Создание базы данных в среде Microsoft Access.

Microsoft Access обеспечивает ввод, хранение, сопровождение данных и получение из совокупности информации нужных сведений.

G:\Lr\morgward\Access\

Объекты базы данных Microsoft Access:

1. Таблицы – центральный объект базы данных, предназначенный для хранения информации.

2. Формы – используется для работы с индивидуальными записями из таблиц баз данных.

3. Отчеты – средства преобразования данных из виртуальной электронной формы в документ с итоговыми расчетами, выводимый на печать.

4. Запросы – позволяет извлекать из таблиц базы сведения, соответствующие определенному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления и удаления записей из таблицы, выполнять вычисления, основываясь на данных в таблицах.

5. Модули – представляют собой процедуру или функцию, написанные на языке visual Basic for Application. Процедуры используются для проведения сложных вычислений.

6. Макросы – позволяют автоматизировать повторяющиеся операции.

Вся эта совокупность сохраняется в одном файле базы данных, имеющем расширение (.mdb).

Создание новой таблицы в режиме конструктор:

1. Вводить имена полей.

При создании таблицы Имя назначается с учетом ограничений:

1) Имя должно быть уникальным и содержать не более 64 символов

2) Может включать любую комбинацию букв, цифр и пробелов (кроме.!’[]).

3) Всегда должно начинаться с символа.

2. Выбрать тип данных. Выбор типа поля оказывает влияние на выполняемый при вводе контроль правильности данных.

Если для полей существует ограниченный набор данных (небольшой список значений), то используют поле подстановок.

Свойства полей:

Для числового поля во вкладке ОБЩИЕ устанавливаются размер и формат поля. Эти свойства влияют на представление числа в ячейке. Число 5558,5537 будет представлено как 5558,554 (1 байт-2 символа) - одинарное с плавающей точкой.

Определение ключа таблицы.

Каждая реляционная таблица имеет ключ для установления связей с другими таблицами.

По ключу система автоматически выполняет индексирование, проверяет уникальность значения ключа при вводе новых записей.

Ключ определяется при описании таблицы:

1. Автоматически программой.

2. Принудительно пользователем.

При автоматическом определении ключа после сохранения таблицы появится запрос на создание ключевого поля (подтвердить команду).

Access автоматически создает код – поле типа счетчик.

В данном варианте автоматически появляются числа – номера записей.

Связывание таблиц.

После создания и модификации таблиц обеспечивают их связанность.

Связь задается:

1. Главное меню Сервис – Схема данных.

2. Пиктограмма в панели инструментов.

В схему добавляют таблицы, между которыми определяется связь.

Добавить в схему новую таблицу можно, используя пиктограмму в панели инструментов.

Для установления связи при нажатой левой клавиши мыши значок поля связи в главной таблице перетаскиваются на соответствующее поле в подчиненной таблице.

Каскадное обновление связанных полей – при изменении первичного ключа в главной таблице соответствующие поля в подчиненной таблице автоматически изменяются.

Каскадное удаление связанных записей – при удалении записи из одной таблицы будут ликвидированы все записи из других таблиц, относящихся к этой теме.

Типы связей:

1. 1:1 один-к-одному – все поля связи являются ключевыми обеспечиваются взаимно-однозначное соответствие записей главной и подчиненной таблиц.

2. 1:М один-ко-многим – одной записи главной таблицы соответствует несколько записей подчиненной таблицы.

3. М:1 многие-к-одному.

4. М:М многие-ко-многим.

Данные просматриваются и корректируются во всех связанных таблицах.

Окна взаимосвязанных таблиц открываются одновременно, каскадом, при раскрытии группы.

Работа с фильтрами.

Включение фильтра оставляет в таблице только данные, соответствующие условиям фильтрации.

Порядок включения фильтра:

1. Открыть таблицу базы данных.

2. В меню Записи выбрать команду Фильтр – Изменить фильтр.

Задать в нужных полях условия фильтрации, используя операторы сравнения.

Включение расширенного фильтра выводит бланк фильтра, где появляется дополнительная строка Сортировка. Выбирается тип сортировки для любого поля таблицы.