Створення запитів в режимі SQL.

Мова SQL — це мова програмування, яка використовується під час аналізу, поновлення та обробки реляційних баз даних. СУБД ACCESS використовує мову Місrosoft JET SQL. У поперед­ньому питанні було розглянуто запити, де у відповідність кожному було наведено інструкцію SQL (рис. 10.137). Для створення запиту мовою SQL треба вибрати вкладинку Запросы, натиснути на кнопку Создать, вибрати Конструктор, у вікні Добавление таблицы натиснути на кнопку Закрыть, у меню Вид вибрати Режим SQL та увести інструкцію SQL. Інструкції SQL можна використовувати у таких випадках:

· перегляд та змінення запитів, створених у режимі конструктора;

· визначення властивостей форм та звітів;

· створення спеціальних запитів таких, як запити-з’єднання, запити до серверу та управляючі запити. Ці види запитів не можна створити в режимі конструктора;

· створення підпорядкованих запитів.

Мова SQL складається з інструкцій, речень, операцій та агрегатних функцій, які поєднуються в інструкції для створення, модифікації та маніпулювання базою даних.

Речення SQL змінюють умови відбирання записів. Існують такі основні речення:

· FROM — призначено для визначення імені таблиці, з якої відбираються записи;

· WHERE — задає умови відбирання записів;

· GROUP BY — використовується для розподілу вибраних записів по групах;

· HAVING — визначає умову, яку повинна задовольняти кожна група записів;

· ORDER BY — використовується для визначення порядку сортування вибраних записів;

· CONSTRAINT — використовується в інструкції CREATE TABLE для визначення індексу для існуючої таблиці.

Операції SQL поділяються на логічні та порівняння. Логічні операції: AND, OR, NOT. Операції порівняння: <, <=, >, >=, =, <> (не дорівнює), BETWEEN (задання інтервалу значень), LIKE (задання шаблону значень, які збіглися), IN (визначення записів у базі даних).

Агрегатні (статистичні) функції використовуються для груп записів, повертаючи єдине значення для всієї групи. Існують такі основні анрегатні функції:

· підсумовування даних — SUM(<вираз>);

· обчислення середнього — AVG(<вираз>);

· визначення мінімального значення — MIN(<вираз>);

· визначення максимального значення — MAX(<вираз>);

· визначення кількості записів COUNT(<вираз>);

Інструкції SQLподіляються на такі категорії:

· інструкції Мови Визначення Даних (DDL);

· інструкції Мови Маніпулювання Даними (DML).

Інструкції DDL використовуються для створення, зміни, вилучення об’єктів бази даних, зміни імен схеми бази даних, вилучення даних.

Створення таблиць. Для створення таблиць використовується інструкція CREATE TABLE. Наприклад, інструкція створення таблиці ПРАЦІВНИКИбуде мати такий вигляд:

CREATE TABLE ПРАЦІВНИКИ ([ТАБЕЛЬНИЙ НОМЕР] DOUBLE, [ПРІЗВИЩЕ] TEXT (20), [ПОСАДА] TEXT (15), [ОКЛАД] FLOAT);

Додавання та вилучення полів. За допомогою команди ALTER TABLE можна додавати, вилучати та змінювати поля. Для додавання поля використовується параметр ADD COLUMN, для вилучення стовпчика — DROP COLUMN

Наприклад, для додавання у таблицю ПРАЦІВНИКИ поля ДОМАШНЯ АДРЕСА типа TEXT довжиною 30 символів потрібно записати інструкцію такого вигляду:

ALTER TABLE ПРАЦІВНИКИ ADD COLUMN [ДОМАШНЯ АДРЕСА] TEXT (30);

Для змінення поля спочатку необхідно його вилучити, а потім — додати. Наприклад, необхідно збільшити розмір поля ПОСАДА до 25 символів:

ALTER TABLE ПРАЦІВНИКИ DROP COLUMN [ПОСАДА];

ALTER TABLE ПРАЦІВНИКИ ADD COLUMN [ПОСАДА] TEXT (25);

Створення та вилучення індексів. Індекс можна створити за допомогою інструкцій CREATE TABLE, CREATE INDEX та ALTER TABLE. Під час створення індексу необхідно задавати його тип, який може приймати такі значення:

· UNIQUE — визначає поле або декілька полів (складений індекс) як унікальний ключ;

· PRIMARY KEY — визначає поле або набір полів як первинний ключ;

· FOREIGN KEY — визначає поле або декілька полів як зовнішній ключ.

Наприклад, для таблиці ТАБЕЛЬ необхідно створити первинний індекс за полями МІСЯЦЬ та ТАБЕЛЬНИЙ НОМЕР різними методами:

a) під час створення таблиці: CREATE TABLE ТАБЕЛЬ ([МІСЯЦЬ] INTEGER,[ТАБЕЛЬНИЙ НОМЕР] DOUBLE, [КІЛЬКІСТЬ ВІДПРАЦЬОВАНИХ ДНІВ] DOUBLE, CONSTRAINT ІНДЕКС_МІС_ТАБ PRIMARY KEY ([МІСЯЦЬ], [ТАБЕЛЬНИЙ НОМЕР]));

b) створення індексу для існуючої таблиці за допомогою інструкції CREATE INDEX: CREATE PRIMARY KEY INDEX ІНДЕКС_МІС_ТАБ ON ТАБЕЛЬ ([МІСЯЦЬ], [ТАБЕЛЬНИЙ НОМЕР]); (Потрібно пам’ятати, що таблиця може мати тільки один індекс типу PRIMARY KEY);

c) додавання індексу до існуючої таблиці за допомогою інструкції ALTER TABLE: ALTER TABLE ТАБЕЛЬ ADD CONSTRAINT ІНДЕКС_МІС_TАБ PRIMARY KEY ([МІСЯЦЬ], [ТАБЕЛЬНИЙ НОМЕР]);

Інструкції DML використовуються для вибирання, додавання, вилучення та модифікації записів у таблицях.

Вибирання записів. Інструкція SELECT вибирає записи з бази даних у тимчасовий об’єкт RECORDSET. Ці записи надалі можна

виводити на екран, вилучати, змінювати та використовувати у звітах. Формат інструкції SELECT:

SELECT [предикат] <список полів або виразів>

FROM <таблиці>[ IN <зовнішня база даних>]

[WHERE <умова вибирання записів>]

[GROUP BY <список полів>]

[HAVING <критерій>]

[ORDER BY <список полів>]

[WITH OWNERACCESS OPTION ];

Предикат використовується для обмеження кількості за-
писів, що вибираються, і може приймати такі значення: ALL (всі записи), DISTINCT (записи, значення в яких повторю-
ються, вибираються один раз) або TOP (вибирає задану кількість перших записів). За замовчанням використовується значення ALL.

Замість списку полів може задаватися символ «*», що означає вибрати всі поля із заданої таблиці. Полю або виразу можна надати нову назву таким чином: <ім’я поля(вираз)> AS <назва> (наприклад, АДРЕСА AS ДОМАШНЯ АДРЕСА; КІЛЬКІСТЬ* ЦІНА AS ВАРТІСТЬ).

Речення FROM використовується для задання таблиць, з яких вибираються записи. Якщо треба вибрати поля з кількох таблиць, перед їх іменами потрібно задавати ім’я таблиці з символом «.» (наприклад, ТАБЕЛЬ.ТАБЕЛЬНИЙ НОМЕР).

Речення WHERE визначає умову відбирання записів з бази даних. Якщо WHERE відсутнє, вибираються всі записи заданих таблиць. Наприклад, для того, щоб вибрати записи за місяці 1-ий, 2-ий, 3-ий можна записати: WHERE МІСЯЦЬ BET­WEEN 1 AND 3.

 

Створення зведених таблиць.

Зведена таблиця містить дані, що приведені із однієї великої таблиці до одного вигляду. Для створення зведених таблиць використ Майстер. Рекомендується виділити таблицю, за якою буде побудована зведена. Данные/ Сводные таблицы. 1-вказується джерело даних, 2 – назва таблиці або адреса, де вона розташовується, 3 – створення макету майбутньої зведеної таблиці. Обовязково використов 3 зони. Праворуч розташов кнопки із назвами полів, які входять у таблицю, джерело даних. У зону даних можна розміщувати тільки кнопки з числовими знач. У зону стовпчиків, рядків – усі дані, крім числових. На 3 кроці перетяг потрібні кнопки у відповідні зони. 4 – вказується місце знаходження майб зведеної таблиці. Краще за все відтворювати на окремому аркуші.

 

109. Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. К числу таких элементов относятся:

- Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

- Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

- Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

- Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

- Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

· Конструктор

· Мастер отчетов

· Автоотчет: в столбец

· Автоотчет: ленточный

· Мастер диаграмм

· Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения. Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

· В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

· Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

· В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

· Щелкнуть на кнопке ОК.

· Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

· В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

 

110. Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов. Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму. Технология создания кнопочных форм следующая:
1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);
2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);
3) создать элементы главной кнопочной формы;
4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;
5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;
6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.Для создания элементов кнопочной формы "Формы ввода данных" необходимо запустить базу данных (например, «Успеваемость студентов» с главной кнопочной формой) и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Откроется окно "Диспетчер кнопочных форм". Затем нужно выделить «Формы ввода данных» в окне «Диспетчер кнопочных форм» щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы». Для создания элементов кнопочной формы "Формы ввода данных" необходимо запустить базу данных (например, «Успеваемость студентов» с главной кнопочной формой) и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Откроется окно "Диспетчер кнопочных форм". Затем нужно выделить «Формы ввода данных» в окне «Диспетчер кнопочных форм»