Тема 6. Электронные таблицы: назначение, функции и использование. MS Excel

 

При подготовке к практическим занятиям по этой теме необходимо уяснить назначение электронных таблиц, их основные и дополнительные возможности, и лишь затем приступить к изучению средств конкретной электронной таблицы Excel. Студенту следует обратить внимание на ос­новные структурные элементы: книга, лист, столбец, строка, ячейка, диа­пазон ячеек. Ключевым понятием является ссылка на ячейку (ее адрес). Важно понимать различие между абсолютной и относительной ссылка­ми, обратить внимание на структуру полной ссылки на ячейку с целью организации связей между ячейками разных книг и/или листов.

Затем необходимо обратить внимание на понятие формата ячейки, столбца и строки и определить средства и порядок их использования для их установки. Особое внимание следует обратить на формат числовых данных и установку ширины ячейки (столбца), в которой размещается ре­зультат вычисления.

Особое внимание следует обратить на организацию вычислений, пра­вила записи формул, использование в них абсолютных и относительных ссылок на ячейки. Определить, какие операции и функции допустимо ис­пользовать в формулах. Ключевыми моментами при организации вычис­лений являются вопросы о «распространении» формулы, способы ее рас­пространения и порядок изменения абсолютных и относительных ссылок.

Средства построения диаграмм на основе числовых данных позволяют наглядно «увидеть» результаты вычислений, а также динамику и тенден­ции изменения данных относительно некоторого параметра. При освоении средств построения диаграмм (мастер диаграмм) необходимо обра­тить внимание на порядок построения диаграммы, в частности, на выде­ление области данных и области «осевых» параметров и надписей. Следу­ет также уделить внимание средствам редактирования и форматирования диаграмм и порядку их использования.

При освоении средств организации и обработки списков средствами электронных таблиц следует, прежде всего, обратить внимание на струк­туру списка, на расположение списка на листе. Усвоить, какие средства и как следует использовать для обработки списков: упорядочение, подведе­ние итогов, отбор данных по критерию. При этом ключевым вопросом является формирование критерия в виде логического выражения: слож­ность логического выражения, его структура при использовании расши­ренного фильтра и автофильтра. Следует также обратить внимание на расположение результатов отбора на листе(ах) и их сохранение.

 

Тема 7. Системы управления базами данных: назначение, функции
и использование. MS Access

При изучении этой темы необходимо усвоить, что такое база данных и ее информационная модель. Особое внимание следует уделить реляционной модели базы данных. Понимание этой модели невозможно без освоения таких математических понятий как множество и отношение, основных операций на множествах.

Необходимо уяснить назначение, функции и средства систем управления базами данных как программных средств для создания, ведения и обработки баз данных.

Далее следует сосредоточить свое внимание на изучении основных средств СУБД Access, ее объектах и, прежде всего, на основном средстве создания объектов — конструкторе. Необходимо уяснить, что любая база данных в Access – это совокупность взаимосвязанных таблиц, каждя из которых предназначена для хранения описаний однородных объектов. Следует обратить особое внимание на виды связей между таблицами и проблему обеспечения целостности данных.

Надо определить порядок использования средств создания базы данных, в частности определить порядок описания полей: тип, размер, формат и другие, и задания ключевого поля. Следует обратить внимание на индексирование (упорядочение) данных по значению поля, при этом следует иметь в виду, что по ключевому полю данные упорядочиваются автоматически.

Следующим этапом изучения СУБД является освоение средств изменения структуры базы данных. При этом особое внимание следует уделить ситуациям, связанным с потерей информации.

Далее следует обратить внимание на порядок ввода, пополнения и коррекции данных в базе. Здесь ключевым моментом является вопрос поиска объекта по ключу.

Самое пристальное внимание следует уделить вопросам обработки данных в базе и, в первую очередь, вопросам отбора данных по определенному правилу (критерию). Здесь ключевым вопросом является формирование критерия в виде логического выражения. Поэтому необходимо усвоить такие понятие математической логики, как логическая переменная, логические операции, структура логического выражения. При формировании запроса следует обращать внимание на вид представления результатов: список отобранных данных или результаты вычислений значений групповых функций. В последнем случае необходимо правильно выбрать групповые функции и функции группировки (разбиение совокупности отобранных данных по значению какого-либо поля).

Особое внимание следует уделить «вычислению» значений определяемых полей, значение которых зависит, как правило, от значения других полей. В связи с этим следует четко определить порядок формирования запроса на обновление.

Поскольку, как правило, база данных Access – это совокупность связанных между собой таблиц, следует уяснить назначение связи между таблицами, когда и какой вид связи следует использовать. Особое внимание следует уделить обеспечению целостности данных.

Особое внимание следует обратить на объект – форму, как средство обеспечения наглядности отображения данных. Следует изучит виды форм и средства их создания.