Оформите следующие документы

1. Составьте приказ по основной деятельности о графике работы в праздничные дни (начальник охраны должен опечатать производственные помещения и обеспечить охрану; директор по персоналу должен обеспечить дежурство на телефоне главного офиса для оперативного решения вопросов; главный бухгалтер должен оплатить дежурство в двойном размере).

2. Составьте приказ по личному составу о принятии на работу Захарова Олега Павловича начальником юридического отдела по трудовому договору; о переводе Гуляевой Нины Васильевны с должности секретаря-референта на должность начальника канцелярии; об увольнении Козлова Анатолия Лукича, сторожа, по собственному желанию в связи с выходом на пенсию; об увольнении Сергеевой Галины Константиновны по собственному желанию.

3. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

4. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2015 году в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание сотруднику, отвечающему за делопроизводство, разработать меры по улучшению этой работы.

5. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Стайлинг» о приеме Вас на работу бухгалтером.

 

Выполните практические задания по вариантам

Вариант 1

Оформите распоряжение, расположив предложенные реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2008:

ОАО «Физик» РАСПОРЯЖЕНИЕ 22.05.2015 № 28 Москва Об образовании рабочей группы по доработке проекта «Квант». В целях обеспечения организации работ по доработке проекта «Квант» ПРЕДЛАГАЮ:

1. Организовать рабочую группу по доработке проекта в составе: П.П.Платова – инженера-проектировщика, А.И.Смелова – ведущего специалиста, И.И.Хромовой – начальника правового отдела.

2. Рабочей группе доработать указанный проект с учетом замечаний до 25.05.2015.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на ведущего специалиста А.И.Смелова.

Заместитель генерального директора С.П.Рудницкий

 

Вариант 2

Оформите распоряжение, расположив предложенные реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2008:

ООО «Металлист» РАСПОРЯЖЕНИЕ 15.05.2015 № 6 Москва О проведении ремонтных работ. В связи с аварийным состоянием отопительной системы ПРЕДЛАГАЮ:

1. Начальнику ремонтно-технической службы И.И.Сизову организовать проведение ремонтных работ в цехе № 1 до 18.05.2015.

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на ведущего специалиста А.И.Смелова.

Начальник цеха № 1 В.И.Андреев

ТЕМА 9: Справочно-информационные документы

 

Краткая теоретическая часть

К справочно-информационным документам относятся: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо.

Акт – это документ, фиксирующий фактическое состояние дел.

В именительном падеже указываются:

1. наименование их должностей;

2. наименование представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);

3. фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем при наличии заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последнем в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения.

В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1. председатель или председательствующий;

2. секретарь;

3. присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);

4. повестка дня;

5. докладчики по каждому пункту повестки дня.

Справка – документ, содержащий ответ на запрошенную информацию, или подтверждение тех или иных фактов и событий. Могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Докладная записк а – адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

 

Ответь на вопросы:

 

Какие документы относятся к справочно-информационным?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое акт?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит текст акта?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что в нем указывается?
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Продолжите предложение и вставьте пропущенные слова.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается ___________________________________, затем при наличии _________________________, а после этого (в алфавитном порядке) ___________________, последнем в списке указывается ____________________________________.

Что указывается в конце акта?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое протокол?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

На основании чего составляется?
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит протокол?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие реквизиты включает протокол?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое справка?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие включает реквизиты?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Кто подписывает справку?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Виды справок?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ставится ли печать на справках?

_____________________________________________________________________________________

Докладная записка – это…

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Реквизиты докладной записки:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Каких бывает видов? Кем подписывается?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Объяснительная записка – это…

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Реквизиты объяснительной записки:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Контрольная работа

1. Какие документы относятся к справочно-информационным? Перечислите их

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Напишите название документа:

– аналог анкеты или автобиографии;

– необходим, для устройства на работу;

– документ информационного характера;

– входят сведения об образовании и трудовой деятельности

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Каковы основные реквизиты, характер излагаемой информации, порядок расположения информации в номенклатуре дел организации?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Перечислите названия документов, в которых могут использоваться приложения?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Напишите заявление о предоставлении Вам академического отпуска (по медицинским показаниям)

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Практические задания:

1. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

2. Составить докладную записку о замене старых персональных компьютеров новыми для введения новой программы по делопроизводству.

3. Составить объяснительную записку о срыве занятий в группе секретарей-референтов по причине отсутствия слушателей на учебных занятиях.

4. Составить справку о трудовом стаже на основании документов, хранящихся в отделе кадров предприятия «Аргам» на Семину А.П. экономиста, которая зачислена на работу приказом № 15 л/с от 14 марта 1990 г. Уволена по ст.31 КЗОТ РСФСР 17 декабря 1990 г. (приказ № 92 л/с от 10 декабря 1990 г.).

5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

6. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии Завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн.рублей, а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

7. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

8. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела Завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2011 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на 3 дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

9. Составьте докладную записку о причинах несвоевременности представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

10. Вы работаете менеджером в туристической фирме «Арго». В связи с наступлением летнего сезона увеличен объем работ с клиентами-туристами, требуются дополнительные временные работники. Для решения этого вопроса необходимо оформить докладную записку на имя директора фирмы.

11. Оформите докладную записку на имя директора предприятия от начальника технологического отдела о выделении средств из директорского фонда для оказания материальной помощи в связи с временной потерей трудоспособности сотрудника в результате травмы, полученной на ежегодной спартакиаде сотрудников. Сотрудник должен получить возможность восстановить свое здоровье в санатории-профилактории предприятия в г.Сочи.

 

ТЕМА 10: Оформление актов, служебных писем

 

Краткая теоретическая часть

 

Акт – это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.

Письмо – общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении.

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направлены с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий (качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг и т.д).

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.

Договорные письма подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении.

Письма-напоминания – письма, в которых содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения – письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

Информационные письма – это разновидность письма-извещения, своевременно информированное должностное лицо или организацию о совершившимся факте.

Письма-приглашения – могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату.

Коммерческие письма – составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Структуру делового письма можно разделить на информационную и служебную части.

Служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:

а. приветствие,

б. обращение к адресату,

в. лид-абзац,

г. заключительную формулу вежливости,

д. подпись отправителя,

е. постскриптум.

Обязательными реквизитами делового письма являются:

1. Эмблема (логотип) организации;

2. Код по ОКПО;

3. ОГРН организации;

4. ИНН/КПП организации;

5. Наименование отправителя;

6. Справочные данные об организации;

7. Дата;

8. Регистрационный номер;

9. Ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа;

10. Место составления;

11. Адресат;

12. Заголовок к тексту;

13. Текст;

14. Отметка о наличии приложения;

15. Подпись;

16. Гриф согласования;

17. Оттиск печати;

18. Отметка об исполнителе.

 

Ответь на вопросы:

 

Какие бывают акты?
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит акт?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что указывается в акте?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое письмо?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заполните таблицу