Складання номенклатури і формування справ.

Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

(СЛАЙД) Є три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатурасправ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов’язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

У кінці діловодного року номенклатура справ (зразок формуляра номенклатури справ наведено у Практичних) установи обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ підприємства.

Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами.

(СЛАЙД) Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

1) перший — зберігається у справі в канцелярії;

2) другий — передається до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

3) третій — надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

4) четвертий — розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

 

(СЛАЙД) Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

(СЛАЙД) Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

• групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності –засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

• групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ);

• особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі;

• групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

• в одній справі документи постійного, в іншій — документи тимчасового терміну зберігання;

• включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

• якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

• документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;

• справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).

(СЛАЙД) (ОПИСАТИ ПО СЛАЙДУ) Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні. (Практична)