Основные типы документов в Word

• Печатные документы создаются и распечатываются на одном рабочем листе или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме.

• Электронные документы в формате текстового процессора Word передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. Заказчик его может дорабатывать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей).

• Web-документы для работы в Интернете. Наиболее широк выбор средств форматирования и управление цветом.

 

Приёмы работы с текстами в процессоре Word

К базовым приемам работы с текстами относятся:

• создание документа;

• ввод текста;

• редактирование текста;

• рецензирование текста;

• форматирование текста;

• сохранение документа;

• печать документа.

Word позволяет создавать непосредственно документы с расширением *.doc и специальный документ – шаблон – с расширением *.dot. Шаблоны могут содержать в себе стандартный текст или графику, особое форматирование и все то, что часто встречается в повседневной жизни, таких как письма, меморандумы, титульные, листы факсов, бюллетенях, календарях. Пользователь имеет возможность создавать собственные шаблоны, например, бланки с логотипами, заготовки договоров, приглашений и т.д.

 

Правила ввода текста

1. Между словами ставится только один пробел.

2. Перед знаками препинания пробелы ставить не нужно, после знака - обязательно.

3. Слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами.

4. Перед и после тире нужно ставить пробелы.

5. Дефисы ставятся без пробелов.

6. Нельзя использовать пустой абзац в качестве средства для отступа следующего абзаца, так как это приводит к негибкому форматированию. Для таких целей нужно использовать Формат -> Абзац -> установить отступы и интервалы.

7. Нельзя использовать знак табуляции и, тем более, несколько пробелов для обозначения красной строки.

8. При использовании заголовков одинаковые по смыслу и логическому назначению элементы одного документа выделять одинаковым образом.

9. В названии заголовка в конце предложения точка не ставится. Если в названии заголовка два предложения, то в конце первого предложения тока ставится, а в конце второго – нет.

10. Не допускаются переносы в названии заголовка.

 

Панели инструментов Word

1. Стандартная – элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением.

2. Форматирование – элементы управления форматированием документа.

3. Visual Basic – доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web-сценариев, а также к настройке средств обеспечения безопасности при запуске макросов.

4. Word-Art – для создания художественных заголовков.

5. Автотекст – средство быстрого доступа к настройке функции автотекста.

6. База данных – элементы управления, характерные для работы с БД (сортировка, поиск и пр.).

7. Вэб-компоненты – комплект готовых компонентов для создания элементов управления Web-страницы или электронной формы.

8. Вэб-узел – элементы управления для навигации в Web-структурах данных.

9. Настройка изображения – элементы управления для основных функций настройки растровых изображений.

10. Рамки – элементы управления для создания фреймов (не путать с рамками, создаваемыми с помощью панели Таблицы и границы). Существует два типа фреймов. Фреймы в электронных документах - особые прямоугольные области, предназначенные для вывода нескольких Web-документов в рамках одной Web-страницы. Фреймы в печатных документах - это, например, колонтитулы.

11. Рецензирование – для проведения редактирования и комментирования документов без искажения исходного текста.

12. Рисование – для выполнения простейших чертежно-графических работ.

13. Слияние - для работы с документами слияния, содержащими постоянную и переменную части.

14. Статистика – позволяет получить информацию об объеме документа.

15. Структура – инструменты для работы с логической структурой документа. Позволяет управлять заголовками и порядком следования логических частей текста.

16. Таблицы и границы – для создания таблиц и оформления текстовых блоков рамками.

17. Формы – для разработки стандартных форм.

18. Элементы управления – набор готовых компонентов ActiveX для создания элементов управления Web-страниц и Web-форм.

 

Режимы просмотра документа

Их устанавливаются в меню Вид или кнопками в левом нижнем углу документа.

• Обычный режим используют, например, при исправлении сносок. Представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления. Удобен на ранних этапах разработки документа.

• Режим электронного документа используют при работе с документом как с web-страницей.

• Режим разметки используют при форматировании текста, вставке рисунков и подготовке текста к печати. Удобен при форматировании текста.

• Режим структуры используют, работая со стилями в большом документе, например, в книге.

• Режим Web-документа экранное представление документа не совпадает с печатным. В этом режиме разрабатываются электронные публикации.

• Предварительный просмотр – документ представлен в специальном окне для просмотра перед печатью.

 

Расширенный буфер обмена

Существует стандартный и расширенный буфер обмена. Удобно пользоваться расширенным буфером обмена при компиляции документа путем использования фрагментов текста, взятых из разных источников.