Информация и информационные ресурсы

Термин «информация» происходит от латинского слова «informatio» - разъяснение, изложение, осведомленность. Данное понятие относится к категории трудно определяемых, поскольку по сей день не существует единой точки зрения на то, как нужно формулировать определение данного понятия.

В широком смысле информация - это сведения, знания, сообщения, являющиеся объектом хранения, преобразования, передачи и помогающие решать поставленные задачи.

В философском смысле информация есть отражение реального мира, предполагающее наличие двух объектов: источника информации и ее потребителя. Отражение является свойством всей материи, любой материальной системы. Важно, чтобы информация имела для потребителя смысл, чтобы отображение было адекватно реальному объекту. Поэтому в понятии информации выделяют три важных аспекта:

1) прагматический аспект связан с возможностью достижения поставленной цели с использованием получаемой информации. Этот аспект влияет на поведение потребителя. Если информация была эффективной, то поведение потребителя меняется в желаемом направлении, т.е. информация имеет прагматическое содержание. Таким образом, этот аспект характеризует поведенческую сторону проблемы;

2) семантический аспект позволяет оценить смысл передаваемой информации и определяется связями между словами и другими смысловыми элементами языка;

3) синтаксический аспект связан со способом ее представления. В зависимости от реального процесса, в котором участвует информация (осуществляется ее сбор, передача, преобразование, представление, ввод, вывод), она представляется в виде специальных знаков, символов.

Все виды деятельности человека по преобразованию природы и общества сопровождаются работой с информацией.

В соответствии с этим выделяют следующие виды информации: • научная - логическая информация, которая адекватно отображает объективные закономерности природы, общества и мышления. Ее в свою очередь делят по областям получения или использования на

следующие виды: политическая, техническая, биологическая, химическая, физическая и другие, а по назначению - на массовую и специальную;

1) документальная - информация, занесенная на бумажный носитель. Любое производство при функционировании требует циклического перемещения соответствующих документов, так возникает документооборот;

2) техническая - используемая в сфере техники при решении производственных задач (разработка новых изделий, материалов, конструкций, агрегатов, технологических процессов). Научную и техническую информацию часто объединяют термином научно- техническая информация.

Верхним уровнем информации как результата отражения окружающей действительности (результата мышления) являются знания. Они появляются как итог теоретической и практической деятельности. Информация в виде знаний отличается высокой степенью структуризации, на основе которой можно сформировать информационную модель объекта.

В большинстве случаев информация об объектах, событиях, процессах представляется в форме сообщений.

Сообщение - информационное отражение реальных событий в символьной, графической или мультимедийной форме.

Сообщения, отображающие факты и имеющие высокую степень форматированности, считаются данными. Данные, ориентированные на компьютерную обработку имеют типы: числовой, символьный, графический, звуковой, видеоинформация. Тип определяет способ компьютерной обработки и допустимые операции обработки.

Чтобы использовать данные в целях управления, они должны «превратиться» в информацию. А для этого необходимо выполнение следующих условий:

c) существование субъекта управления, у которого имеется цель и потребность в информации;

d) существования средств, с помощью которых данные становятся полезной для субъекта информацией.

Первое условие важнее, так как если нет потребности, то и нет информации, второе условие является вспомогательным, улучшающим качество информации. На основе этого можно дать еще одно определение понятия «информация». Под информацией понимается результат обработки данных, адресованный конкретному пользователю и пригодный для принятия управленческих или иных решений.

Таким образом, не существует четкой границы между понятиями «данные» и «информация», так как в одном случае данные могут восприниматься в качестве информации, то есть использоваться без какой- либо дополнительной обработки (систематизации), а в другом - они должны быть предварительно обработаны. Соотношение между данными и информацией следующее: данные - некоторая форма существования информации, а информация - полезное содержание данных. Извлечение информации из данных происходит в соответствии с потребностями, зависящими от целей управления. Информация имеет смысл только в приложении к конкретному субъекту.

Соотношение между знаниями и информацией такое же, как и между данными и информацией. Данные и знания всегда первичны, а информация вторична. Так же как и данные, знания в большинстве случаев должны быть обработаны для того, чтобы получать необходимую информацию для управления (для принятия решения). Вместе с тем данные и знания существенно различаются по сути, так как данные - одна из форм фиксации фактов или событий, а знания - результат осмысленного изучения типовых связей между объектами и процессами с последующей разработкой логических и других правил, предназначенных для получения нужной информации (рис. 1).

Рис. 1. Базовые понятия информатики

Одной из важнейших разновидностей информации является экономическая информация. Она непосредственно связана с управлением коллективами людей, производством, распределением, обменом и потреблением материальных благ и услуг. Она, как правило, характеризуется большим объемом, многократным использованием, периодическим обновлением и преобразованием, применением логических операций и выполнением относительно несложных математических расчетов.

Экономическая информация имеет определенную структуру, минимальной структурной единицей экономической информации является показатель. Показатель обладает законченным смысловым содержанием и потребительской значимостью для целей управления.

Показатель является минимальным по объему сообщением, сохраняющим информативность (содержательность).

Материальные объекты и процессы имеют качественные и количественные характеристики, которые в экономических показателях или документах называются реквизитами.

Реквизит - логически неделимый элемент, отражающий определенные свойства объекта или хозяйственного процесса.

Все реквизиты в экономических показателях делятся на реквизиты- признаки (отражают качественные характеристики объекта) и реквизиты- основания (отражают количественную характеристику объекта). В состав экономического показателя всегда входит один реквизит-основание и один или несколько реквизитов-признаков. Циркулирующие в организации управленческие документы, как правило, состоят из одного или более экономических показателей.

Например, в показателе «Фактическая стоимость товара Столы офисные, поступившего 01.09.2009 года от поставщика - фирмы «Восток», составляет 120 тыс. руб.» реквизит-основание «фактическая стоимость», реквизиты-признаки - товар, поставщик, единица измерения.

Экономическая информация может фиксироваться не только в виде управленческих документов, но и виде временных рядов, отражающих периодически обновляющиеся характеристики деятельности предприятия или его структурных подразделений (например, динамика закупки офисной мебели за период с 2004 по 2009 годы).

Экономическая информация используется как ресурс и товар (продукт, услуга) в современном обществе.

Информационный ресурс - это совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальном носителе в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач. Иными словами, информационные ресурсы - это знания, подготовленные людьми

для использования в обществе и зафиксированные на материальных носителях.

Информационные ресурсы характеризуются:

a) тематикой (общественно-политическая, научная, техническая, правовая, экономическая и другие);

b) формой собственности (государственная, муниципальная, частная);

c) доступностью (открытая, секретная, ограниченного использования);

d) формой представления (текстовая, изобразительная, звуковая);

e) носителем (бумажный, электронный).

Информационные ресурсы занимают все более значимое положение в ряду с другими ресурсами предприятия, отрасли и экономики в целом. К информационным продуктам и услугам относят базы данных, программное обеспечение, образовательные услуги, консультирование, результаты научно-исследовательской и опытно-конструкторской работ и другие. Эти продукты и услуги обмениваются на информационном рынке и отличаются многочисленными особенностями как на стадии разработки и производства, так и на стадии обращения.

Информационные ресурсы могут быть представлены в форме отдельных документов, массивов документов и файлов в информационных системах, могут быть организованы как библиотеки, архивы, фонды, базы данных и знаний, рассматриваются они, как правило, совместно с автоматизированными информационными технологиями или сервисами, которые облегчают процесс доступа к ним и дальнейшего использования.

В качестве примеров отечественных информационных ресурсов можно привести следующие:

1) ресурсы государственной системы экономической и научно- технической информации (www.rosinf.ru);

2) ресурсы в сфере финансов и внешнеэкономической деятельности (www.minfin.ru);

3) ресурсы Банка России (www.cbr.ru);

4) ресурсы Государственного таможенного комитета (www.gtk.ru);

5) ресурсы Государственной системы статистики (www.gsk.ru).

Информационные ресурсы служат исходным сырьем для создания

информационных продуктов.

Информационный продукт - это результат обработки информационного ресурса с помощью информационных технологий, используемый для целей управления (формирования решений). Он также фиксируется на материальных носителях (документах, базах данных).

Материальный носитель - объект или среда, которые служат для представления и передачи информации (бумага, магнитный или лазерный диск, электромагнитное поле).

Для принятия правильных управленческих решений хозяйствующим субъектам необходим доступ к соответствующим информационным ресурсам. Источники могут быть различными, в том числе и такими, за использование которых придется вносить зачастую немалую плату.

По источникам формирования и отношению к конкретной организации информационные ресурсы могут быть поделены на внутренние и внешние.

К внутренним ресурсам относится информация, которая создается в процессе функционирования организации и формируется специалистами различных ее подразделений (базовая финансовая информация, информация о производительности, о ключевых знаниях организации, о распределении ресурсов - капитала, труда и прочих). Здесь нельзя не отметить особую роль отчетных документов, в которых содержится совокупность управленческой, статистической и бухгалтерской

информации о деятельности организации за определенный период времени. Показатели, которые содержатся в отчетности, являются информационной базой для решения задач анализа, текущего планирования, прогнозирования и контроля состояния организации, а также для решения других задач.

Для комплексной оценки состояния организации и определения перспектив ее развития необходимо иметь также сведения о внешней среде - множестве существующих вне организации факторов и объектов, которые непосредственно с ней связаны, влияют или могут повлиять на ее деятельность - внешняя информация.