Национальные особенности делового общения

В каждой стране и у каждого народа существуют свои традиции и обычаи делового общения и деловой этики. Участники международного общения придерживаются единых норм и правил, тем не менее национальные и культурные особенности могут оказаться весьма значимыми при деловых отношениях. Во-первых, под национальными стилями мы понимаем стили, типичные скорее для тех или иных стран, а не определенных национальностей. Так, китаец, живущий в США и ведущий переговоры от американской компании, в определенной мере может сохранить черты, присущие китайскому национальному характеру, и это будет влиять на его поведение на переговорах. Однако в целом его стиль ведения переговоров будет скорее американским, поскольку на формирование переговорного стиля в большей степени оказывают те условия, в которых человек работает и то, от имени какой страны он ведет переговоры. Во-вторых, необходимо учитывать, что практически невозможно «абсолютно объективно описать» национальный стиль делового общения. Всегда работают устоявшиеся стереотипы национальных черт тех или иных народов. В-третьих, национальный стиль — это наиболее распространенные, наиболее вероятные особенности мышления, восприятия поведения. Они не будут обязательными чертами, характерными для всех представителей описываемой страны, а только типичными для них. Знание национальных особенностей может служить своеобразным путеводителем, ориентиром возможного поведения партнера. Деловой этикет предписывает неукоснительное соблюдение при переговорах правил поведения страны- партнера по бизнесу. Правила общения людей связаны с образом и стилем жизни, национальными обычаями и традициями. Все это результат многовекового жизненного опыта, быта предшествующих поколений того или иного народа. Какие бы ни были традиции, правила поведения, — их приходится выполнять, если, конечно, вы хотите добиться успеха. Справедлива пословица «В чужой монастырь со своим уставом не ходят». Нередко надо соблюдать все правила даже в том случае, если они вам не по душе. Интересы дела выше ваших вкусов и пристрастий.

 

32. Организация пространства делового общения.

Для эффективного, результативного общения немалую роль играет то как вы организуете пространство общения.

В этикете немаловажное значение имеет так называемое "воздушное пространство", или "воздушная оболочка", окружающая тело человека. Это как бы территория обитания физического тела - область, где оно чувствует себя в индивидуальной безопасности. Нарушение границ этого пространства обычно вызывает недовольство человека. Размеры "воздушной оболочки", к которой привык человек, социально и национально обоснованы, они зависят от плотности населения в том месте, где он проживает. Меньшие размеры эта оболочка имеет у представителей стран с высокой плотностью населения.

Личное пространство людей принято делить на ряд зон: интимная, личная, социальная, публичная и открытая. Более подробно они будут рассмотрены во 2-й главе контрольной работы.

Общаясь с людьми, необходимо всегда придерживаться правила: «Соблюдай дистанцию». Не сокращайте её, если вы недавно знакомы с человеком - не прикасаться к нему и уж тем более не лезть с объятиями - это может очень не понравиться.

Выбор оптимальной дистанции в процессе общения зависит от следующих показателей:

- от возраста;

- от пола;

- от статуса;

- от психологических особенностей;

- от национальности;

- от степени знакомства.

Отрицательно сказывается на общении как чрезмерно близкое, так и чрезмерно удаленное расположение. Если большая дистанция, то человек может воспринять, что он неприятен партнеру, или же он может посчитать партнера высокомерным.

На выбор расстояния для общения влияет пол и личностные особенности собеседников. Обычно женщины предпочитают более близкое расстояние по отношению к собеседнику (независимо от его пола) по сравнению с мужчинами. Тревожный человек старается держаться подальше от собеседника, уравновешенный предпочитает более близкое расстояние и т.д. Следует заметить, что дистанция может изменяться по ходу общения. Сближение позиций, заинтересованность партнеров друг в друге, доверие способствуют их сближению в физическом пространстве (дистанция разговора сокращается). И наоборот, проявление дискомфорта, непонимание, отчуждение партнеров в процессе общения приводят к увеличению физической дистанции между партнерами. Имеет место и обратное влияние: изменение физической дистанции между партнерами способно изменить тон их беседы, сделать ее более доверительной или, напротив, заставить отстраниться друг от друга.

Верно выбранная дистанция задает тон дальнейшему общению. Межличностное пространство влияет на частоту и длительность визуальных контактов. Чем ближе находятся люди, тем короче и реже их взаимные взгляды. Находясь на удалении, они дольше смотрят друг на друга и используют жесты для поддержания внимания в разговоре

Пространство общения можно организовать так, что может быть удобно и вам, и партнёру, или кому-то из вас будет неудобно. При общении с человеком вам всегда удобнее, когда глаза находятся либо на одном уровне, либо когда вы смотрите сверху вниз. Если вы хотите, чтобы гость вас послушался, вы должны посадить его в большое мягкое кресло, а сами сесть на стул.

 

33. Технология подготовки и проведения дискуссий, «круглых столов», «мозговых атак», презентаций, конференций.

Проведение дискуссии.

Процесс организации и проведения дискуссии требует знаний и навыков в следующих областях: в планировании и подготовке, в инструктировании, в управлении и контроле, в обобщении и, при необходимости, получении обратной связи.

При планировании и подготовке дискуссии необходимо::

 

-определить тему дискуссии и ее участников;

-точно определить границы и параметры обсуждения (основные блоки обсуждения, правила для участников, регламент дискуссии);

-выстроить главную линию обсуждения по определенным вопросам, имеющим отношение к теме дискуссии, в определенном порядке;

-решить, как начать процесс обсуждения (провокационным выступлением или вопросом; коротким упражнением; ссылкой на предыдущее упражнение или уже поднятые темы);

-определить несколько дополнительных вопросов или выступлений, необходимых в случае, если обсуждение начнет терять импульс или уходить в нежелательную сторону, и с помощью которых можно сфокусировать группу на обсуждении следующего аспекта темы дискуссии;
-определить время, необходимое для каждого блока дискуссии;

-определить, какое помещение необходимо, и продумать, как разместить в нем участников;

-решить, какова будет Ваша роль в процессе дискуссии, и будете ли Вы участвовать в обсуждении темы (как правило, ведущий является нейтральным по отношению ко всем высказываниям участников дискуссии и только следит за процессом ее проведения);

-определить возможные столкновения мнений и взглядов участников (противоположные точки зрения, практика обсуждения на «повышенных тонах»), и продумать свои действия в этой ситуации (у кого из участников наиболее резкие и крайние взгляды; что они могут сказать; какими словами и действиями они могут выражать свои взгляды; как Вы можете им противостоять; как можно использовать группу, чтобы предупредить и не дать развиться «скандалу»; что Вы будете говорить в этом случае).

 

Подготовка и проведение круглого стола
Круглый стол - традиционное деловое обсуждение. Круглый стол при всей его демократичности содержит элементы организованности и предполагает следующие принципы:

 

· нет четко определенных позиций, а есть лишь участники обсуждения спорного вопроса.

· все позиции равны, и никто не имеет права быть выше других.

· цель «круглого стола» – выявить идеи и мнения по поводу обсуждаемой проблемы или спорного положения.

Основываясь на соглашениях, «круглый стол» приводит к результатам, которые являются новыми соглашениями.

Общие правила обсуждения:

 

1.
Нет никакого обсуждения без ключевого вопроса.

2.
Круглый стол предполагает ключевой вопрос в виде повестки дня.

3.
Ключевой вопрос должен быть предварительно согласован со всеми заинтересованными участниками обсуждения.

4.
Характер обсуждения «круглого стола» – выступление есть выражение собственного мнения;

5.
Критика здесь практически недопустима, так как все имеют право на то, чтобы высказать свою точку зрения. Критикуют идеи, а не личности, критика должна быть конструктивной, а не деструктивной, лояльной, а не переходящей на личности.

Круглый стол – озвучивание проблем и выяснение мнений различных сторон, вовлеченных в их решение. При непрофессиональном ведении это мероприятие часто приводит к «базару» и обострению существовавших противоречий. Поэтому для проведения круглого стола нужны навыки, приемы по организации процесса обсуждения.

Подготовительный этап:
-Определение темы и цели круглого стола

-Подбор участников

-Планирование содержательной части мероприятия

-Планирование организационных вопросов и технической стороны мероприятия

Основной этап - ведение круглого стола

 

1. Ведущий называет тему, цель, правила обсуждения, регламент выступлений. Можно оговорить вопросы, которые не будут обсуждаться в рамках данного мероприятия.

2. Затем ведущий представляет участников или предлагает им представиться самим (это выгодно в том случае, если ведущий – сторонний человек и не знает людей, которые принимают участие в мероприятии, а также, если у участников сложные имена, фамилии или названия организаций).

3. Далее ведущий называет первый блок обсуждения. Как правило, после этого наступает тишина, необходимо дать людям немного времени. Если обсуждения все-таки не наступает, то можно задать несколько дополнительных (заранее подготовленных вопроса).

Завершение круглого стола.
После подведения итогов, часто участники круглого стола составляют и принимают коллективный документ – резолюцию, решение или обращение. Организаторы могут заранее подготовить документ, в котором будет изложена проблема, описано мероприятие, его участники и т.д. Во время работы круглого стола все результаты промежуточного обсуждения фиксируются и вносятся в этот документ и, по завершении мероприятия, он коллективно принимается. После завершения круглого стола организаторы должны лично поблагодарить всех участников обсуждения.

Мозговая атака. Самый распространенный метод коллективного генерирования идей - метод мозгового штурма или метод мозговой атаки (Brainstorming
) позволяет в рамках делового совещания использовать по максимуму творческий потенциал каждого его участника и добиться необходимого эффекта при решении нестандартных ситуаций и проблем силами коллектива.

Актуальность рассматриваемого вопроса объясняется тем, что мозговой штурм, как креативный метод решения задач, стимулирует активность и интуитивное мышление людей в процессе поиска идей, предложений; способствует интегрированию накопленной информации и на этой основе значительно повышают эффективность принимаемых решений, что особенно важно в условиях жесткой конкуренции, когда необходимы инновационные стратегии, неординарные идеи и действия, новые способы поведения.

Объектом данной работы является мозговой штурм, как метод коллективного принятия решения.

Предмет данной работы - это процесс принятия коллективного решения при помощи метода мозгового штурма.

Метод мозгового штурма подразумевает получение решения как продукта коллективного творчества специалистов в ходе заседания, проводимого по определенным правилам, и последующего развернутого анализа его результатов. Его сущность состоит в том, что при принятии коллективного решения решаются две основные задачи:

· Генерирование новых идей в отношении возможных вариантов развития процесса.
· Анализ и оценка выдвинутых идей

В условиях мозгового штурма средством, позволяющим убрать так называемые барьеры, выступает дискуссия, которая помогает высвободить творческую энергию и, включив людей в интерактивную коммуникацию, приобщить их к активному поиску решений поставленной проблемы.

Мозговой штурм является, по сути, наиболее свободной формой дискуссии. Главная функция этой технологии – обеспечение процесса генерирования идей, без их критического анализа и обсуждения участниками.

Успех проведения мозгового штурма зависит от соблюдения двух главных принципов. Один из них лежит в области теории синергетики:

1. Он заключается в следующем: при совместном обсуждении появляются идеи более высокого качества, чем при индивидуальной работе тех же людей. Это происходит за счет того, что идея, которая сама по себе может быть отвергнута в силу недостаточной обоснованности или непрактичности, дорабатывается совместными усилиями, додумывается другими и тем самым улучшается, становится все более конструктивной и пригодной к осуществлению.

2. Второй принцип состоит в том, что если участники совещания находятся в состоянии генерирования идей, то процесс творческого мышления, господствующего в этот момент, нельзя тормозить преждевременной субъективной оценкой этих идей. В этом принципиальное отличие мозгового штурма от любой другой технологии
Итак, рассмотрев главные принципы и методологию мозгового штурма, можно сделать вывод о том, что основой методологии является преодоление стереотипов мышления и коммуникативных барьеров, т.е. обеспечение процесса генерации идей, без их критического анализа и обсуждения; успех проведения мозгового штурма основывается на принципе синергии и запрета остановки генерации идей субъективной оценкой.

Этапы проведения мозгового штурма
Творческое мышление, как правило, проходит три стадии:
1) генерирование идей, их формулировка;
2) оценка или анализ этих идей;
3) использование идеи для решения конкретной проблемы или ситуации.

Заключительный этап – подведение итогов мозгового штурма

Составляется окончательный список практически используемых идей.
Итак, рассмотрев более подробно весь процесс принятия решения при помощи метода мозгового штурма можно сделать вывод, что все мероприятие делится на несколько этапов (см. Приложение 1), каждый из которых играет немаловажную роль в его проведении и решении поставленной задачи.

 

Презентация

«Презентация -- представление общественности чего-то нового, недавно появившегося или созданного».[1, с.54]

Главной целью любой презентации являются эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение поддержки со стороны ее участников.

Можно перечислить следующие основные задачи, которые необходимо решить, задумывая презентацию.

Создать благоприятный имидж учреждения в деловых кругах.

Проинформировать людей о каком-либо проекте, получить поддержку для его разработки и реализации.

Проинформировать о новом товаре или услуге на целевом рынке.

Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы.

Достичь предпочтения учреждения, товара, услуги.

Повысить посещаемость магазинов.

Достичь приверженности марке.

Стабилизировать сбыт.

Поддерживать узнаваемость учреждения, марки, товара и т.д.

Вопросы подготовки презентации

От того, как подготовлена презентация, может зависеть успех коммерческого проекта, возможные контракты и в итоге -- прибыль.

На этапе подготовки к проведению конкретной презентации необходимо ориентировать свою деятельность на следующие моменты:

формирование у потенциальных клиентов потребности в презентуемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);

формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и характеристиках;

оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств предмета презентации и окончательном выборе;

формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении презентуемого товара у представляющей его фирмы;

стимулирование сбыта товаров или потребления услуг предприятия, проводящего презентацию, за счет привлечения новых клиентов;

формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупателей и других фирм-контрагентов образа надежного партнера по бизнесу;

увеличение количественного и изменение качественного состава деловых партнеров учреждения; развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и общественностью;

формирование у различных категорий общественности положительного имиджа учреждения.

Достаточно важными являются также:

определение места, сроков, времени и состава участников презентации, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и разработка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных и значимых персон, а также представителей центральных СМИ;

планирование начала презентации, ее основной части и завершающего этапа, составление сценария;

распределение времени презентации по ее основным этапам (обычно презентация занимает до двух часов с учетом резерва времени для ответов на вопросы участников);

определение приблизительной, а затем и окончательной

сметы расходов на проведение презентации; подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;

подготовка основных докладчиков, написание или редактирование текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;

техническое обеспечение процесса презентации (средства оргтехники, компьютерное обеспечение, аудио- и видеоаппаратура, синхронный перевод, связь, охрана и др.);

подготовка для распространения во время презентации информационно-рекламных материалов, подарков и сувениров для участников;

подготовка культурно-развлекательной программы для участников по окончании презентации (концерт, экскурсия и т.п.), возможного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т.п.) и др.

Планирование является необходимой частью подготовки презентации, учитывающей:

периодичность проведения презентаций по этой теме, перед сходным типом аудитории, в этих же временных рамках, в таком же месте;

уровень знакомства презентатора с аудиторией и предметом презентации;

происхождение запроса на презентацию;

восприятие презентатора (определение, проводится ли презентация кем-то, воспринимаемым участниками как частное лицо или представляющим некое сообщество);

тип презентации: внешняя, внутренняя, продвигающая, информационная;

содержание;

потенциальную выгоду.

Таким образом, при подготовке презентации выделяют следующие шаги.

• Планирование презентации.

Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

Выбор места проведения презентации.

Определение компонентов презентации.

Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

Подготовка презентационной речи.

Подготовка к ответам на вопросы участников.

Наиболее ответственным шагом в процессе подготовки презентации является работа над презентационной речью.

Подготовка и проведение презентации

Презентационная речь

«Презентация - это коммуникативный процесс, который разворачивается через серию коммуникативных действий, направленных на вызов реакции или получение результатов, удовлетворяющих цели презентатора».[3, с.24] Требования к презентатору возрастают в зависимости от количества людей, к которым он обращается: с расширением аудитории увеличивается потенциал воздействия.

Презентационную речь можно произносить по разным поводам. Например, начальник отдела может презентовать программы обучения персонала; ученый или инженер -- объяснять технические характеристики специалистам или выступать на профессиональных собраниях; менеджер, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, -- проводить презентацию перед потенциальными инвесторами и т.д.

Цели презентационной речи помогают определить форму, содержание и стиль презентации, а также уровень взаимодействия с аудиторией и могут быть следующими:

мотивирование;

информирование;

анализ;

убеждение;

приглашение к сотрудничеству.

На характер любой презентационной речи, устной или письменной, воздействуют следующие факторы:

сообщение: непосредственно та информация, которую презентатор передает участникам;

аудитория: участники, которые приглашены на презентацию, состав и количество которых определяется организаторами презентации заранее.

Чтобы добиться лучшего результата, необходимо знать характеристики будущей аудитории и использовать эти данные при подготовке речи.

Структура презентационной речи

Речь на презентации, как правило, состоит из четырех функционально различных частей, у каждой из которых свои задачи и средства. При этом ее структура должна быть связана с целью, аудиторией и отведенным для выступления временем.

Вступление. Следует представиться; сказать, как долго будет длиться презентация; сообщить, когда можно будет задавать вопросы -- во время презентации или по окончании; представить тему презентации; установить доверительные отношения с участниками.

Основная часть. Обрисовать ситуацию, перечислить возможные средства ее улучшения и затем предложить свой способ решения проблемы и для этого призвать к соответствующим решениям и действиям, показав преимущества своего предложения и достижимость результата.

Заключение. Резюмировать свое предложение и его преимущества, обращаясь к участникам уже как к понимающим идею в целом.

Ответы на вопросы. Снять возражения и недопонимание, раскрыть некоторые детали, связав их по возможности с преимуществами своего предложения. Еще раз призвать к предложенным действиям.

Выражение идеи и цели презентации

Первый шаг в этом направлении -- определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться презентация. Главная идея должна быть связана с объектом презентации и служить стержнем, на который каждый из участников нанизывает получаемую информацию. При этом следует сделать презентацию не только полезной, но интересной для аудитории.

Если цель -- мотивировать или информировать, то жесткой структуры тут быть не может. Если же цель -- анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству, то презентацию строят на доказательстве основных аргументов, мыслей. Оратору проще, если аудитория дружественно настроена, восприимчива, но следует подходить к основным аргументам аккуратно, если чувствуется сопротивление аудитории.

Как только слушатели потеряли основную мысль выступления, очень сложно будет вернуть их внимание, что повлечет за собой пропуск важных пунктов презентации, поэтому нужно так планировать свою речь, чтобы блоки серьезной информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими примерами. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать второстепенную информацию, как во время чтения, поэтому сократите до минимума такого-рода информацию.

Место проведения презентации

Это один из главных факторов, влияющих на ход и результат презентации.

Обстановку на презентации создает прежде всего расположение мест участников и оборудование. Расположение мест должно:

быть удобным для публики;

служить целям презентации;

подходить для докладчиков.

На планирование расположения участников на месте презентации и оборудования влияют следующие факторы:

количество присутствующих;

состав публики;

рабочее пространство; взаимодействие слушателей друг с другом;

продолжительность презентации;

столы;

проходы;

обзорность;

открытые пространства и т.д.

На качество презентации влияют также внешние условия:

• освещение;

температура;

шумы и т.д.

Естественно, при подготовке к проведению презентации следует учитывать приведенные выше факторы.

Использование наглядных материалов

Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий. Они активно применяются как профессиональными ораторами, поскольку помогают убедительней представить публике свою точку зрения и способствуют запоминанию основных моментов презентации, так и новичками, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

текстовые -- помогают слушателю следить за ходом изложения аргументов, рассчитаны на зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании;

графические -- иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, которые оставляют более глубокое и. основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, так как участники не могут одновременно и слушать оратора, и анализировать, и воспринимать сложный видеоряд.

Текстовые материалы должны состоять не более чем из шести строк с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с большими пробелами между ними.

Графические материалы обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала, смысл его должен быть, кратко объяснен. Например, в виде подписи к графику.

Технология организации и проведения презентации

• Планирование презентации;

Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории;

Выбор места проведения презентации;

Определение компонентов презентации;

Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов;

Подготовка презентационной речи;

Подготовка к ответам на вопросы участников;

Проведение презентации;

Ответы на вопросы участников.

выставка совещание конференция презентация

Заключение

Для всех уже очевидно, что без использования технологий организовать и провести какое-либо мероприятие очень тяжело. Технология включает в себе методы, приемы, режим работы, последовательность операций и процедур, она тесно связана с применяемыми средствами, оборудованием, инструментами, используемыми материалами. Что позволяет быстро и качественно организовать мероприятие. А это в наше время имеет огромное значение.

Конференция. «Конференция - собрание каких-либо организаций, групп, отдельных специалистов, ученых для обсуждения определенных вопросов».[6, с.11]

Конференции бывают:

· Внутрифирменными;

· Отраслевыми;

· Межотраслевыми;

· Региональными;

· Общенациональными;

· Международными.

Они могут носить научный, практический или научно-практический характер. Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Конференция является комплексным мероприятием, органически сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникации, как:

· Церемония открытия;

· Посещение объектов;

· Проведение выставок и презентаций;

· Подготовка и предоставление работникам СМИ информационно-рекламных материалов;

· Обмен мнениями;

· Проведение деловых встреч и др.

Правильная подготовка и проведение конференции - это, как правило, объемная и кропотливая работа. В учреждениях, имеющих собственные службы по связям с общественностью, этим занимаются соответствующие специалисты. Непосредственно на время работы конференции может быть создан специальный координационный штаб (оргкомитет) по ее проведению, участниками которого являются работники разных структурных подразделений учреждения.

Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, задолго до ее официального открытия и заканчивается несколько позже ее окончания.

Прежде всего при подготовке необходимо решить следующие вопросы:

· Выбор места и времени проведения конференции (с учетом знаменательных дат в жизни общества в целом, отдельных категорий общественности, намечающихся крупных событий, а также с учетом начала или окончания определенных периодов в деятельности учреждения);

· Подготовка информационно-рекламных материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики будущего мероприятия;

· Подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и секционной тематики, условий размещения, проживания, питания и других видов обслуживания);

· Отбор и подготовка дополнительного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников конференции (помимо специалистов, привлекаемых из собственной службы по связям с общественностью);

· Техническое обеспечение проведения конференции (выбор и оборудование специальных помещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.);

· Подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции (членов президиума, руководителей секций, докладчиков, членов оргкомитета, обслуживающего персонала и др.);

· Оформительская подготовка помещений, изготовление указателей, табличек и прочего для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещениях проводящей ее организации;

· Подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции (с указанием точного времени и места проведения всех основных мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и других необходимых сведений);

· Подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции (краткие сведения об основных участниках конференции, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важных выступлений и докладов);

· Подготовка и издание специальных сборников с тезисами или материалами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т.д.;

· Разработка культурно-развлекательной программы для лиц приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

· Подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего - выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).

Участие в конференции - это вклад в развитие научной и деловой жизни, а для организаторов, участников и спонсоров - возможность показать себя и способ раскрыть свой потенциал.