Оформлення результатів експертизи

Оформлення результатів - це один із найбільш відповідальних етапів, у якому роблять підсумки всієї раніше проведеної роботи. Метою цього етапу є аналіз і оцінка одержаних результатів, а також їхнє документальне оформлення. Недостатність, недостовірність результатів і нечіткість їхньої аргументації можуть призвести до сумнівів щодо правильності проведення експертної оцінки. Результати експертизи можуть бути оформлені як акт експертизи чи як протокол дегустації, або в іншій формі відповідно до записів, зроблених експертом у робочому зошиті під час проведення експертизи. Акт експертизи складається на бланках єдиної форми (див. дод. 3) з додатком (див. дод. 4) або на бланках Палати у довільній формі. Бланки актів експертиз повинні мати захисну сітку-гільйош, яка зробить видимими будь-які виправлення або підробки, та захистить документ від фальсифікації. Кожна Палата самостійно, враховуючи специфіку роботи своїх експертних підрозділів, розробляє та затверджує наказом Акти експертизи довільної форми.

Примірник акта-оригіналу експертизи має бути складений експертом власноручно або надрукований чітко, без виправлень та скорочень (за винятком загальноприйнятих).

За згодою із замовником акт експертизи може бути складено українською, російською мовами, або будь-якою іншою мовою.

Можливе також оформлення актів експертизи довільної форми, яка вибирається експертом, але в акті мають бути вказані всі необхідні дані про асортиментну, кількісну та якісну характеристики об'єкта експертизи. Ці дані мають бути такими, що перевіряються, тобто при призначенні повторної експертизи вони повинні бути підтверджені, зважаючи на певні відхилення.

Акт експертизи або висновок повинні складатися з трьох основних частин:

1. загальної (протокольної);

2. констатуючої;

3. заключної.

Для кожної частини характерний конкретний перелік відомостей, які визначаються метою експертизи. Перелік відомостей, які мають бути в акті експертизи, даний в табл. 1.1.

Таблиця 1.1 -Відомості, що є в акті експертизи (якісної чи кількісної)

Частина акта	Відомості в акті
Загальна (протокольна)	Номер акта експертизи, дата та місце складання акта Прізвище, ім'я, по батькові (ПІБ) експерта, посади представників сторін, які беруть участь в експертизі Кількість оцінюваного товару. Найменування товару (товарів) Номери та дата пред'явлених експерту товаросупровідних документів Найменування постачальника чи відправника Стан пред'явленого товару (наявність чи відсутність упаковки).
Констатуюча	Документи для експертизи Методи експертної оцінки Дати (та години) проведення експертної оцінки Кількісна характеристика товару Якість товару: градації, дефекти Інші результати експертної оцінки Підписи експерта та представників організацій, які брали участь в експертизі
Заключна	Висновок експерта з аналізом та оцінкою одержаних результатів Підпис експерта чи групи експертів Додатки

Результати експертиз декількох партій товару, проведених по одному наряду в одного замовника, експерт оформляє окремими актами. У пунктах загальної (протокольної) частини акта експерт зазначає відомості, згідно з найменуванням пункту.- За відсутності необхідних даних по конкретному пункту він не заповнюється, про що в констатуючій частині акта робиться відповідний запис.

У констатуючій частині акта експертизи слід зазначити: описаний хід вивчення пред'явлених документів; аргументовано викладені методи та фактично встановлені результати експертизи (огляду та/чи дослідження об'єкта експертизи, зроблених розрахунків (обчислень) тощо; поставлені дати, а за необхідності і години (наприклад, при експертизі свіжих овочів та фруктів, пило - і лісоматеріалів) початку та закінчення експертної оцінки (перевірки) товару.

Констатуюча частина підписується експертами та представниками організацій, які беруть участь у проведенні експертизи. При незгоді останніх із змістом цієї частини вони повинні підписати його, посилаючись на особливу думку, яку викладено письмово і додано акта експертизи. У випадку відмови представників підписувати та зазначити особливу думку експерт має право оформити акт експертизи без їхніх підписів, зробивши при цьому відповідний запис в акті.

Загальну та констатуючу частини експертизи перевіряють представники зацікавлених сторін, які присутні при експертизі. Якщо при перевірці вони знайдуть помилки чи неточності, то мають право вимагати від експерта їхнього виправлення.

Надалі експерт не має права вносити зміни без згоди цих осіб у загальну та констатуючу частини.

Висновок за результатами експертизи експерт оформляє самостійно. При цьому зацікавлені сторони не повинні бути присутні, щоб не впливати на об'єктивність експерта. До висновку висуваються такі вимоги: об'єктивність, достовірність та обґрунтованість. Експерт повинен проаналізувати та об'єктивно оцінити результати експертизи, аргументувати дану оцінку, що і обумовлює достовірність висновків. У висновку експерт повинен відповісти на поставлені питання, сформулювати висновки.

При оформленні висновку експерт повинен вказати найменування документів, дату та номер їхнього затвердження, якщо під час експертизи ці документи були використані. У завершенні враховуються як результати проведених експертом досліджень, так і результати, одержані в дослідній лабораторії. При цьому експерт повинен перевірити достовірність результатів досліджень шляхом установлення наявності у дослідній лабораторії акредитації в конкретній сфері, а також проведення лабораторних досліджень арбітражними чи іншими прийнятими методами.Протокол досліджень, якщо вони проводились, є невід'ємною частиною акта експертизи. Якщо протокол досліджень оформлений неправильно чи порушена методика, то експерт має право зробити запит у дослідній лабораторії на відомості, що його цікавлять.

Експерт має право відхилити результати досліджень як неправильні, якщо дані лабораторії не задовольнятимуть його. У такому випадку або відбираються нові зразки, якщо це можливо, і віддаються на повторне дослідження, або в акті експертизи зазначаються причини, за яких неможливо здійснити дані лабораторні дослідження.

Підписується висновок тільки експертом чи групою експертів, які проводили експертизу. Зацікавлені сторони акт експертизи не підписують, бо інакше оформлений акт буде регламентований не як акт експертизи, а як акт комісії. Це пояснюється сутністю експертизи як оцінки, що дається незалежними суб'єктами. Типова помилка недосвідчених експертів полягає у тому, що вони пишуть висновок в присутності та за участю зацікавлених сторін, дають підписувати їм акт. Варто врахувати (зважити), що зацікавлені сторони можуть підписувати лише загальну та констатуючу частини акта на підтвердження згоди щодо вказаних в акті відомостей. Експерт не має права ознайомлювати спірні сторони із висновком до реєстрації акта у вищестоящій організації. Це необхідно для уникнення тиску на експерта зацікавлених сторін.

До акта додаються акти відбору зразків, протоколи досліджень, за необхідності фотографії (наприклад, дефектів товарів), розрахунки, експлуатаційні документи, контрольні зразки з характерними дефектами, копії документів про виклик постачальника та інші документи, які підтверджують достовірність проведення експертизи.

Експерт складає за результатами експертизи один чи декілька актів. Підставою для складання декількох актів є:

- оцінка товарів від різних виробників чи постачальників (відправників);

- наявність технологічних дефектів у різних товарних партіях.

Акти складаються окремо на кожну партію. При виявленні замовником дефектів складається один спільний акт.

Оформлений експертом акт (або акти) направляються в експертну організацію для реєстрації не пізніше наступного дня після цього оформлення.Після реєстрації акта виправлення помилок, виявлених експертом чи зацікавленими сторонами, допускається лише з дозволу керівництва експертної організації.Підставою для такого дозволу є письмове повідомлення організації, яка виявила помилку, чи письмова заява експерта.

У цих документах повинна бути наведена аргументація причин, що спричиняють необхідність внесення змін та доповнень. Самовільне виправлення в зареєстрованих актах не допускається.

Оформлений акт відбору проб див. додаток А. - акт експертизи див. додаток В.