Добавление записи с помощью кнопки «новый»

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.

1. В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных.
2. После открытия стартовой формы нажмите кнопку для добавления новой записи.

Например, в форме «Список контактов» нажмите кнопку Новый контакт. Откроется форма «Сведения о контактах».

1. Заполните форму. Введите данные в каждое поля, используя клавишу TAB для перемещения к следующему полю, а сочетание клавиш SHIFT+TAB — для перемещения к предыдущему.

Примечание. Чтобы начать новую строку в поле, поддерживающем более одной строки текста, например в текстовом поле или поле МЕМО, нажмите клавиши CTRL+ВВОД. Если необходимо больше пространства для редактирования, можно открыть диалоговое окно Масштаб. Для открытия окна Масштаб выберите поле, которое требуется изменить. Убедитесь, что курсор находится внутри поля, а поле выделено. Затем нажмите клавиши SHIFT+F2.

1. По окончании ввода записей нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить данные, или, если требуется добавить дополнительные записи, нажмите кнопку Сохранить и создать, если она доступна.

Если используется форма «Список контактов», можно добавить новую запись с помощью нажатия кнопки Добавить из Outlook и выбора записи из адресной книги Microsoft Office Outlook 2007.

Добавление записи с помощью кнопки Добавить из приложения Outlook

В некоторых шаблонах имеется кнопка Добавить из Outlook, позволяющая добавлять записи из адресной книги приложения Office Outlook 2007. Обратите внимание на то, что эта кнопка является особенностью некоторых шаблонов и не представлена по умолчанию при создании новой формы или таблицы.

1. Нажмите кнопку Добавить из Outlook.
2. Если откроется диалоговое окно Выбор конфигурации, выберите имя конфигурации в поле Имя конфигурации, а затем нажмите кнопку ОК.
3. В диалоговом окне Выбор имен для добавления дважды щелкните имена, которые требуется добавить, а затем нажмите кнопку ОК.

Имена будут добавлены в форму.

Вставка новых данных в поле

1. Выделите поле (или перейдите к полю с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками, после чего нажмите клавишу F2).
2. Поместите курсор в том месте, с которого требуется вводить данные.
3. Введите нужный текст. Если при вводе текста допущена ошибка, нажмите клавишу BACKSPACE.

При перемещении на другую запись или при закрытии формы или таблицы Access сохраняет все изменения.

Удаление записи

При удалении записи данные безвозвратно удаляются из таблицы. Таким образом, следует удостовериться, что запись требуется удалить. Если необходимо удалить только некоторые данные, но не всю запись, выделите данные, которые необходимо удалить, и нажмите клавишу DELETE.

Удаление записи

1. Выделите запись или записи, которые необходимо удалить.

Чтобы выделить запись, щелкните область выделения записей, расположенную рядом с записью.

Чтобы расширить или уменьшить выделение перетащите область выделения записей (если она доступна) либо нажмите клавиши SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ или SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ.

1. Нажмите клавишу DEL.

-или-

На вкладке Начальная страница в группе Записи щелкните Удалить.

Дополнительные сведения об удалении записей см. в статье Удаление одной или нескольких записей из базы данных.

Билет 54. Назначение и создание объектов СУБД MS Access: формы.

Способы создания форм:

 Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

 Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

 Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

 Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

 Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

 Автоформа: сводная таблица

 Автоформа: сводная диаграмма

 Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

 Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)

Алгоритм создания форм следующий:

 Открыть окно БД

 В окне БД выбрать вкладку Формы

 Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

 В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

 Щелкнуть на кнопке ОК