Письмо Департамента налоговой И таможенно-тарифной политики минфина России от 05. 02. 2010 Г. № 03-03-05/18 «о документальном подтверждении расходов на проезд работника к месту командировки И обратно»

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо № 5.10.2-22/1087.

По вопросу учета в целях налогообложения прибыли расходов на проезд работника к месту командировки и обратно в случае, если проездной билет утерян, сообщаем, что согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ).
В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу, выступает подлинник проездного документа.

Учитывая то, что пункт 1 статьи 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, считаем, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его может заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.
Пунктом 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к маршрут/квитанции, оформленной не на бланке строгой отчетности, должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.

Таким образом, при приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, - электронной маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) для поездок на территории Российской Федерации и за рубеж подтверждающими документами являются в части:

а) произведенных расходов по оплате:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;
б) факта произведенной перевозки:

- распечатка электронного документа - электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Электронный авиабилет оформляется не на бланке строгой отчетности и в случае его утраты восстанавливается путем повторной распечатки.

Что касается вопроса признания компенсационными выплатами, освобождаемыми от налогообложения налогом на доходы физических лиц, сумм возмещения расходов по проезду федеральных государственных гражданских служащих к месту командирования и обратно в случае потери билетов, сообщаем следующее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

В случае потери подлинников проездных документов, могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Директор Департамента И.В. Трунин

 

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 01.04.2010 г. № 03-03-06/1/211 «О налогообложении компенсаций расходов на питание работников с разъездным характером работы».

Вопрос: Наша организация исполняет обязанности торгового представительства бельгийского концерна - производителя ограждений, в задачи наших торговых представителей входит предоставление (презентация) продукции, поиск заинтересованных лиц, т.е. посещение строительных объектов и организаций на подведомственной им территории (области, регионе).

Внутренним распорядком предприятия, за разъездной характер работ предусмотрена компенсация руководителю, также исполняющему обязанности торгового агента, путем фактической оплаты расходов на питание, не превышающих сумму лимита.

Просим разъяснить порядок отнесения данных затрат по питанию сотрудников в целях налогообложения по налогу на прибыль.

Относятся ли данные выплаты в базу по налогообложению НДФЛ сотрудника?
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо от 28.01.2010 г. N 6 и по вопросу, относящемуся к своей компетенции, сообщает следующее.
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

При этом ТК РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации согласно ст. 129 разд. VI "Оплата и нормирование труда" ТК РФ являются элементами оплаты труда.

Второй вид компенсаций определен в статье 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Учитывая изложенное, возмещение работникам расходов в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации.

Заместитель директора Департамента С.В. Разгулин

Письмо Федеральной налоговой службы РФ от 21.05.2010 г. № ШС-37-3/2199 «О порядке учета в целях налогообложения прибыли стоимости проезда работника в командировку»

В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Пункт 2 статьи 786 Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает, что заключение договора перевозки пассажира удостоверятся билетом. Форма билета устанавливается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. На основании изложенного, для целей налогообложения прибыли расходы работодателя по оплате стоимости проезда работника к месту командировки и обратно следует учитывать в суммах, подтвержденных проездным документом (билетом). При направлении работника организации в служебную командировку на личном автомобиле следует учитывать следующее. Если личный автомобиль используется в служебных целях, то согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей могут быть учтены в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Действительный государственный советник РФ 2-го класса С.Н.ШУЛЬГИН

8.6. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 16.10.2009 г. № 03-03-06/1/666 «О документальном подтверждении расходов по оплате проживания командированного сотрудника в гостинице, если такая оплата была осуществлена платежной картой»

 

Вопрос: ООО на основании договора-поручения принимает денежные средства в оплату услуг гостиниц посредством платежной системы Киберплат с кредитных карточек физических лиц. Поступившие денежные средства перечисляются платежной системой Киберплат на расчетный счет ООО. По истечении отчетного периода ООО перечисляет выручку гостинице-принципалу.

Проживающий в гостинице получает на руки документ, подтверждающий факт проживания в данной гостинице и стоимость проживания, а также ему выдается гостиницей справка о том, что оплата услуг гостиницы произведена с кредитной карты через систему Киберплат. Справка об оплате содержит следующие реквизиты: номер транзакции, сумму платежа, дату платежа, имя владельца кредитной карты, последние 4 цифры номера кредитной карты, тип карты (Visa, MasterCard).

Кроме того, владелец кредитной карты может получить в банке-эмитенте выписку со счета кредитной карты, где указываются следующие реквизиты: сумма, перечисленная с кредитной карты, дата и время платежа, номер транзакции.

В случае оплаты услуг гостиницы командированным сотрудником организации являются ли справка об оплате и выписка со счета кредитной карты документами, достаточными для подтверждения произведенных расходов в целях уплаты налогов?

 

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо по вопросу документального подтверждения расходов по оплате проживания командированного сотрудника в гостинице, если такая оплата была осуществлена платежной картой, и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение), установлен порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.

На бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам (пункт 2 Положения).

Положением установлен перечень обязательных реквизитов, которые должны содержать в себе указанные документы (пункт 3 Положения), а также иные требования к ним.

Таким образом, документ, подтверждающий оплату за проживание в гостинице, осуществленную с помощью платежной карты, оформленный с нарушениями требований Положения, не подтверждает расходы в целях налогообложения прибыли.

 

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин

 

8.7. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 14.09.2009 г. № 03-03-05/169 «О документальном подтверждении расходов на командировки»

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики в связи с вашим письмом по вопросу документального подтверждения расходов на командировки в целях налогообложения прибыли сообщает следующее.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным статьей 252 Кодекса, и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (при выдаче таких документов в соответствии с законодательством Российской Федерации).

Статьями 313 и 314 Кодекса установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания расходов на командировки согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Кодекса является дата утверждения авансового отчета.

Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:

- командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10). Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы Российской Федерации (кроме поездок в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории Российской Федерации и в указанные государства - участники СНГ заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;

- о найме жилого помещения;

- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

- об иных расходах, связанных с командировкой.

Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией - продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а) и служебное задание (форма N Т-10а), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации, и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным.

 

Директор Департамента

И.В. Трунин