Создание формы с помощью Конструктора

Для создания формы Студенты необходимо выполнить следующие действия:
1. Запустить программу Microsoft Access и открыть БД
2. В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы (например, Студент). Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится окно Форма 1.

3. Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню Вид / Список полей.
4. Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей)
5. Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу
6. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

 Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.

 Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.

 Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

 Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.

 Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.

 Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка / Удалить.

7. Сохранить форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрать режим сохранения «в текущей базе данных», затем щелчок по кнопке ОК.
8. Просмотреть форму в режиме Конструктора, выполнив щелчок по кнопке Открыть.
9. Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл — Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить.

Билет 55. Запросы на выборку и обновление (расчеты) в СУБД MS Access (бланк запроса).

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

• выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;
• включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;
• произвести вычисления в каждой из полученных записей;
• сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых функций;
• произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;
• создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;
• удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;
• добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

В Access может быть создано несколько видов запроса:

• Запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса.
• Запрос на создание таблицы — основан на запросе выборки, но в отличие от него результат запроса сохраняется в новой таблице.
• Запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Окно запроса

Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить.

Запрос на создание таблицы

Запрос на создание таблицы используется для сохранения результата запроса. Этот запрос основан на запросе на выборку, но в отличие от него сохраняет таблицу с результатами запроса. Необходимость в запросе на создание таблицы возникает при построении запроса на обновление полей таблицы с использованием операций группировки данных. В этом случае кроме обновляемой таблицы требуется таблица — источник данных.

Рассмотрим пример запроса на создание таблицы, содержащей данные о количестве студентов в группах.

Создадим запрос на выборку в режиме конструктора как показано на рисунке:

На панели инструментов нажмем кнопку Групповые операции — в бланк запроса будет добавлена соответствующая строка. Заменим слово Группировка в столбце НС на функцию Count. Сохраним запрос под именем Число студентов в группах. При открытии запрос на выборку должен иметь следующий вид:

 

Преобразуем запрос на выборку в запрос на создание таблицы. Для этого в режиме конструктора выберем меню Запрос/Создание таблицы. В окне Создание таблицы введем имя таблицы — Число студентов.

При открытии запроса будут выданы предупреждения о создании таблицы и о количестве добавляемых записей. При последующих открытиях — выдается предупреждение об удалении старой таблицы Число студентов.

Запрос на обновление

Для обновления данных в полях базовых таблиц может быть использован Запрос на обновление. Изменения вносятся в группу записей, отбираемых с помощью указанных пользователем условий отбора. Значения для изменений в полях определяются в бланке запроса в строке Обновление.

Первоначально Запрос на обновление создается как Запрос на выборку, а затем в окне конструктора запросов превращается в запрос на обновление с помощью кнопки Обновление на панели инструментов или команды меню Запрос/Обновление. После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Обновление.

Для отбора обновляемых записей надо включить в бланк запроса поля, требующие обновления, а также поля, по которым задаются условия отбора. Условия отбора записываются так же, как при создании запроса на выборку.

Для обновляемого поля в строку Обновление надо ввести значение или выражение, определяющее новое значение поля. Выражение можно создать с помощью построителя выражений.

После выполнения команды Запрос/Запуск или нажатия соответствующей кнопки открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления.

Заметим, если в схеме данных установлен параметр Обеспечение целостности данных и Каскадное обновление связанных полей, то при обновлении ключевых полей результат зависит от взаимосвязей обновляемой таблицы с другими таблицами.

Пример запроса на обновление показан в разделе "Основы создания макросов".

Запрос на добавление

С помощью запроса на добавление производится добавление записей из таблицы запроса в другую таблицу. Поэтому надо позаботиться, чтобы в запросе были сформированы записи с полями, соответствующими полям в другой таблице. Структура записи таблицы запроса может не полностью совпадать со структурой записи таблицы, в которую добавляются записи. В записи запроса может быть меньше полей, если на поля в таблице, куда добавляются записи, не наложено требование по обязательности их заполнения. Допускается несоответствие типов полей, если возможно преобразование типа данных одного поля в тип данных другого поля.

Первоначально запрос на добавление создается как запрос на выборку из одной или нескольких взаимосвязанных таблицах. Затем в окне конструктора запросов он превращается в запрос на добавление с помощью кнопки Добавление на панели инструментов или команды меню Запрос/Добавление. При этом открывается диалоговое окно Добавление.

 

В этом окне в поле Имя таблицы вводится или выбирается имя таблицы, в которую надо добавить записи.

После выполнения этой команды в бланке запроса появляется строка Добавление.

Для формирования добавляемых записей надо включить в бланк запроса поля, соответствующие определенным полям таблицы, в которую будет производиться добавление. Кроме того, в бланк запроса могут быть включены поля, по которым задаются условия отбора. Условия отбора вносятся в ячейки строки Условие отбора. Если в таблице, куда добавляются записи, есть ключ, ключевые поля должны быть обязательно внесены в бланк запроса.

Для указания в строке Добавление имен полей таблицы получателя, в которые будут добавляться значения из соответствующих полей таблицы запроса, надо в каждой ячейке открыть список и выбрать нужное имя.

Для добавления записей надо нажать кнопку Запуск (Run) на панели инструментов. Открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновляемых записей и вопросом о продолжении операции обновления.

Билет 56. Назначение и создание отчетов в СУБД MS Access.