Понятие современного делового общения и его особенности.

Понятие современного делового общения и его особенности.

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

- нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами
одного коллектива (горизонтальные);

- наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного
(вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко
всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и
антипатий

Особенности делового общения заключаются в том, что:

-партнер в деловом общении всегда выступает как лич­ность, значимая для субъекта;

-общающихся людей отличает хорошее взаимопонима­ние в вопросах дела;

-основная задача делового общения — продуктивное со­трудничество.

 

2.Культура делового общения и связь дисциплины с другими областями знаний.

Деловая культура-это часть общечеловеческой культуры, выражение системы взаимоотношений

В деловой среде (процесс согласования личных, групповых и общественных интересов)

Культура делового общения - одна из основных составляющих профессиональной культуры, культуры специалиста. Мы определяем культуру делового общения как систему знаний, ценностей, образцов поведения, характерных для ситуаций делового взаимодействия, и умение органично реализовывать их на практике с целью достижения результатов совместной деятельности.

Культура общения включает в себя не только профессиональные отношения, но и нравственную культуру человека, основы знаний о культуре поведения в конфликте, морально-этические нормы, которыми он руководствуется, навыки и умения, используемые в процессе общения в различных ситуациях. Данная дисциплина теснейшим образом связана с моралью и психологией поведения – регуляторами поведения человека в семье, во всех сферах его общественной жизни и производственной деятельности.

Любая деятельность людей, в том числе и профессиональная, находится в зависимости от уровня культуры, как отдельного индивида, так и общества в целом. Несмотря на некоторые теории о врождённой, генетической предрасположенности к тому или иному уровню индивидуальной культуры, большинство мнений сходятся на том, что это приобретённое свойство личности. Образование есть не что иное, как культура индивида, сколько культурных ценностей, столько и видов образования.

Культура делового общения как интегральный показатель творческого начала поведения и деятельности складывается в единстве и взаимодействии всех составляющих, вычленить которые можно лишь в исследовательских целях.

Формирование культуры - длительный, динамичный процесс. Отдельные его компоненты закладываются еще на ранних стадиях жизнедеятельности. Наибольшая активность проявляется в период овладения профессиональной деятельностью, а именно в период обучения в профессиональных учебных заведениях, непосредственно на производстве.

Понимание важности культуры делового общения для успешности профессиональной деятельности специалиста любого профиля обусловило необходимость теоретического рассмотрения проблемы, что послужит фундаментом для практической реализации поставленных целей.

Основные стили общения.

Стиль делового общения – это система средств, приемов, механизмов, способов воздействия на партнера для достижения положительных результатов коммуникации, элементами которого являются:

- комплексность всех мероприятий;
- знание возможностей партнера;
- умение маневрировать ресурсами (финансовыми, материальными, временем);
- грамотное распределение и перераспределение обязанностей, прав и полномочий, ответственности между партнерами.

Основные виды делового стиля:

· авторитарный, к характеристикам которого относятся поддержание дистанции, подчеркивание превосходства;

· демократичный, предусматривающий равноправие участников;

· проблемно-целевой, которые предусматривает определение характера общения ситуацией.

Авторитаризм нежелателен (хотя и часто встречается) в общении «начальник-подчиненный». Демократичный стиль иногда порождает «обратную» проблему: неформализация общения не всегда желательна. Проблемно-целевой подход, сосредоточенность на проблеме и путях ее решения требует высокой квалификации, причем как профессиональной, так и коммуникативной, участников переговоров.

Деловой этикет

Деловой этикет - содержит набор принятых правил поведения в обществе. Деловой этикет управляет действиями людей в мире бизнеса и корпоративной культуры. Он состоит из определённых общепринятых и применимых в любой ситуации правил.

Деловой этикет во многом отличается от обычного, общественного. Например, традиционное проявление рыцарства в виде придерживания двери для женщины в рабочей среде необязательно. На рабочем месте мужчины и женщины находятся в равном положении. На работе следует относиться к людям уважительно и предупредительно.

 

Речевой этикет.

принятая в данной культуре совокупность требований к форме, содержанию, порядку, характеру и ситуативной уместности высказываний.

Речевой этикет - это система устойчивых форм общения, принятых в соответствии с социальными ролями общающихся. Области употребления этикетных форм: приветствие, прощание, извинение, просьба, благодарность и т.п. Этикет - внешняя форма общения, но он связан с этикой, отражает нравственные нормы отношений между людьми. Системы этикетных речений изменчивы, они с высокой точностью отражают историческое время и социальные слои их уместного применения. Они ситуативны, «прикреплены» к официальной и неофициальной обстановкам, отражают очень тонкие разли Этикет в поведении людей и в речи подчинен историческому процессу, он сравнительно быстро меняется, и те формы вежливости, которые были привычны не только двести, но всего двадцать лет тому назад, сегодня уже безнадежно устарели. По этикетным речениям нетрудно распознать и возраст говорящего, и уровень его образования, и социальную принадлежность, а иногда и профессию. Особые этикетные формы приняты в среде военнослужащих, в школе между учителями и учащимися; речевой этикет, привычный в среде молодежи, не употребляется среди пожилых. Обращения, уместные в интимной переписке, не подходят к стилю деловых бумаг. Для свободного и корректного общения человек должен обладать тонким знанием этикета, даже его чутьем. Такого уровня трудно достичь в чужой стране, и многие иностранцы оказывались в крайне неловком положении по этой причине. чия в выборе того или иного регистра общения. Речевой этикет включает и невербальные средства - жесты, мимику и особенно интонации: звучание голоса, выражение глаз выдают фальшь и натяжку в этикетных ситуациях.

 

Презентация

«Презентация -- представление общественности чего-то нового, недавно появившегося или созданного».[1, с.54]

Главной целью любой презентации являются эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение поддержки со стороны ее участников.

Можно перечислить следующие основные задачи, которые необходимо решить, задумывая презентацию.

Создать благоприятный имидж учреждения в деловых кругах.

Проинформировать людей о каком-либо проекте, получить поддержку для его разработки и реализации.

Проинформировать о новом товаре или услуге на целевом рынке.

Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы.

Достичь предпочтения учреждения, товара, услуги.

Повысить посещаемость магазинов.

Достичь приверженности марке.

Стабилизировать сбыт.

Поддерживать узнаваемость учреждения, марки, товара и т.д.

Вопросы подготовки презентации

От того, как подготовлена презентация, может зависеть успех коммерческого проекта, возможные контракты и в итоге -- прибыль.

На этапе подготовки к проведению конкретной презентации необходимо ориентировать свою деятельность на следующие моменты:

формирование у потенциальных клиентов потребности в презентуемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);

формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и характеристиках;

оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств предмета презентации и окончательном выборе;

формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении презентуемого товара у представляющей его фирмы;

стимулирование сбыта товаров или потребления услуг предприятия, проводящего презентацию, за счет привлечения новых клиентов;

формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупателей и других фирм-контрагентов образа надежного партнера по бизнесу;

увеличение количественного и изменение качественного состава деловых партнеров учреждения; развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и общественностью;

формирование у различных категорий общественности положительного имиджа учреждения.

Достаточно важными являются также:

определение места, сроков, времени и состава участников презентации, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и разработка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных и значимых персон, а также представителей центральных СМИ;

планирование начала презентации, ее основной части и завершающего этапа, составление сценария;

распределение времени презентации по ее основным этапам (обычно презентация занимает до двух часов с учетом резерва времени для ответов на вопросы участников);

определение приблизительной, а затем и окончательной

сметы расходов на проведение презентации; подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;

подготовка основных докладчиков, написание или редактирование текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;

техническое обеспечение процесса презентации (средства оргтехники, компьютерное обеспечение, аудио- и видеоаппаратура, синхронный перевод, связь, охрана и др.);

подготовка для распространения во время презентации информационно-рекламных материалов, подарков и сувениров для участников;

подготовка культурно-развлекательной программы для участников по окончании презентации (концерт, экскурсия и т.п.), возможного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т.п.) и др.

Планирование является необходимой частью подготовки презентации, учитывающей:

периодичность проведения презентаций по этой теме, перед сходным типом аудитории, в этих же временных рамках, в таком же месте;

уровень знакомства презентатора с аудиторией и предметом презентации;

происхождение запроса на презентацию;

восприятие презентатора (определение, проводится ли презентация кем-то, воспринимаемым участниками как частное лицо или представляющим некое сообщество);

тип презентации: внешняя, внутренняя, продвигающая, информационная;

содержание;

потенциальную выгоду.

Таким образом, при подготовке презентации выделяют следующие шаги.

• Планирование презентации.

Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

Выбор места проведения презентации.

Определение компонентов презентации.

Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

Подготовка презентационной речи.

Подготовка к ответам на вопросы участников.

Наиболее ответственным шагом в процессе подготовки презентации является работа над презентационной речью.

Подготовка и проведение презентации

Презентационная речь

«Презентация - это коммуникативный процесс, который разворачивается через серию коммуникативных действий, направленных на вызов реакции или получение результатов, удовлетворяющих цели презентатора».[3, с.24] Требования к презентатору возрастают в зависимости от количества людей, к которым он обращается: с расширением аудитории увеличивается потенциал воздействия.

Презентационную речь можно произносить по разным поводам. Например, начальник отдела может презентовать программы обучения персонала; ученый или инженер -- объяснять технические характеристики специалистам или выступать на профессиональных собраниях; менеджер, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, -- проводить презентацию перед потенциальными инвесторами и т.д.

Цели презентационной речи помогают определить форму, содержание и стиль презентации, а также уровень взаимодействия с аудиторией и могут быть следующими:

мотивирование;

информирование;

анализ;

убеждение;

приглашение к сотрудничеству.

На характер любой презентационной речи, устной или письменной, воздействуют следующие факторы:

сообщение: непосредственно та информация, которую презентатор передает участникам;

аудитория: участники, которые приглашены на презентацию, состав и количество которых определяется организаторами презентации заранее.

Чтобы добиться лучшего результата, необходимо знать характеристики будущей аудитории и использовать эти данные при подготовке речи.

Структура презентационной речи

Речь на презентации, как правило, состоит из четырех функционально различных частей, у каждой из которых свои задачи и средства. При этом ее структура должна быть связана с целью, аудиторией и отведенным для выступления временем.

Вступление. Следует представиться; сказать, как долго будет длиться презентация; сообщить, когда можно будет задавать вопросы -- во время презентации или по окончании; представить тему презентации; установить доверительные отношения с участниками.

Основная часть. Обрисовать ситуацию, перечислить возможные средства ее улучшения и затем предложить свой способ решения проблемы и для этого призвать к соответствующим решениям и действиям, показав преимущества своего предложения и достижимость результата.

Заключение. Резюмировать свое предложение и его преимущества, обращаясь к участникам уже как к понимающим идею в целом.

Ответы на вопросы. Снять возражения и недопонимание, раскрыть некоторые детали, связав их по возможности с преимуществами своего предложения. Еще раз призвать к предложенным действиям.

Выражение идеи и цели презентации

Первый шаг в этом направлении -- определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться презентация. Главная идея должна быть связана с объектом презентации и служить стержнем, на который каждый из участников нанизывает получаемую информацию. При этом следует сделать презентацию не только полезной, но интересной для аудитории.

Если цель -- мотивировать или информировать, то жесткой структуры тут быть не может. Если же цель -- анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству, то презентацию строят на доказательстве основных аргументов, мыслей. Оратору проще, если аудитория дружественно настроена, восприимчива, но следует подходить к основным аргументам аккуратно, если чувствуется сопротивление аудитории.

Как только слушатели потеряли основную мысль выступления, очень сложно будет вернуть их внимание, что повлечет за собой пропуск важных пунктов презентации, поэтому нужно так планировать свою речь, чтобы блоки серьезной информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими примерами. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать второстепенную информацию, как во время чтения, поэтому сократите до минимума такого-рода информацию.

Место проведения презентации

Это один из главных факторов, влияющих на ход и результат презентации.

Обстановку на презентации создает прежде всего расположение мест участников и оборудование. Расположение мест должно:

быть удобным для публики;

служить целям презентации;

подходить для докладчиков.

На планирование расположения участников на месте презентации и оборудования влияют следующие факторы:

количество присутствующих;

состав публики;

рабочее пространство; взаимодействие слушателей друг с другом;

продолжительность презентации;

столы;

проходы;

обзорность;

открытые пространства и т.д.

На качество презентации влияют также внешние условия:

• освещение;

температура;

шумы и т.д.

Естественно, при подготовке к проведению презентации следует учитывать приведенные выше факторы.

Использование наглядных материалов

Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий. Они активно применяются как профессиональными ораторами, поскольку помогают убедительней представить публике свою точку зрения и способствуют запоминанию основных моментов презентации, так и новичками, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

текстовые -- помогают слушателю следить за ходом изложения аргументов, рассчитаны на зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании;

графические -- иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, которые оставляют более глубокое и. основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, так как участники не могут одновременно и слушать оратора, и анализировать, и воспринимать сложный видеоряд.

Текстовые материалы должны состоять не более чем из шести строк с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с большими пробелами между ними.

Графические материалы обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала, смысл его должен быть, кратко объяснен. Например, в виде подписи к графику.

Технология организации и проведения презентации

• Планирование презентации;

Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории;

Выбор места проведения презентации;

Определение компонентов презентации;

Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов;

Подготовка презентационной речи;

Подготовка к ответам на вопросы участников;

Проведение презентации;

Ответы на вопросы участников.

выставка совещание конференция презентация

Заключение

Для всех уже очевидно, что без использования технологий организовать и провести какое-либо мероприятие очень тяжело. Технология включает в себе методы, приемы, режим работы, последовательность операций и процедур, она тесно связана с применяемыми средствами, оборудованием, инструментами, используемыми материалами. Что позволяет быстро и качественно организовать мероприятие. А это в наше время имеет огромное значение.

Конференция. «Конференция - собрание каких-либо организаций, групп, отдельных специалистов, ученых для обсуждения определенных вопросов».[6, с.11]

Конференции бывают:

· Внутрифирменными;

· Отраслевыми;

· Межотраслевыми;

· Региональными;

· Общенациональными;

· Международными.

Они могут носить научный, практический или научно-практический характер. Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Конференция является комплексным мероприятием, органически сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникации, как:

· Церемония открытия;

· Посещение объектов;

· Проведение выставок и презентаций;

· Подготовка и предоставление работникам СМИ информационно-рекламных материалов;

· Обмен мнениями;

· Проведение деловых встреч и др.

Правильная подготовка и проведение конференции - это, как правило, объемная и кропотливая работа. В учреждениях, имеющих собственные службы по связям с общественностью, этим занимаются соответствующие специалисты. Непосредственно на время работы конференции может быть создан специальный координационный штаб (оргкомитет) по ее проведению, участниками которого являются работники разных структурных подразделений учреждения.

Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, задолго до ее официального открытия и заканчивается несколько позже ее окончания.

Прежде всего при подготовке необходимо решить следующие вопросы:

· Выбор места и времени проведения конференции (с учетом знаменательных дат в жизни общества в целом, отдельных категорий общественности, намечающихся крупных событий, а также с учетом начала или окончания определенных периодов в деятельности учреждения);

· Подготовка информационно-рекламных материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики будущего мероприятия;

· Подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и секционной тематики, условий размещения, проживания, питания и других видов обслуживания);

· Отбор и подготовка дополнительного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников конференции (помимо специалистов, привлекаемых из собственной службы по связям с общественностью);

· Техническое обеспечение проведения конференции (выбор и оборудование специальных помещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.);

· Подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции (членов президиума, руководителей секций, докладчиков, членов оргкомитета, обслуживающего персонала и др.);

· Оформительская подготовка помещений, изготовление указателей, табличек и прочего для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещениях проводящей ее организации;

· Подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции (с указанием точного времени и места проведения всех основных мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и других необходимых сведений);

· Подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции (краткие сведения об основных участниках конференции, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важных выступлений и докладов);

· Подготовка и издание специальных сборников с тезисами или материалами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т.д.;

· Разработка культурно-развлекательной программы для лиц приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

· Подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего - выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).

Участие в конференции - это вклад в развитие научной и деловой жизни, а для организаторов, участников и спонсоров - возможность показать себя и способ раскрыть свой потенциал.

 

Понятие современного делового общения и его особенности.

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

- нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами
одного коллектива (горизонтальные);

- наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного
(вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко
всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и
антипатий

Особенности делового общения заключаются в том, что:

-партнер в деловом общении всегда выступает как лич­ность, значимая для субъекта;

-общающихся людей отличает хорошее взаимопонима­ние в вопросах дела;

-основная задача делового общения — продуктивное со­трудничество.

 

2.Культура делового общения и связь дисциплины с другими областями знаний.

Деловая культура-это часть общечеловеческой культуры, выражение системы взаимоотношений

В деловой среде (процесс согласования личных, групповых и общественных интересов)

Культура делового общения - одна из основных составляющих профессиональной культуры, культуры специалиста. Мы определяем культуру делового общения как систему знаний, ценностей, образцов поведения, характерных для ситуаций делового взаимодействия, и умение органично реализовывать их на практике с целью достижения результатов совместной деятельности.

Культура общения включает в себя не только профессиональные отношения, но и нравственную культуру человека, основы знаний о культуре поведения в конфликте, морально-этические нормы, которыми он руководствуется, навыки и умения, используемые в процессе общения в различных ситуациях. Данная дисциплина теснейшим образом связана с моралью и психологией поведения – регуляторами поведения человека в семье, во всех сферах его общественной жизни и производственной деятельности.

Любая деятельность людей, в том числе и профессиональная, находится в зависимости от уровня культуры, как отдельного индивида, так и общества в целом. Несмотря на некоторые теории о врождённой, генетической предрасположенности к тому или иному уровню индивидуальной культуры, большинство мнений сходятся на том, что это приобретённое свойство личности. Образование есть не что иное, как культура индивида, сколько культурных ценностей, столько и видов образования.

Культура делового общения как интегральный показатель творческого начала поведения и деятельности складывается в единстве и взаимодействии всех составляющих, вычленить которые можно лишь в исследовательских целях.

Формирование культуры - длительный, динамичный процесс. Отдельные его компоненты закладываются еще на ранних стадиях жизнедеятельности. Наибольшая активность проявляется в период овладения профессиональной деятельностью, а именно в период обучения в профессиональных учебных заведениях, непосредственно на производстве.

Понимание важности культуры делового общения для успешности профессиональной деятельности специалиста любого профиля обусловило необходимость теоретического рассмотрения проблемы, что послужит фундаментом для практической реализации поставленных целей.