Глава 16. Как проработать 45 минут.

Сесть и сосредоточенно проработать хотя бы 45 минут – это чудесно, – скажут многие читатели. – Но если я не отвлекусь от работы сам, меня непременно отвлекут другие! Кто же оставит меня в покое на такое длительное время?! Наиболее занятые люди (те самые, которым надо много успеть) обычно занимают немаловажные посты на работе. К ним каждые пять минут обращаются: лично, по электронной почте или по телефону.

И ведь это работа – нужно отвечать, реагировать, делать. Чаще всего – бросив все. Большинство собеседников именно с этих слов начинают разговор: «Бросай все... тебя все ждут... это очень срочно...»

Тем не менее, мне хотелось бы открыть своим читателям одну великую тайну: вещей, связанных с работой, которые не могут подождать от 15 до 45 минут, почти нет. Вы не замечали, что академический час – это не только идеальный отрезок времени для работы? Если человек опаздывает на деловую встречу по важной причине, его ждут до 45 минут. На столько же можно (хотя и не стоит) опоздать на ужин, три четверти часа прощаются курьеру, сисадмину, техдиректору. Их простят и вам. Особенно с учетом того, что 99 процентов поводов, по которым к вам обращаются на работе, на самом деле срочными не являются вообще.

Люди всего лишь обращаются к вам, когда это удобнее всего для них, а из срочных дел половину называют таковыми только ради того, чтобы исполнитель более или менее серьезно отнесся к заданию. Просто потому, что большинство людей плохо работают, игнорируют половину заданий и слишком долго все откладывают, если их не пугать и не подгонять постоянно. Я могу привести много примеров. Я очень много раз встречала в аэропортах важных гостей. Перед этим всегда звучало: «приезжает наш важнейший клиент, посол такой–то!!!. (Либо владелец той самой фирмы или издатель того самого журнала.) Его собирался встречать Вася, но Вася пропал, у Пети случилось то, а у Маши – это, и теперь его должна встречать я, потому что посылать за таким человеком секретаршу неудобно. Либо я должна его встретить, потому что он приезжает всего на час, а нам нужно о многом поговорить, и я могла бы рассказать о проекте в общих чертах уже в машине. Даже если для доведения собственных дел до конца мне нужно всего лишь 15–20 минут, я бросаю все, лечу в аэропорт и... жду. Даже если мне 40 минут назад истерически кричали в трубку: «Он уже прилетел!!!». Жду, кстати, от 15 до 40 минут, потому что самолет задержался, паспортный контроль, панику устроили раньше времени или еще что–нибудь такое. Иногда такие клиенты прилетали первым классом и выходили из самолета моментально, им даже приходилось подождать меня. И знаете, никто не умер. Такие люди много путешествуют и всякое видали. Они выходят из самолета, видят, что их не встретили, все понимают и направляются к ближайшему бару. И кстати, они успевают подойти к этому бару, даже если их вовремя встречают и просто увидели не в первую же секунду. И потом все равно приходится дожидаться, когда они допьют уже начатую чашечку кофе.

Обычно такие истории еще отягощаются тем, что клиент, не успев прилететь, уже улетает... «Он здесь всего на час!» – кричат его секретарши, и за ними это повторяют все остальные, но никто никогда не прилетает на час. Разве что совсем сумасшедшие. Эти самые 40 минут обычно сами пропадают где – то между посадками, пересадками и перемещениями, даже если никто никуда не опоздает и никто никого не подведет. Поэтому на дорогу всегда закладывают лишние два–три часа. И пребывание человека в другом городе включает в себя время на то, чтобы перевести дух, пообедать или поужинать, что тоже занимает пару часов (во всех приличных ресторанах еду готовят те же полчаса). Все понимают, что в большом городе два часа могут вообще «провалиться в черную дыру»: в одном месте постояли полчаса в пробке, в другом лишние 15 минут чего–то ждали. Искали место для парковки, искали дорогу, обсуждали, как изменить планы...

Поэтому прилетают люди минимум на пять–шесть часов. Практически всегда. В крайнем случае, если поговорить не удалось и надо двигаться дальше, можно продолжить разговор на том же обеде или по дороге к следующим пунктам.

И вообще, на такие сроки люди обычно приезжают, чтобы принять какое–то быстрое решение (если надо неделями работать или переговариваться - приезжают на недели), а принять быстрое решение иногда очень помогает цейтнот. На презентацию осталось 40 минут вместо полутора часов? Выражайте свои мысли лаконичнее и попытайтесь изложить суть побыстрее, тем не менее убедив клиента в том, что вы правильный партнер для него. Если к купле–продаже или заключению контракта все готово, самые важные аргументы все равно в большинстве случаев укладываются в 15 минут. Остальное время уходит на манипуляции, провокации и психологические поединки, а еще все эти люди таки регулярно опаздывают на свои самолеты. И пересаживаются на следующие. И их фирмы за это платят. И это тоже не конец света.

В свое время я караулила выход в печать газеты. У нее огромный тираж и куча спланированных операций, там очереди ждут какие–то другие задания, и в типографии все расписано. Всем известно, что за задержку материалов в печать грозит расстрел на месте без суда и следствия. Тем не менее я два раза была свидетельницей настоящей катастрофы. Один раз по веским политическим причинам из газеты за пять минут до сдачи в печать исчезла огромная статья на полторы полосы. Пока что-то придумали, пока заполнили дырку в макете, прошли те самые 40 минут. И это при том, что все очень торопились. Во второй раз совершили серьезную ошибку, исправление которой заняло больше часа. Я все ждала, когда же начнут вешать сотрудников на столбах и расстреливать их у стенки, но ничего такого не произошло.

Менеджеры бегали, как испуганные куры. Начальники при первой же возможности ушли домой (самое страшное предотвратили, дальше вы сами как–нибудь), потому что дома остывает ужин, и эта беда того не стоит, а сотрудники типографии с их четким планом и тысячами экземпляров...

Ну что они? Вздохнули – «подумаешь, ну час» Ну не попьем мы чаю между тем, как помыть машину и зарядить в нее следующую партию. Неприятно, конечно, и лучше так не делать, но никто опять же не умер. Даже если ребенок подрался в школе и ждет в кабинете директора, типография «горит», сервер «свалился и простаивает», люди ждут... 15 минут обычно решают все или не значат ничего. И когда они решают все, почти всегда успеть все равно не удается, как это ни печально. В абсолютном же большинстве случаев все выглядит очень срочно и страшно, но все равно проходит какое–то время, пока человек бросит свои дела и примчится куда надо. И за это время все успевают как–то успокоиться, что–то придумать, как–то объяснить всем, что раньше не получится. Смириться, спихнуть вину на другого либо мужественно принять на себя наказание, и дальше все происходит в единственно возможном (человеческом) темпе.

Если же кто–то попал в больницу и надо срочно туда ехать либо дом горит и крыша обваливается – Вы об этом узнаете. Даже с отключенным телефоном и за закрытой дверью в своем кабинете.

Еще один классический пример: мне звонят за полчаса до окончания работы (или шлют сообщение) с просьбой сделать то и это. Не забыв приписать, что там все решено и тут все принято. Только вот эту мелочь решили изменить, и хотелось бы сдать ее уже сегодня. Поэтому теперь все ждут меня. Это очень неприятная ситуация: люди хотят домой. У них там семьи и дети, все тот же ужин, а теперь они не уходят из–за меня. Бросаю все и начинаю делать свою часть работы. Хорошо, если задание действительно на пять минут, но чаще всего никаких пять минут не выходит.

В 99 процентах случаев, если дело кажется получасовым, оно растягивается на час с лишним.

Мало того что в спешке начинаешь спотыкаться о мелочи (страшно что–то проглядеть или отдать работу, сделанную наспех), еще то же самое делают те, кто эту работу придумал. Они начинают звонить раз в 5 минут и говорить: «Прости, прости, но надо еще одну букву поменять! Ты еще не сконвертировала все окончательно?! Через какое–то время становится ясно, что на работу нужен еще час. Я звоню тем, кто это затеял, и предлагаю всем уйти спокойно домой и завтра с утра все спокойно сдать. И тут в половине случаев выясняется невероятное: либо те, кто меня ждал, уже не дождались и ушли. Либо мне говорят: «Да, мы еще тут сидим, но там (в типографии, в другом городе, в соседнем филиале) уже ушла секретарша, так что все равно сдавать завтра». В другой половине случаев я расшибаюсь о стенку, чтобы все успеть, прибегаю, говорю: «Ну все, ура! Я все сделала, можете идти», а коллеги с тоскливым видом отвечают: «Да, спасибо, но теперь мы ждем Васю и еще шестерых сотрудников, и, наверное, они еще часа полтора провозятся».

Из всего этого стоит сделать умный вывод. Если дело действительно можно сделать за пять минут, надо его сделать за эти пять минут. При этом, если вас озадачили заданием, а у вас открыт какой–то проект, над которым вы планировали поработать еще 20 минут, в большинстве случаев можно спокойно закончить свое, прежде чем бросаться на другое. Эти 20 минут все равно в половине случаев съедаются тем, что кто–то не подошел к телефону, другой в момент возникновения задания пил кофе или курил в фойе, а третий вообще принципиально не проверяет сообщения на автоответчике, пока не доиграет до конца шестого уровня. Если вы очень пунктуальный человек, будьте уверены, что вы – очень редкий зверь. Все остальные вокруг вас спокойно опаздывают везде, поэтому если вы отложите моментальную реакцию на 15– 20 минут, никто этого не заметит.

Если же есть хоть малейшее подозрение, что никаких 15 минут не получится, на задание объективно нужно полчаса, а на фоне общей суматохи и усталости, вероятнее всего, получится полтора часа, лучше сразу честно спросить всех, как насчет того, чтобы сдать это дело утром, чтобы оценить шанс на такой вариант, обычно достаточно одного трезвого взгляда на задачу, что же касается любимых коллег, которые звонят, пишут и подходят каждую минуту, – их можно попросить подождать! Эта великая мысль почему–то мало кому приходит в голову. Равно как и гениальная идея полчаса не подходить к телефону. Все мобильные и немобильные телефоны давно оснащены автоответчиками, и надо приучать собеседников ими пользоваться. Если я собралась спокойно поработать 45 минут, я сажусь и работаю, выключив звонок. Даже если телефон зазвонит через минуту после начала работы – 45 минут не срок. Человек, который не дозвонился до меня, перезвонит еще раз, если ему очень нужно. На электронную почту тоже считается хорошим тоном отвечать в течение часа! Никто не ждет ответа в течение минуты, и если кто–то приучил своих корреспондентов к таким молниеносным ответам, он сам виноват. Кстати, если за 45 минут кто–то очень настойчивый успел позвонить пять раз, чаще всего это даже к лучшему.

В половине случаев письма или звонки, поступившие с промежутком в пять минут, содержат какие–то панические сообщения о том, что все пропало, поломалось и не работает. Если случайно их все пропустить, в последнем будет написано или сказано: «ой, я уже сам разобрался». Либо Н., оказывается, одну точку не там поставил, теперь все работает!. Иногда задание успевают за час три раза отменить и вернуть на место.

Автоответчик по очереди зачитывает следующие сообщения: «Срочно сделай это! Ты еще не начал? Не делай пока ничего, отдел такой–то не дал добро! Теперь можешь начинать, кажется, все нормально, делаем! Ты уже много сделал? Только что позвонили и сообщили, что делаем, но в другом формате. Если можешь, измени…»

Прослушав все это через полчаса, человек спокойно берется за последнюю версию и думает: «Как хорошо, что я на все это не реагировал раньше. Это было бы убитое время, а так я хоть свою часть работы сделал за это время, по плану!» Также можно получить пять звонков от человека, у которого накапливаются разные задания. Это тоже очень удобно: вместо того чтобы пять раз поговорить с ним о какой–то мелочи, мы через полчаса имеем компактный списочек, из пяти дел которые он уже разложил в правильном порядке по срочности, описал и приготовил. Если коллега стучится в дверь и заглядывает в кабинет, можно посмотреть, сколько осталось работать, и вежливо сказать: «Я к тебе подойду (я тебе позвоню/напишу) через 15 минут». Он наверняка вежливо кивнет в ответ и исчезнет, чтобы это случалось реже, в больших фирмах существуют таск-менеджеры. Ими полезно пользоваться, и не менее полезно приучать к тому же самому коллег. В такие таск-менеджеры можно кратко вписать задание, после чего исполнителю автоматически приходит сообщение о том, что забот прибавилось. Такая форма обмена заданиями приучает к тому, чтобы коротко и ясно формулировать задачи в несколько строк.

Вписывая задание в чей–то план, сотрудник сразу видит очередь, в которую «становится». Если перед ним у человека уже вписано 50 планов, можно себе представить, когда ждать от него результатов. Также можно выставить для задачи очень высокий приоритет, но иногда именно в таких программах становится видно, что срочных дел у человека на сегодня уже пять, соответственно, он в них тонет. И лучше передать эту работу другому, если она действительно такая срочная. Таким образом, взгляд в список чьих–то задач отменяет множество диалогов. Сотруднику не нужно объяснять, как он занят, почему не может отреагировать моментально и что у него еще на повестке дня. Все это про него написано в интернете!

Все, кто пользуется такими системами, экономят много времени себе и другим. Во времена, когда у меня не было на работе таск-менеджера, я коротко описывала свои планы на записках и прикрепляла их на доску над столом. Когда кто–то приходил с новым заданием, указывала ему на эту доску, и многое сразу становилось ясно. Главное – не бояться просить людей подождать, отстать, перезвонить через 15 минут, не отвлекать еще полчаса. Или просто не реагировать какое–то время, спокойно занимаясь своими делами. Не нужно бояться, что кто–то вас осудит, ведь вы заняты самым святым делом – вы самоотверженно работаете, у вас план.

Глава 17. Еще раз об итогах

Вся история началась с учета времени, ею и закончится. Я начинала с хронометража, чтобы что-то узнать о себе и своих возможностях. Это было очень познавательно, я увидела свои границы, избавилась от иллюзий. Где–то переоценила свои силы, где–то недооценила возможности. О некоторых задачах я имела только очень расплывчатое представление, пока не умножила все шаги на часы, минуты и дни. И ведь часто я даже не подозревала, насколько расплывчаты мои представления.

Я начала записывать, сколько времени ушло на дела, чтобы получить какое–то представление о том, на что уходит моя жизнь. Когда я осознала, сколько у меня свободного времени и сколько вещей я могла бы успеть, я начала составлять планы и работать по ним. Все эти придумывания стратегий и попытки разложить все по полочкам заняли около четырех лет. В это время я с переменным успехом пробовала на себе разные методы и рецепты.

В какой–то момент я стала счастливой обладательницей тетради, в которой были расписаны все сложные фазы жизни. Во время отпуска я не планирую ничего, но у меня есть много месяцев в году, когда я следую нескольким планам и пытаюсь успеть все, что связано с работой, не запустив при этом хозяйство, здоровье и милые сердцу проекты.

Посмотрев на все это, я вдруг поняла, что вести хронометраж и дальше совсем нетрудно. Я все равно все время смотрю на часы и записываю большую часть важных дел. Все рабочие дела расписаны на отрезки по 45 и 15 минут, там нечего считать. Я слежу за тем, чтобы тратить на эти планы именно отведенное время и просто проставляю галочки возле выполненных задач. Если они спонтанно меняются местами, я это тоще записываю. После всего у меня остается еще восемьдесят важных дел в день, которые я тоже отрабатываю по списку. Нужно всего одно небольшое усилие, чтобы не только поставить рядом с выполненной задачей галочку, но и за писать сколько на все ушло времени. Для этого нужно просто лишний раз посмотреть на часы.

В конце дня я подвожу краткие итоги дня, буквально в одну строчку. Все дела уже охвачены, я только делю их на очень общие категории и записываю рядом время. Пример можно увидеть на следующей странице.

Магазин 45

Химчистка 20

Ужин 55

Спортзал 55

Я очень давно расчертила себе такой лист и распечатываю его в начале каждого месяца, потом каждый день заполняю. Он живет в моей тетради, одновременно исполняя роль закладки. В конце месяца я подвожу итоги. Многие думают, что само подведение итогов – убийство драгоценного времени. Я так не считаю. На то, чтобы подвести итоги в конце дня, мне нужно в среднем три минуты. В конце месяца – 15–20 минут. После этого я получаю что–то вроде следующего списка.

Зачем это нужно?

Большей частью – чтобы удовлетворить любопытство. Очень интересно увидеть, что работа над книгой, вопреки ожиданиям заняла более 700 часов, а статью не удается написать быстрее, чем за четыре часа. Какие–то простенькие сайты сожрали четыре рабочих дня, хотя я всего лишь придумывала для них дизайн. При этом на дизайн ушел день, а на то, чтобы придумать пару изюминок, которые оживят весь проект, – все оставшееся время. За годы экспериментов со временем я узнала много интересных мелочей. Оказывается, можно сварить суп за 15 минут! Три минуты, которые будущий ужин проводит в микроволновке – это куча времени. За это время можно заварить две кружки чая с лимоном и сахаром, нарезать салат из огурца, помидора и моцареллы и отнести на стол кучу посуды, приборов и салфеток. Я не могу собраться на вечеринку за час, но могу подготовиться к пятидневному воркшопу со студентами за 20 минут. Я не могу рисовать красками более четырех часов, даже если очень надо: Кончаются все силы и мотивация. И не могу писать тексты более двух часов в день: теряется концентрация, и я перестаю видеть ошибки. Зато я могу заниматься версткой 18 часов в день, не вылезать из бассейна или спортзала четыре часа. Я могу спать десять–двенадцать часов в сутки и при этом нарисовать ровно 50 иллюстраций за месяц!

Такие точные знания о своих возможностях иногда позволяют мне взять совсем головокружительный заказ и выполнить его точно в срок. Например, начать с чистого листа и закончить через три недели журнал в 140 страниц. Сделать сайт с 20 разделами на трех языках за два месяца. Писать параллельно три книги, готовиться к выставке и при этом делать десять иллюстраций в месяц. Провернуть большой фотопроект параллельно с ремонтом. От целого ряда планов я смело отказываюсь. У меня нет по этому поводу никаких иллюзий – я это не могу успеть, не выйдет, хоть умри. Это тоже результат того, что я так подробно изучила свои возможности.