Властивості інформації залежно від тривалості дії управлінських рішень

Властивості інформації	Управлінські рішення
	стратегічні	поточні	оперативні
Точність	Мала	Середня	Велика
Межі	Поверхневі	Детальні	Детальні
Частота збору	Збирається періодично	Щотижня або щомісяця	Збирається щодня
Горизонт збору	В системі постійного запасу	Від одного до декількох місяців	Короткий період дослідження -до декількох днів
Агрегація	Поверхнева, із великою кількістю аналізів	Поверхнева з аналізами	Докладна, статистична, мала кількість аналізів
Актуалізація	Рідкісна, у міру появи потреб	Через кожні два тижні, кожний місяць	Погодинна, після дня, після кожного тижня
Джерела появи	Домінує зовнішня Інформація і вторинного типу джерела	Нарівні внутрішня і зовнішня, домінують первинного типу джерела	Домінує інформація внутрішня з джерел первинного типу

 

У процесі вироблення перспективного рішення враховується довший період часу, тобто використані для побудови такої системи види інформації будуть характеризувати тенденції визначених явищ, а не конкретні величини. Поточне рішення потребує точнішої інформації, яка докладно описує визначений стан організації чи її підрозділу. Використовувана в підготовці рішень такого виду інформація частіше змінюється, тому її треба час від часу актуалізувати. Оперативне рішення потребує інформації, яку можна використати для конкретних управлінських заходів. Головна риса, що характеризує цього типу інформацію, -це дуже висока точність і конкретність. її в основному актуалізують, і вона надходить де організації як результат змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі.

Форми колективного обміну управлінською інформацією Загальна характеристика

Формами колективного обміну управлінською інформацією є наради, збори і відеоконференції, що закінчуються прийняттям конкретних рішень, а також ділові бесіди. Зазвичай вони різняться колом учасників (на нараді, відеоконференції присутні фахівці або зацікавлені особи, на зборах - весь персонал організації або його представники); колом обговорюваних проблем (на нарадах, відеоконференціях розглядаються конкретні поточні питання; на зборах - загальні, що накопичилися за визначений період); метою (наради, відеконференції мають оперативний характер і покликані внести корективи в діяльність організації; на зборах насамперед підводяться підсумки і визначаються плани на майбутнє).

Зазвичай ефективність подібного роду заходів невелика: як вважають фахівці, вона не перевищує 10 відсотків. Однією з основних причин є невміння більшості людей працювати за допомогою цих організаційних форм діяльності. Навряд чи знайдеться інший вид комунікацій, на здійснення якого витрачалося б стільки часу і засобів, відволікалося б від повсякденних справ стільки людей, скільки для проведення зборів і нарад. Тому існує справедлива думка про те, що кращими з них є ті, котрі взагалі не потрібно проводити. Але іноді, незважаючи ні на що, робити це все-таки доцільно.

Зокрема, збори, відеоконференції і наради скликаються в тих випадках, коли потрібно:

♦ зробити важливе повідомлення, яке може вирішити значну кількість питань, що вимагають негайного обговорення й уточнення на місці;

♦ домогтися погодженого рішення принципової проблеми, одержати схвалення тих чи інших важливих і серйозних дій;

♦ проінструктувати групу людей щодо методів і процедур виконання якоїсь важливої роботи; коли потрібно привселюдно чи відкрито спростувати якусь помилкову інформацію, слух.

Але навіть і в цих випадках необхідно подумати, чи не краще прийняти одноособове рішення або обмінятися думками заочно, наприклад телефоном. Порядок проведення зборів і нарад

Підготовка зборів і нарад починається з розробки порядку денного, що узгоджується з усіма учасниками, а потім уточнюється і коректується й в остаточному варіанті роздається їм перед початком заходу. Коло учасників наради повинно бути максимально вузьким; запрошуються тільки ті люди, без яких зовсім не можна обійтися: співробітники, безпосередньо зв'язані з прийнятими рішеннями, конкретні їх виконавці, фахівці у відповідній галузі, а також особи, що мають досвід дій у ситуації, з приводу якої скликається нарада. Якщо кандидатів для присутності на нараді набирається занадто багато, краще запросити представників, оскільки захід може виявитися некерованим і не дати очікуваних результатів.

Нарада повинна починатися в точно призначений термін, обумовлений часом, зручним для більшості учасників (а не тільки керівництву!). Зазвичай мова йде про другу половину дня, що обумовлено практичним підходом: збуджені учасники навряд чи зможуть продовжувати нормальну роботу на своїх місцях після бурхливих дебатів, і їх краще відразу ж відпустити додому.

Тривалість нарад, за винятком надзвичайних випадків, не повинна перевищувати двох годин, і це не випадково. Психологи відзначили, що вже через ЗО^Ю хвилин у людей спостерігаються ознаки ослаблення уваги; через 70-80 - з'являється фізична утома; через 80-90 - розвивається негативна активність - розмови, заняття сторонніми справами;

через 2 години безперервної роботи її учасники готові піти на все, щоб скоріше розійтися по домівках. Зрозуміло, що тут уже не до конструктивної плідної роботи.

При проведенні зборів і нарад необхідно строго дотримуватися регламенту: захід починається в точно визначений термін без очікування тих, хто спізнюється, і, якщо не відбувається непередбачених подій, має бути закінчений в запланований час.

Успіх будь-якої наради або зборів багато в чому залежить від умілості його керівника. Як видно з даних рис. 6.12, першим його обов'язком є психологічне розвантаження

 

 

Рис. 6.12. Обов'язки керівника при проведенні зборів і нарад

 

учасників заходу, виведення їх із звичайного рутинного стану і включення в активну роботу. Цього він досягає, створивши доброзичливу обстановку і налагодивши неформальні відносини, що дозволяє надалі забезпечити вільний обмін інформацією, цілком використовувати досвід, знання і компетенцію людей. Комфортна обстановка багато в чому обумовлюється тим, що присутнім надається можливість вільно висловлювати свою думку, коментувати різні погляди й ідеї, спокійно готуватися до виступів і відповідей на поставлені питання, безперешкодно змінювати свою точку зору в зв'язку з появою додаткової інформації. Одночасно припиняються пустопорожні дебати, голе критиканство, монополізація часу наради для утвердження права на істину, ведеться боротьба з однодумністю.

Іншим обов'язком керівника є рішення організаційних проблем: забезпечення дотримання регламенту, порядку і дисципліни серед присутніх (недопущення ходіння, розмов і т.п.), ведення протоколу.

Нарешті, третій обов'язок складається в активізації аудиторії й організації дискусії. Для цього йому необхідно уважно слухати виступаючих, спостерігати за ними, фіксувати розвиток обговорення, його вузлові моменти, зауважувати і підтримувати нові ідеї, керувати конфліктами, знаходячи свій "ключ" до кожного з присутніх.

Підсумки наради оцінюються кількістю і якістю вироблених на ньому управлінських рішень, і якщо таких не відбулося, то вона виявляється марним. Саме в ці рішення перетворюються "заготовки", зроблені перед початком заходу - різного роду довідки, діаграми, графіки.

Останнім часом у західних фірмах одержали поширення так називані "проблемні наради", де відбувається спільний пошук рішення тих чи інших важливих проблем у діалозі між рядовими співробітниками і керівництвом. Звичайно такі наради проходять у три етапи.

На першому етапі співробітники (як правило, одного рівня) зустрічаються з вищими керівниками і висловлюють їм усі "наболілі" проблеми, що нагромадилися за минулий рік. Персональна критика при цьому не допускається, бо вважається, що вона знижує ефективність подібних заходів. Обґрунтованість отриманих зведень і скарг перевіряється на місці.

На другому — керівники, базуючись на отриманій інформації, шукають можливі шляхи:."лення поставлених проблем.

На третьому етапі скликаються загальні збори, на яких розроблені на попередньому;гапі варіанти всебічно обговорюються і приймається найбільш придатний, відповідно до ~<ого всі і зобов'язані діяти.

Відеоконференції

Зараз, коли багато компаній мають відділення не тільки в різних регіонах країни, але: в усьому світі, корисним засобом для ефективнішого ведення справ є проведення зідеоконференцій. Організувати відеоконференцію можна таким чином, щоб біля кожної відеокамери зібралося два чи три її учасники, або більше їх число, причому камера має бути сфокусована тільки на обличчі виступаючого в даний момент. Устаткування, яке використовує при цьому компанія, повинно визначатися її можливостями і призначенням системи проведення відеоконференцій.

Між відеоконференціями й особистими зустрічами існують певні розходження, що лягли в основу наступних загальних рекомендацій. Насамперед, у ході відеоконференції варто утриматися від розмов, що не мають безпосереднього відношення до теми обговорення, оскільки вони можуть бути трансльовані іншим учасникам вашої зустрічі на відстані. Слід час від часу поглядати на екран - це підсилить враження безпосереднього спілкування з тими, хто, знаходячись в інших приміщеннях, бере участь у проведенні відеоконференції.

Для того щоб захід виявився ефективним, особливо важливо завчасно ознайомити всіх учасників з порядком денним. Якщо в останню хвилину перед початком відеоконференції будуть внесені які-небудь корективи, слід відразу ж сповістити про це зацікавлених осіб або розіслати їм факсом новий порядок денний. До початку заходу кожний з них, у свою чергу, повинен надіслати організатору відеоконференції підтвердження того, що зазначена інформація отримана.

Перед відкриттям відеоконференції варто перевірити чіткість зображення і голосність звуку. Якщо замічені якісь неполадки, потрібно повідомити про них іншим учасникам зустрічі для того, щоб обслуговуючі фахівці на місцях могли відповідним чином налагодити устаткування.

Рівень звуку має бути таким, щоб добре було чути кожного з доповідачів і їх слова не спотворювалися при зворотному зв'язку. При проходженні сигналу відеоконференції можуть виникати перепони, пошкоджуючи звук і/або зображення. Заздалегідь слід визначити, як у цьому випадку діяти - продовжувати зустріч, поки сигнал не відновиться, а суть сказаного передати тим, з ким тимчасово був перерваний контакт, іншими засобами, чи в ході конференції буде оголошено перерву до відновлення зв'язку. Ніяких правил на цей випадок не існує. Таке рішення визначається багатьма факторами: тимчасовими параметрами, можливістю партнерів незабаром знову зібратися разом, а також швидкістю, з якою може бути відновлено перерваний зв'язок.

Чи можна буде одночасно бачити всіх тих, що зібралися на відеоконференцію чи ні, залежить від трансляційного устаткування, що наявне у залі, а також від числа учасників зустрічі. Це має особливо велике значення, коли відеокамера укріплена стаціонарно. Усім присутнім варто пам'ятати про те, що говорити треба чітко і досить голосно, особливо в тому випадку, коли вони знаходяться не перед самим мікрофоном і/або за межами зони дії стаціонарної відеокамери. Оскільки мікрофони в студії улаштовані так само, як у слухавці, в даний момент часу говорити може тільки одна людина. Учасників зустрічі, що прагнуть щось сказати в одній студії, ніхто не зможе почути доти, поки оратор, що знаходиться в іншій студії, не закінчить свій виступ.

Коли порядок денний відеоконференції вичерпаний і всі позначені в ній питання обговорені, зустріч в ефірі завершиться так само, як і будь-яка інша нарада. Організація ділових бесід

Ділова бесіда - це форма обміну інформацією між двома чи декількома особами у "вузькому колі". Від нарад і зборів вона відрізняється не тільки кількістю учасників, але і вільнішим характером, як у відношенні проблематики, так і наслідків: офіційні рішення за підсумками бесід приймаються не завжди, але при цьому для них створюється необхідний грунт (учасники одержують інформацію для роздумів, за яких можуть наступити, а можуть і не наступити відповідні дії).

Бесіди є необхідним складовим елементом таких управлінських процедур, як оформлення на роботу або звільнення співробітників; атестація працівників; прийом відвідувачів; консультування; ділові переговори; неофіційні зустрічі тощо.

За характером бесіди можуть бути офіційними і неофіційними, так званими "робочими"; за спрямованістю-цільовими (що переслідують конкретні задачі) і вільними (наприклад, ознайомлювальними); регламентованими, тобто відбуватися за визначеними правилами і в запропонованій послідовності (анкетування) і нерегламентованими, безсистемними (дружня розмова).

На відміну від інших форм обміну інформацією, бесіди характеризуються високою щільністю контактів, безпосередністю спілкування, обов'язковістю зворотного зв'язку. У результаті бесіди створюють сприятливі умови для розвитку неформальних, особистих відносин. Цикл ділової бесіди складається з трьох етапів: підготовчого, основного і заключного.

Розглянемо їх докладніше.

Підготовка бесіди починається з визначення мети, яку з її допомогою необхідне досягти, і відповідно кола обговорюваних у зв'язку з цим питань з урахуванням інтересів партнера.

Другий крок на цьому етапі (якщо це необхідно) - складання попереднього портрета партнера на основі даних про його службове становище, політичні погляди, відношенні до навколишніх, суспільну діяльність і заслуги, улюблені і заборонені тем для розмов. Таку інформацію звичайно одержують у знайомих, партнерів, клієнтів, журналістів і т.п.

Третій крок полягає у виробленні стратегії бесіди та її плану, а також тактичних ходів, чого може бракувати під час переговорів. План бесіди включає схему викладу матеріалу, що визначає багато в чому її структуру; причому, цією схемою можн; користуватися відкрито. Однак зміст стратегії визначається, виходячи зі значимості бесіди, числа її учасників, запасу часу, а також досвіду проведення подібного роду заходів.

Крім плану, на підготовчому етапі опрацьовується попередній текст виступу, що складає з набору ключових понять і слів, а також детально розробляються, освоюються його окремі фрагменти, що включають повні формулювання ділових пропозицій, які треба зробити партнерам.

Четвертим кроком підготовчого етапу бесіди може бути її репетиція спочатку наодинці із собою, а потім, можливо, з ким-небудь із колег. Репетиції передує осмислення матеріалу, запам'ятовування черговості його викладу й окремих фрагментів тексту, так щоб ним можна було вільно оперувати, і при необхідності точно відтворювати по пам'яті (особливе це стосується цифрових даних і цитат).

П'ятий крок підготовчого етапу бесіди складається у визначенні часу і місця її про­ведення; при цьому необхідно враховувати їх можливий вплив на її результат (вдома, я:-: кажуть, рідні стіни допомагають). І все це обов'язково узгоджується з партнерами.

Якщо учасниками бесіди є співробітники однієї організації, то місце бесіди залежить лише від того, де простіше встановлюються контакти. Це може бути кабінет керівника, робоче місце підлеглого, спеціальна кімната для засідань, а також позаслужбова обста­новка, аж до домашньої. Зі сторонніми особами бесіди проводяться або в кабінеті мене­джера, або в спеціальній кімнаті для гостей.

Другий етап циклу - сама бесіда - починається з вітання й осмислення перших вражень про партнерів, фіксується їхній настрій, передбачаючи результат. Власне бесіда починається зі вступної частини, обсяг якої може займати до 15 відсотків загального часу. її завдання полягає в знятті психологічної напруженості і встанов­ленні контактів зі співрозмовниками. Після зняття психологічної напруги перехо­дять безпосередньо до самої бесіди. Цей перехід може бути без вступу і починатися з короткого викладу суті справи, що в основному характерно для короткочасних малозначимих контактів між керівником і підлеглим, далі висвітлюються проблемні питанння, що стосуються теми бесіди. Він може, нарешті, відштовхуватися від зга­даних у розмові на загальну тему фактів і подій, що прямо чи побічно зв'язані з обговорюваною проблематикою.

Активнішим під час бесіди є, звичайно, ініціатор (винятком є звітна бесіда з підлеглим). Він намагається від початку до кінця дотримуватися заздалегідь визначеного порядку проведення власної основної думки з метою досягнення бажаної мети.

У процесі бесіди важливо з'ясувати, чому співрозмовник сприймає ситуацію саме так, а не інакше, чому йому необхідно дати можливість цілком виговоритися, у потрібні моменти роблячи зауваження, задаючи питання, однак уникаючи при цьому вступу в дискусію.

Після того, як співрозмовник висловиться, йому необхідно продемонструвати власний погляд на речі, показавши проблему з іншої сторони. Наприкінці бесіди менеджер підводить її підсумки, показує, як може бути використана отримана в її процесі інформація, закликає співрозмовників до її осмислення і подальших активних дій. Якщо час бесіди спеціально не регламентувався (що найчастіше має місце при прийомі відвідувачів), це є сигналом для завершення зустрічі.

Третім етапом циклу бесіди є її критичний розбір на основі зроблених записів, що дозволяє відповісти на питання: наскільки чіткими були формулювання; чи все було сказано; чи завжди вдавалося одержати задовільні відповіді; чи не інспіровані були останні бажанням догодити менеджеру; чи могли бути співрозмовники відвертішими; чи не виявлявся на них зайвий психологічний тиск; наскільки невимушено, комфортно вони себе почували; чи можна вважати результати бесіди задовільними; чи необхідно, а якщо так, то коли, продовжити обговорення даних питань.

Інформація в системі фармацевтичної опіки

Згідно з вимогами законодавства ВООЗ, інформація про лікарські засоби має два рівні. Перший рівень - професійніш - призначений для лікарів та фармацевтів. Ця інформація наводиться в інструкції про медичне застосування ліків, що видається окремо від упаковки, а також друкується у спеціалізованих виданнях. Другий рівень -споживацький - призначений для пацієнтів. Ця інформація наводиться в листку-вкладці або на упаковці.

Аналізуючи основні вимоги Європейського Союзу до інформації для пацієнтів, можна виділити декілька моментів:

♦ обов'язкове вкладання в упаковку всіх лікарських засобів анотацій з інформацією для споживачів, якщо ця інформація не наведена на внутрішній або зовнішній упаковці;

♦ дані на упаковці повинні бути наведені державною мовою або мовами тих країн, на ринку яких реалізується препарат. Це не виключає можливості паралельного подання даних кількома мовами за умови, що в текстах на всіх мовах будуть наведені однакові дані;

♦ на зовнішній упаковці можуть бути розміщені символи і піктограми, які допомагають засвоїти інформацію, та інші дані, що відповідають короткій характеристиці препарату і корисні для медичної просвіти населення, крім будь-яких елементів, що сприяють просуванню препарату на ринку;

♦ тексти листків-вкладок мають бути викладені з використанням загальноприйнятих назв ліків, а тип дії - поданий із застосуванням термінології, зрозумілої пацієнту (без латинізованих медичних термінів);

♦ компетентні органи можуть прийняти рішення про невнесення деяких показань в анотацію-вкладку, якщо розповсюдження такої інформації може завдати пацієнту відчутної шкоди.

Що ж до інформації для споживачів, то на вторинній упаковці, а при її відсутності -на первинній упаковці, крім загальної інформації про лікарський засіб (назва, інгредієнти, допоміжні речовини тощо), обов'язковим є попередження про те, що препарат слід зберігати в недоступному для дітей місці; при необхідності слід навести особливі умови зберігання, а також особливі попередження стосовно того, що робити з невикористаними залишками ліків; в разі, якщо препарат призначений для самостійного застосування, то на упаковці обов'язково має бути розміщене попередження про необхідність ознайомлення з анотацією-вкладкою.

Листок-вкладка повинен містити коротку характеристику лікарського засобу і обов'язково дату останнього перегляду інформації, зокрема:

♦ інформацію, необхідну для ідентифікації препарату та його дії;

♦ інформацію, обов'язкову для ознайомлення перед застосуванням для гарантування безпеки споживання (ця інформація повинна враховувати різні види взаємодій, у т.ч. з іншими ліками, тютюном, алкоголем, харчовими продуктами, а також особливості деяких категорій споживачів або пацієнтів з окремими видами патологій, містити дані про певні допоміжні речовини, важливі для безпеки й ефективного використання);

♦ інформацію про правильний прийом, курс лікування, дії пацієнта в разі, якщо він пропустив прийом препарату, при необхідності вказати на можливість розвитку "ефекту відміни";

♦ неодмінно вказівку про звернення до лікаря або фармацевта при появі побічного ефекту, не згаданого в листку-вкладці, та про необхідні дії пацієнта для усунення відомих побічних ефектів;

♦ термін придатності, зазначений на упаковці, а також попередження про заборону використання лікарського засобу після його закінчення;

♦ візуальні ознаки попередження про непридатність препарату.

♦ Принципове значення для оптимізації інформаційного забезпечення лікарів та хворих має наказ МОЗ України № 163 від 03.05.2001 р. з доповненнями "Про затвердження вимог до інформації про застосування лікарського засобу", де розглянуто вимоги до надання інформації про застосування лікарського засобу як для хворих, так і для лікарів, основні положення яких подані у табл.6.5.

 

6.3. ДІЛОВОДСТВО НА ФАРМАЦЕВТИЧНИХ ПІДПРИЄМСТВАХ

Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, перфострічки, перфокарти, магнітофонні стрічки, плакати, схеми тощо.

Документація - це надання з допомогою певних носіїв інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Відповідно до Закону України "Про інформацію" (1992 р.) зі змінами та доповненнями, документ -це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Документацію можна класифікувати за різноманітними ознаками (табл. 6.6). Вони дозволяють розмежувати інформаційні потоки і систематизувати документи.

Процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням тощо, називається діловодством. Діловодство покликане виконувати певні функції, а саме:

1)Попередній розгляд і облік документів.

2)Довідково-інформаційне обслуговування.

3)Контроль за виконанням.

4)Удосконалення (раціоналізація) документообігу.

5)Експедиційна обробка і транспортування документів.

 

 

Таблиця 6.6

Класифікація управлінської документації

 

№ з.п.	Класифікаційні ознаки	Види документації
1.	За змістом	Адміністративна, планово-економічна, комер­ційна, фінансова, зовнішньоекономічна, бух­галтерська, з обліку кадрів, технічна тощо.
2.	За формою	Стандартна (типова), індивідуальна.
3.	За складністю	Проста (відображає один процес), складна (ві­дображає кілька процесів).
4.	За джерелами похо­дження	Первинна і вторинна.
5.	За статусом особи, що виготовила документ	Службова (офіційна - від імені юридичних осіб), особиста (іменна - від імені фізичних осіб)
6.	За напрямком руху	Вхідна, вихідна.
7.	За місцем створення	Внутрішня і зовнішня.
8.	За призначенням	Індивідуальна, трафаретна, типова.
9.	За способом виготов­лення і обробки	Рукописна, копійована, друкована, електронна.
10.	За стадією створення	Чернетки, оригінали, копії (дублікати) (у юри­дичному відношенні оригінали та їх офіційно завірені копії рівноцінні)
11.	За терміном виконання	Термінова, надтермінова, загальна.
12.	За ступенем гласності	Звичайна, для службового користування, сек­ретна, цілком секретна.
13.	За місцем у менедж­менті	Службово-інформаційна (службові листи, за­писки, акти тощо), розпорядча (накази, розпо­рядження, вказівки, інструкції, постанови, про­токоли, циркуляри тощо), спеціальна (фінансо­ва, бухгалтерська, технологічна, планова, звітна тощо).
14.	За терміном зберігання	Постійного, довготермінового (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання

 

Виділяють такі системи діловодства:

1)централізовану, коли вся документація прямує в певний єдиний центр організаг (наприклад, в канцелярію);

2)децентралізовану, при якій документи надходять за призначенням у відділ підрозділи тощо;

3)змішану, коли одна частина операцій руху документації (наприклад, прийманні відправка) здійснюється централізовано, а інша (складання та оформленн реєстрація, формування у справи) виконується як у канцелярії, так і у відділа підрозділах організації.

До спеціальних служб організації, які призначені для роботи з документацією, належать канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро, юридичний відділ, секретаріат, референтуратощо.

Організація документообігу на фармацевтичних підприємствах

Цілеспрямований рух документів в організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправки або здачі до справ називається документообігом.

Раціональна організація документообігу ґрунтується на просуванні документів безперервним потоком без затримок і накопичувань на робочих місцях. При цьому важливо домагатися скорочення кількості робочих місць, які проходить той чи інший документ. Для цього в організації слід проектувати маршрути просування документів, встановлювати конкретні терміни перебування документів у кожного виконавця, а також контролювати проходження документів через усі робочі місця.

Документообіг поділяється на такі документопотоки:

Вхідний, що складається з документів вищих органів, органів влади і управління, підвідомчих організацій, непідлеглих організацій (організацій, що існують у зовнішньому середовищі паралельно), контрольованих організацій, громадян.

Вихідний, що складається з інформації, яка направляється організаціям у зовнішньому середовищі.

Внутрішній, що складається з документів, які циркулюють між підрозділами й окремими виконавцями усередині організації.

Документообіг вхідних документів має сім основних етапів (рис. 6.15).

Приймання та первинне опрацювання документів полягає в перевірці правильності доставки, фіксації факту надходження документа до організації і підготовці кореспонденції до передання за призначенням. Не роздруковуються і передаються в нерозкритому вигляді

 

 

Рис. 6.15. Етапи обігу вхідних документів

адресату конверти з відміткою "Особисто" або адресовані громадським організаціям. Якщо в конверті з відміткою "Особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання адресатом він підлягає реєстрації.

Неправильно адресовані або помилково вкладені документи передаються за призначенням або повертаються відправнику. За необхідності збереження конверта він приєднується до документа і разом з ним надходить до справи.

З метою розподілу документів на ті, які вимагають обов'язкового розгляду керівництвом, і ті, що направляються безпосередньо в структурні підрозділи та відповідальним виконавцям, особам, відповідальним за діловодство, проводиться попередній їх розгляд.

Попередньо розглядаються документи, адресовані керівництву організації, а також документи без вказання конкретної посадової особи і структурного підрозділу. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосереднім структурним підрозділам чи посадовим особам.

У процесі попереднього розгляду документів визначають, чи немає в оформленні документа помилок, які виключають можливість його виконання: відсутність підпису, печатки, грифа затвердження тощо. У цьому випадку документ повертається відправнику з вказівкою причин, через які його не прийнято до виконання.

При попередньому розгляді документів встановлюють необхідність їх реєстрації, тобто запису відомостей про документи з подальшим їх індексуванням і проставленням дати реєстрації. Проводиться вона з метою обліку, контролю і пошуку документа. Кожний вхідний документ реєструється лише один раз - у день надходження.

Окремі документи, що надходять і створюються в аптечних підприємствах, не реєструються. До них належать документи матеріального і статистичного обліку та звітності, первинні документи бухгалтерського обліку і звітності, прейскуранти, проспекти, норми витрачання товарно-матеріальних цінностей, малозначуще листування з кадрових, адміністративно-господарських та інших питань. Не підлягає реєстрації більша частина листування, яка не потребує виконання, рекламні повідомлення, плакати, програми нарад і конференцій, інформація до відома, вітальні листи та запрошення, друковані видання (газети, журнали, бюлетені) тощо.

Для реєстрації документів застосовують єдину реєстраційну картку. її заповнюють машинописним або рукописним способом. В організаціях з невеликим документо­обігом усі документи реєструються в спеціальному журналі. На документі при його надходженні ставлять реєстраційний штамп (на нижньому полі першого аркуша з правого боку).

Після попереднього розгляду документи передаються керівнику організації і керівникам структурних підрозділів, а також відповідальним виконавцям для вивчення по суті вміщених у них питань. Опрацювання і передача документів виконавцям має здійснюватись у день їх надходження в організацію або в перший робочий день при надходженні документів у неробочий час.

Результати розгляду документів керівником відображуються в резолюції, яка має містити ясну і вичерпну вказівку про порядок і характер виконання документа. Резолюція повинна бути датована, підписана і має обов'язково вміщувати прізвище виконавця або найменування (номер) структурного підрозділу, якому доручається виконання, зміст дії, порядок і термін виконання, особистий підпис керівника і дату резолюції.

З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю. При наявності в резолюції двох чи більше виконавців документ передається кожному з них почергово або всім одночасно в копіях. Оригінал документа направляють відповідальному виконавцю. Ним є особа, вказана в резолюції першою. Відповідальний виконавець наділяється правом скликання співвиконавців. Разом із тим співвиконавці рівною мірою несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проектів документів.

Виконавець опрацьовує документи згідно зі своїми функціями, прийнятою в організації технологією, відповідною інструкцією та іншими інструктивно-методичними поло­женнями. Від часу надходження до завершення роботи над документом він має знаходитись у робочій теці виконавця. Коли робота над ініціативним документом завершується, на ньому робиться відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Вона включає такі дані: короткі відомості про виконання чи, при наявності певного документа, посилання на його дату і номер; слова "До справи", номер справи, в котрій буде знаходитись документ; дату, підпис виконавця чи керівника структурного підрозділу, в якому виконано документ. Оформлений таким чином документ і всі матеріали, що до нього відносяться, підшивають до справи.

Контроль за виконанням документів і прийнятих рішень є необхідним елементом організації управлінської діяльності та важливою складовою частиною процесу діловодства. Головне завдання контролю полягає в забезпеченні своєчасного і якісного виконання документів, а також отриманні інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконавців.

Контроль за виконанням документів включає постановку його на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку і регулювання ходу виконання, облік та узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника. Його слід вести на картках відповідно до кількості виконавців або термінів виконання. На картці позначається дата, до якої документ має бути виконаний. Документ вважається виконаним лише в тому випадку, якщо вирішено поставлені в ньому питання і кореспондентові дана відповідь стосовно суті. Особа, яка здійснює контроль, періодично проглядає картки, що знаходяться у відповідній рубриці картотеки. Після виконання документи знімаються з контролю посадовою особою, яка поставила їх на контроль, і групуються у справи.

Позаяк контролю підлягають лише найважливіші документи, у кожній організації складається індивідуальний перелік підконтрольних документів (обов'язково за участі юриста при наявності такого в організації) і затверджується керівником організації або включається до інструкції щодо документаційного забезпечення управління.

Як видно з даних, представлених на рис.6.16, обіг вихідних і внутрішніх документів у організації характеризується дещо іншою сукупністю етапів.

Він розпочинається зі складання проекту документа, на основі якого виготовляється сам документ. Виготовлений документ передають на підпис керівнику організації чи структурного підрозділу. До передачі на підпис виконавець перевіряв правильність змісту та оформлення документа, наявність віз та додатків, а також матеріалів, на основі яких він готувався. Ці матеріали передають керівнику разом із оригіналом документа або вони знаходяться у виконавця і передаються керівнику на його вимогу.

Реєстрації підлягають всі документи, які потребують обліку, виконання та використання в довідкових цілях (розпорядчі, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові та ін.), як створювані та використовувані в організації, так і ті, що направляються в інші організації. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки.

Ряд документів, котрі створюються в аптечних закладах, не реєструються. Перелік таких документів затверджується керівником організації. До цього переліку можуть бути включені: повідомлення про засідання, збори, конференції, їх програми та порядок

Рис. 6.16. Етапи обігу вихідних і внутрішніх документів

денний, запрошення; листи, зведення, довідки, інформації, доповіді, надіслані до відома; рекламні повідомлення, проспекти, каталоги виставок та оглядів, плакати; графіки, наряди, замовлення, рознарядки; привітальні листи, телеграми.