Тема№4. «організація контролю та збереження документів в організації»

Тема№4. «ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ТА ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ В ОРГАНІЗАЦІЇ»

Організація контролю за виконанням документів.

Складання номенклатури і формування справ.

Підготовка справ до наступного зберігання та використання.

Експертиза цінності документів. Описи документів постійного і тимчасового зберігання.

Опис справ структурного підрозділу: передача справ до архівного підрозділу.

Організація контролю за виконанням документів.

Організація контролю за своєчасним виконанням документів покладається на управління справами, канцелярії, спеціально уповноважених працівників. Відповідальність за стан виконавської дисципліни несуть керівники структурних підрозділів, особи, зазначені в розпорядчому документі або резолюції керівника, безпосередні виконавці.

(СЛАЙД) У державних органах України встановлюється обов’язковий контроль за виконанням наступних документів:

• документів, які надійшли від Президента України та його Адміністрації, вищих органів державної влади й управління, народних депутатів України, прокуратури, судових органів, доручень міністрів і їх заступників щодо цих документів;

• рішень колегії й нарад керівництва, а також документів, які відображають найбільш важливі питання службової діяльності.

В інших випадках обов’язковий контроль встановлюється за вказівкою керівництва.

Термін виконання документа відраховується з часу надходження документа до органу. У випадках, коли термін виконання документа закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконання вважається наступний робочий день. Термін виконання документа може бути продовжений особою чи установою, які його встановили. Продовження терміну виконання документа має бути оформлено не пізніше ніж за два—три дні до його закінчення.

Якщо в резолюції є слово «терміново», термін виконання встановлюється не більше трьох діб. Якщо документ надійшов до організації із затримкою і терміни виконання доручень минули або явно недостатні, то керівник забезпечує домовленість з контрольними підрозділами організацій, які надіслали документ, про зміну терміну виконання документа. (СЛАЙД) (ФОРМУЛЯР контрольної картки Практична)

Проекти відповідей на документи, що є на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву органу не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання. Документ вважається виконаним тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені й автору дана відповідь.

Часто користуються: спеціальною контрольною картотекою, до якої вкладаються контрольні картки на документи, строки виконання яких передбачені протягом наступного місяця.

У картотеці контрольні картки розташовуються за датами виконання документів, що дає можливість здійснювати контроль кожного дня. Контрольні картки на виконані документи повертаються до приймальної офісу (канцелярії, секретаріатів) з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причини порушення терміну (якщо це мало місце) не пізніше наступного дня після виконання документа.

Перевірка ходу виконання документа здійснюється, як правило, за три-п’ять днів до закінчення терміну виконання.

Контрольні картки на виконані документи розміщуються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох років, після чого знищуються за актом.

З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання. Це засвідчується його підписом на контрольній картці.

(СЛАЙД)

Вилучення справ з архівного підрозділу або окремих документів справ i передавання їx у постійне користування іншим підприємствам, забороняється.

Дякую за увагу!

Література

1. Шевчук С. П., Скороходов В. А., Жуковська В. М., Шевчук О. С., Худякова І. М. - Управління сучасним офісом (офіс-менеджмент). Навчальний посібник.

2. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р., № 1153.

3. Національний Стандарт України Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, ДСТУ 4163-2003 — Вимоги до оформлювання документів// Наказ Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р., № 55.

4. Класифікатор професій ДК 003: 2005. Держспоживстандарт України, 2005, К.: Вид-во «Соцінформ», 2005.

5. Жуковська В. М. Діловодство. Практикум: Навч посіб. / За ред.. В. М. Жуковська — К.: Київ. Нац. Торг. — екон. ун-т, 2007. – 218 с.

6. Молдаванов А.Ф. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів українською мовою. / За ред.. А.Ф. Молдаванок, Г.М. Сидорова.– К.: Техніка, 1992. – 399 с.

Контрольні питання по темі!

ü Які види робіт включає контроль за виконанням документів

ü У чому полягає сутність і призначення контрольно-реєстраційної картки (РКК)?

ü Що таке номенклатура справ та порядок її складання? Як здійснюється проведення експертизи щодо наукової та практичної цінності документів.

ü Які Ви знаєте види номенклатури справ? Дайте характеристику.

ü У якій послідовності розташовують елементи заголовку справи?

ü Назвіть реквізити номенклатури справ.

ü Який існує порядок зберігання документів в архіві?

ü Дайте характеристику основним положенням архівного зберігання документів.

ü Назвіть способи формування розпорядчих документів у справи.

Тема№4. «ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ТА ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ В ОРГАНІЗАЦІЇ»