Информационные системы управления и экономики

Различают естественные и искусственные системы. Естественные - планетарная, водная, атмосферная, биологическая. Искусственные - производственные, энергетические, транспортные, информационные, финансовые и другие.

Система - это множество взаимосвязанных элементов или подсистем, которые сообща функционируют для достижения общих целей.

Подсистема - часть системы, которая может рассматриваться в качестве системы. Представление объекта в виде совокупности более мелких объектов или частей называется декомпозицией данного объекта (системы). Обратная операция, которая заключается в укрупненном представлении совокупности элементов как некоторой составной части объекта, называется агрегированием.

Всякая система характеризуется целью, границами, структурой, входом, выходом, прямой и обратной связью (рис. 5).

Управление - это целенаправленное воздействие на объект, в результате которого соответствующим образом меняется состояние этого объекта.

Система управления - это система, обеспечивающая функции управления конкретным объектом. Любая система управления предполагает наличие объекта и проектируется специально для этого объекта, представляющего собой техническую, организационную, экономическую, социальную или иную систему.

Поскольку управление представляет собой целенаправленное воздействие для изменения состояния объекта, необходимо иметь

информацию об исходном состоянии объекта, о результатах воздействия управления, а также о возможных последствиях управляющего воздействия в будущем. Любое управленческое решение всегда основано на информации, получаемой в результате измерений физических величин, определения и вычисления социальных и экономических показателей и других сведений из различного рода документов. Хорошо структурированная информация об объекте, процессе или явлении обеспечивает эффективный анализ и прогноз. Поэтому обязательной компонентой любой системы управления объектом является информационная система. В зависимости от сложности структуры объекта, выполняемых им задач, для построения и функционирования информационной системы используются различные информационные технологии.

Информационная система (ИС) - это совокупность взаимосвязанных элементов, представляющих собой информационные, кадровые и материальные ресурсы, а также процессы, которые обеспечивают сбор, обработку, преобразование, хранение и передачу информации в организации.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы (сбор, обработка, накопление, хранение, поиск и распространение информации). В данном определении акцентируется внимание на то, что информационные системы могут содержать компьютерные средства обработки информации, а могут и не содержать.

Информационная система понимается здесь как замкнутый контур, с прямой и обратной связью, в котором циркулируют управленческие документы в электронном и другом виде (рис. 6).

 

Далеко не вся информация в системе управления обрабатывается с помощью компьютеров. Существует и такая информация, формализовать которую не удается или вообще не следует. Поэтому информационные потоки от аппарата управления к объекту делятся на две части: те, которые обрабатываются с помощью компьютеров, и те, которые на них не обрабатываются. Таким образом, информационная система может быть автоматизирована как полностью, так и частично. Но в любом случае ядром и связующим звеном в информационной системе служит информационная технология.

Автоматизированная часть информационной системы состоит из следующих компонентов:

1) общесистемное ПО;

2) прикладное ПО;

3) технические средства;

4) информационные технологии;

5) данные;

6) персонал.

В соответствии с вышеизложенным, можно дать следующие определения информационной системы управления.

Информационная система управления (ИСУ) - это круг разнообразных ИС, обеспечивающих управленческому персоналу эффективное принятие решений по управляемому объекту.

Информационная система управления представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, поддерживающую работников различного ранга для реализации функции управления.

Принципиальным моментом определения информационной системы управления является обеспечение принятия решения с ее помощью. Информационные системы управления создаются на основе изучения технологии принятия решений с использованием методологии системного подхода. В качестве концептуальной базы может быть успешно использована модель принятия решений Г.Саймона. Фактически управление - это реализация принятого решения.

По Г.Саймону, процесс принятия решений имеет три стадии: информационную, проектную, а также стадию выбора. Отдельные стадии процесса могут многократно повторяться, если менеджер не будет удовлетворен собранной информацией или результатами ее обработки.

На информационной стадии исследуется среда, определяются события и условия, требующие принятия решений. Здесь обрабатываются и анализируются первичные данные, которые необходимо отыскать в базах данных и, после соответствующей обработки, проанализировать. Поэтому менеджерам необходимо владеть умениями по составлению незапланированных, ситуационных запросов, отыскивая нужную информацию. В программном обеспечении (ПО) имеются

соответствующие мощные средства систем управления базами данных (СУБД), а также необходимые пакеты прикладных программ для моделирования, математической обработки и анализа результатов.

На проектной стадии разрабатываются и оцениваются возможные направления деятельности (альтернативы). Здесь определяется возможность структурирования ситуации, требующей принятия решений.

Для структурируемых (программируемых) решений возможна предварительная детализация, позволяющая алгоритмизировать процесс решения. При вероятностном характере процесса решение определяется через вероятности возможных исходов.

Неструктурированные (непрограммируемые) решения возникают при невозможности предварительного описания большей части процедур принятия решения. Большинство реальных ситуаций зависит от случайных событий и неизвестных факторов. Некоторые процедуры могут быть предопределены, но этого недостаточно для автоматизированного получения конкретной рекомендации. В этом случае информационные технологии управления должны обеспечивать диалоговый режим работы, то есть интерактивные системы поддержки принятия решений и экспертные системы, которые менеджер может использовать в зависимости от ситуации.

На стадии выбора обосновывают и отбирают определенную альтернативу, организуя мониторинг ее реализации. Здесь ИС облегчают выбор правильного направления деятельности и обеспечивают обратную связь для контроля над выполнением решения. При этом предполагается, что на первых этапах собрана необходимая информация, на ее основе разработан ряд альтернативных вариантов. Обратная связь используется для корректировки получаемых результатов, поскольку оптимальное решение практически не может быть выбрано на первом шаге из-за реальных ограничений по времени и ресурсам. Для принятия решения в групповом режиме используется соответствующая компьютерная поддержка, то есть специальные информационные технологии типа систем поддержки групповых решений, электронные совещания, телеконференции, электронные доски объявлений.

Информационные требования непосредственно зависят от конкретного уровня управления: стратегического, тактического, оперативного - в соответствии с функциями высшего, среднего и оперативного персонала. Структурированные решения обычно принимаются на оперативном уровне, на тактическом уровне принимаются полуструктурированные, а на стратегическом - неструктурированные. Чем выше уровень управления, тем больше неструктурированных решений, поэтому средства и методы формирования информации не одинаковы для всех уровней.

На стратегическом уровне требуются итоговые нерегламентированные отчеты, прогнозы и внешняя информация для разработки генеральной стратегии. На оперативном уровне требуются регулярные внутренние отчеты с детальным сравнением базисных и текущих показателей, помогающих отслеживать текущие операции. Таким образом, информационные системы должны отвечать требованиям соответствующих уровней и предоставлять им любую нужную информацию.

Менеджмент (управление) традиционно описывается как процесс руководства, включающий управленческие функции: планирование, организацию, управление персоналом, руководство (мотивацию) и контроль. ИС обеспечивают менеджера данными для выполнения всех функций управления.

Для планирования ИС предоставляются данные и модели планирования, информация о внутреннем состоянии и внешнем окружении. Для поддержки функции планирования необходимо наличие

телекоммуникаций, специальных проблемно-ориентированных пакетов прикладных программ или универсальных модулей офисных систем с электронными таблицами и СУБД. Программные средства должны обеспечивать методы анализа "что, если", корреляционный и регрессионный анализ, обработку статистических данных, средства анализа и прогнозирования на основе трендов, средства оптимизации.

В управлении персоналом, наиболее эффективными являются информационные системы (модули ИС) на основе СУБД, которые должны иметь соответствующую информационно-логическую структуру и позволять мониторинг карьеры и профессионального роста отдельных сотрудников, позволяя обрабатывать результаты тестирования при периодической аттестации кадрового состава организации. Использование ИТ предоставляет возможность автоматизации профессиональной деятельности.

Для руководства организацией, кроме электронной почты, имеются различные пакеты для поддержки документооборота и самоменеджмента, а также мультимедийные средства коллективного общения.

При осуществлении контроля без ИС практически невозможно разработать адекватную реакцию на отклонение от прогнозируемых результатов деятельности и вносить коррективы в работу организации, поэтому при внедрении ИС организации обеспечение функций контроля производится в первую очередь.