Тема. Классификация и виды документов. Унификация документов

Краткая теоретическая часть

Что такое классификация документов?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Дополните классификацию:

Административная система документирования по видам документов делится на:

организационно-распорядительную (ОРД) –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

справочно-информационную –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

по личному составу –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заполните таблицу:

Общая схема классификации документов

По видам
По форме
По содержанию
По происхождению
По месту происхождения
По срокам хранения
По гласности
По средствам фиксации
По стадиям
По срочности

Вариант 1.

Выполните практические задания по оформлению реквизитов документов, используя предложенные ниже элементы:

Адрес организации: 121000, Москва, ул.Краснопресненская, д. 15

Название организации: ОАО «Сталкер»

А) адресующую часть на имя руководителя учреждения (генеральный директор И.С.Круглов);

Б) адресующую часть на имя должностного лица (инспектор отдела кадров М.И.Потапов);

В) гриф утверждения документа руководителем учреждения;

Г) гриф согласования документа (ректором финансовой академии при Правительстве Российской Федерации).

Вариант 2.

Выполните практические задания по оформлению реквизитов документов, используя предложенные ниже элементы:

Адрес организации: 301264, Липки, Киреевский район, ул. Садовая, д. 5, кв.12

Название организации: ОАО «Северные регионы»

А) адресующую часть на имя руководителя учреждения (генеральный директор В.А.Лагунину);

Б) адресующую часть на имя должностного лица (главному бухгалтеру В.М.Кочетову);

В) адресование документа физическому лицу (О.П.Образцову);

Г) гриф утверждения документа президентом предприятия;

Д) гриф утверждения документа решения общего собрания акционеров;

Е) подписание документа несколькими должностными лицами (директор и главный бухгалтер);

Ж) гриф согласования письма.

Задания для самостоятельной работы

1. Изучить требования действующих нормативных документов к органи­зации, структуре и функциям службы делопроизводства: Изучить ГСДОУ. При этом основное внимание обратить на статус службы, состав ее функций, формулировку прав и ответственности. Сделать письменный вывод о развитии требований к задачам службы делопроизводства, уяснить степень регламентации организационных основ службы.

2. Проанализировать организацию службы делопроизводства в условной организации и выявить ее особенности: Изучить описание организации и технологии документационного обеспечения управления в условной организации, выяснить особенности организации делопроизводственной службы, ее несоответствие требова­ниям нормативных документов по статусу, подчиненности, наименова­ниям структурных частей, их составу. Аргументировать ответ.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите структурные части службы делопроизводства в органи­зациях различных уровней управления.

2. Перечислите действующие нормативные документы, регламентирующие задачи и функции делопроизводства. Чем они отличаются? Охарактеризуйте формы организации ДОУ в учреждениях.

3. Перечислите задачи службы ДОУ.

4. Назовите функции службы ДОУ.

5. Перечислите состав категорий руководителей, возглавляющих службу ДОУ, специалистов, технических исполнителей и назовите их функции.

6. Какие локальные нормативные документы регламентируют деятельность службы ДОУ?

7. Чем руководствуются при разработке должностных инструкций?

8. Перечислите основные факторы, влияющие на численность работников службы ДОУ?

9. Охарактеризуйте «нормативы времени».

10. Назовите требования к структуре и составу информации Положения о службе делопроизводства, к должностной инструкции.