Аудит расчета с подотчетными лицами

I. Нормативные документы.

1.Налоговый кодекс гл. 25 «Налог на прибыль».

2.Инструкция №62 от 07. 04. 1988 г. «О служебных командировках в пределах СССР»,

3.Постановления Правительства «О нормативах командировочных расходов».

II. Источники аудита.

1. Приказы, в т.ч. приказ на утверждение списка сотрудников, имеющих право получать деньги на хозяйственные расходы.

2.Журнал учета работников, выбывающих в командировку.

3.Командировочные удостоверения.

4.Кассовые документы.

5.Выписки банка.

6.Расчетные ведомости.

7.Авансовые отчеты с приложенными к ним документами (билеты, счета гостиницы, квитанции на услуги связи, товарные чеки с чеками кассовых аппаратов, квитанции ПКО).

8. Ж\О №7, 1,2,10.

9.Главная книга.

10.Отчетность (1,4).

 

III. Порядок проведения аудита.

1.Тестирование. На какие цели выдаются деньги подотчет? Когда предоставляют авансовые отчеты? (З дня – команд., хозрасходы – в течение 3-х дней после получения денег). Кто ведет учет подотчетных лиц (бухгалтер)? Не совмещает ли работник бухгалтерии, который ведет учет расчетов с подотчетными лицами, начисление этим работникам з\платы?

2.Сверить сальдо счета 71 в синтетическом и аналитическом учете (ж\о 7 надо сверить с Главной книгой и балансом)

3.Проверить наличие приказов на командировки. Указывается ли в них цель командировки? Если командировка носит непроизводственный характер, то командировочные расходы не должны уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль, при расчете прибыли от основной деятельности.

4.Проверить наличие журнала учета работников, выбывающих в командировки. Нет ли среди этих работников лиц, не состоящих в штате предприятия?

5.Проверить наличие приказа и списка сотрудников, имеющих права получать деньги на хозрасходы.

6.Проверить, не выдаются ли деньги подотчет, если человек не отчитался за ранее полученные суммы.

7.Проверить сроки сдачи авансовых отчетов. Если авансовые отчеты предоставляются не вовремя, выданная подотчет сумма рассматривается как доход и облагается НДФЛ.

8.Проверить правильность составления авансовых отчетов и приложенных к ним документов (товарные чеки, билеты, квитанции, счета гостиниц, ПКО). Иногда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы, например товарные чеки без штампа магазина, без чека кассового аппарата. Квитанции ПКО без печати, номера, даты, подписей. Акт на закупку у физического лица без его адреса, паспортных данных, номера свидетельства о регистрации (если физическое лицо предприниматель).

9.Проверить соблюдение нормативов командировочных расходов. Проверить состав расходов по проживанию в гостинице. При оплате гостиничных услуг принимаемых к расходам следует смотреть расшифровку расходов. НК гл. 25 и инструкция №62 дают состав расходов на командировку, включаемых в производственные затраты.

К ним относятся:

oпроживание в гостинице, включая дополнительные услуги (за пользование телефоном, холодильником, телевизором и т.п. кроме услуг на питание)

· сборы за услуги аэропортов,

· комиссионные сборы,

· проезд в аэропорт, на вокзал, в местах отправления, назначения, пересадок,

· провоз багажа до 30 кг,

· услуги связи,

· получение загранпаспорта, виз,

· расходы по обмену валюты и чека в банке,

· медицинская страховка, если въезд без неё невозможен.

2.Проверить, на какой срок выписано командировочное удостоверение и правильность его оформления (40 дней).

3.При наличии сверхнормативных расходов при командировках проверить правильность исчисления НДФЛ и Единый социальный налог

4.Проверить правильность исчисления НДС, в составе командировочных расходов. НДС исчисляется от расходов, подтвержденных, документально и если эти расходы в пределах норм.

5.Проверить корреспонденцию по авансовым счетам.

6.Проверить целесообразность произведенных расходов. При закупке МЦ проверить наличие счетов-фактур, торгово-закупочных актов, накладных; в документах на закупку товаров, на оплату за товар следует указывать наименование организации, а не Ф.И.О. подотчетного лица.

7.При загранкомандировках необходимо проверить: правильность исчисления суточных.

8.Какие расходы берет на себя принимающая сторона?

9.Правильность исчисления суммовых разниц.

10.Если имеют место представительские расходы, необходимо проверить их обоснованность: наличие приказа, назначен ли ответственный, имеется ли программа встречи, наличие сметы представительских расходов, список участников встречи, наличие авансового отчета и акта, к которым прилагаются оправдательные документы. Соблюдение норм представительских расходов.

При проверке авансовых отчетов обратить внимание, не прилагаются ли к ним билеты на проезд в городском транспорте, т.к. эти расходы принимаются только в том случае, если работа носит разъездной характер (курьеры, кассиры).