Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ підприємства, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.

Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов’язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається організації. Відповідно до затверджених описів підприємство (установа, організація) зобов’язана передавати справи до державного архіву в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються.

(СЛАЙД) Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2009 рік передаються в архівний підрозділ у 2012 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи.

(СЛАЙД) Архів — це архівний підрозділ чи організація, що здійснює прийом зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації.

Передача справ в архів (структурний архівний підрозділ) установи здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Схоронність документів в організації згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» забезпечується наявністю архівного підрозділу та посади завідувача архіву підприємства (кваліфікаційна характеристика наведена у Практична).

Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.

Справи передаються до архівного підрозділу установи зв’язаними належним чином тимчасового строку зберігання за номенклатурою справ.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.

(СЛАЙД) Видавання документів у тимчасове користування за межі архівного підрозділу (архіву) дозволяється:

• працівникам структурних підрозділів підприємства — фондоутворювача або його правонаступника;

• працівникам інших підприємств, установ, організацій.

(СЛАЙД) Справи з архіву видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує:

• 1 місяць — працівникам структурних підрозділів підприємства — фондоутворювача або його правонаступника;

• 3 місяці — працівникам інших підприємств, установ, організацій.

Після закінчення встановленого строку в разі потреби здійснюється пере оформлення документів (замовлень або актів) на справи, що видані, за умови, що працівник архівного підрозділу підприємства попередньо ознайомився зі станом збереженості цих справ.

Видавання справ з архіву в тимчасове користуванняпрацівникам структурних підрозділів підприємства-фондоутворювача або його правонаступника оформлюється замовленням і реєструється у книзі видавання справ у робочі приміщення підприємства.

Видавання справ з архівного підрозділу підприємства в тимчасове користування працівникам інших підприємств оформлюється актом і реєструється в окремій книзі, що ведеться за формою, аналогічною формі книги видавання справ у робочі приміщення підприємства.

Акти про видавання справ у тимчасове користування іншим підприємствам складаються у двох примірниках, перший з яких залишається в архівному підрозділі підприємства, а другий видається замовнику. Акт підписується керівником підприємства, що передає документи, та керівником підприємства, що одержує їx, та скріплюється гербовими або круглими печатками. Після повернення справ у кожному примірнику листа робиться відповідний запис. Перед видаванням справ з apxiвy та після їx повернення проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності представників підприємств, які передають та одержують справи.