

 

В заголовочной части указывается наименование и индекс формы сводного отчета, а также ряд групп признаков, по которым сводятся одноименные показатели.

В содержательной части размещаются группировочные реквизиты-признаки (подлежащее таблицы) и наименования граф (сказуемое таблицы) и их числовые значения.

При проектировании форм сводной отчетности учитывается только требование, связанное с ограничением ширины листа, выдаваемого на печать.

В условиях совершенствования статистической методологии важное значение придается унификации, устанавливающей единые требования к содержанию и построению отчетно-статистических документов, используемых в экономике.

Унификация отчетности обеспечивается единым законодательным порядком разработки и централизованного утверждения органами Госкомстата РФ форм отчетов и инструкций по их заполнению, а также единой методологией приспособления статистических форм к их машинной обработке. В качестве руководящего материала при унификации используются государственные стандарты на систему отчетно-статистической документации.

При организации обработки отчетности особое внимание уделяется созданию различных массивов информации, под которыми понимается совокупность данных, хранящихся на машинных носителях. Их проектирование осуществляется в три следующих этапа.

На первом этапе определяется общий состав информационной базы, необходимой для решения требуемого комплекса задач, для чего производится анализ содержания проектируемых первичных и сводных отчетов.

В результате анализа устанавливается, в какой степени перечень реквизитов первичной отчетности обеспечивает разработку всех сводных отчетов. При необходимости вносятся соответствующие изменения за счет включения новых или устранения дублирующих реквизитов при сохранении минимальной избыточности данных и целостности информационной базы.

На втором этапе устанавливаются перечень и содержание массивов исходя из стабильности (постоянные и переменные) и сроков поступления данных. Для выполнения этого этапа необходимо знать не только состав комплекса решаемых задач, но и располагать всеми их объемно-временными характеристиками.

На третьем этапе проектируется внутримашинная структура записи массива и выбирается машинный носитель.

При проектировании внутримашинной структуры необходимо определить состав реквизитов массива и по каждому реквизиту обозначить тип записи и максимальную его значность.

При выборе машинного носителя необходимо руководствоваться такими критериями, как тип используемого компьютера, информационная емкость носителя, скорость записи и считывания данных и обеспечение определенного уровня достоверности и надежности данных.

Следует запомнить