Реєстрація та облік судових справ і матеріалів

Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, всі судові справи та матеріали, що надійшли в суд і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках за формами згідно з додатками.

У разі автоматизованого (комп’ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку повинно бути забезпечене формування на вимогу учасників судового процесу інформаційних запитів відповідно до алфавітних покажчиків.

Кримінальні справи та матеріали, що підлягають розгляду згідно з кримінальним судочинством, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках.

Кримінальна справа, матеріали про застосування примусових заходів медичного характеру, скарга потерпілого про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення реєструється в обліково-статистичній картці на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення та в алфавітному покажчику кримінальних справ.До алфавітного покажчика вносяться дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

На кримінальну справу щодо декількох осіб обліково-статистична картка заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером, які скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх розділів, у решті карток – лише дані щодо відповідної особи.

Справа про застосування примусових заходів виховного характеру до неповнолітньої особи реєструється на обліково-статистичній картці на справу щодо неповнолітнього, до якого застосовано примусові заходи виховного характеру та в алфавітному покажчику кримінальних справ. В алфавітний покажчик вносяться дані про кожну неповнолітню особу.

Справа з постановою прокурора або слідчого за згодою прокурора про направлення справи до суду для вирішення питання про звільнення від кримінальної відповідальності реєструється в обліково-статистичній картці на справу щодо звільнення особи від кримінальної відповідальності та в алфавітному покажчику кримінальних справ. В алфавітному покажчику відображаються дані про кожну особу, стосовно якої органом досудового слідства винесено постанову.

Якщо в суд надійшла кримінальна справа щодо невстановленої особи, яка вчинила злочин, для вирішення питання про її закриття у зв’язку із закінченням строків давності, в пункті “Прізвище” робиться запис “Невстановлена особа”, а в пункті “Інші відмітки” – зазначається номер кримінальної справи, наданий органом досудового слідства, та коротка фабула злочину. Запис про такі кримінальні справи вноситься й до алфавітного покажчика: у спеціально пристосованому розділі “Невстановлені особи”.

Матеріали судового контролю за законністю процесуальних дій і рішень органу дізнання, слідчого, прокурора: подання органу дізнання, слідчого, прокурора про обрання запобіжного заходу у вигляді взяття під варту чи його скасування, заміну запобіжного заходу на взяття під варту, продовження строків тримання під вартою, проведення обшуку, огляду житла чи іншого володіння особи тощо; скарги на дії та рішення органу дізнання, слідчого, прокурора (про відмову в застосуванні заходів безпеки або про їх скасування, відмову в порушенні кримінальної справи, про порушення чи закриття кримінальної справи тощо) – реєструються в обліково-статистичних картках на справу з поданням органу дізнання, слідчого, прокурора і скарги на їх дії та рішення та алфавітному покажчику кримінальних справ. Не реєструються в такому порядку скарги, які розглядаються при попередньому розгляді або при розгляді кримінальної справи в суді.

Подання, заява, клопотання, що надійшли в суд у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, реєструються в обліково-статистичних картках на справу в порядку виконання судових рішень у кримінальних справах та в алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах.В алфавітному покажчику відображаються дані про кожну особу, стосовно якої розглядається клопотання, заява, подання.

Цивільні справи, позовні заяви, скарги окремого провадження, заяви, що виникають з адміністративно-правових відносин, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ.

Цивільна справа, позовна заява, скарга окремого провадження, заява, що виникає з адміністративно-правових відносин, реєструється в день надходження в суд в обліково-статистичній картці на цивільну справу, позовну заяву, заяву, скаргу та алфавітному покажчику цивільних справ. В алфавітному покажчику облік ведеться за кожним відповідачем і позивачем. У разі об’єднання зустрічних позовів вносяться записи до відповідних обліково-статистичних карток.

Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого провадження та в справах, що виникають з адміністративно-правових відносин, ведеться як за скаржником, заявником, так і за юридичними та фізичними особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним – і за прізвищем цього громадянина; про оскарження рішень виборчих комісій – і за найменуванням виборчої комісії тощо).

Заява про забезпечення позову реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову та в алфавітному покажчику цивільних справ. В алфавітний покажчик заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів.

Заява про перегляд у зв’язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, що набрала законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці та в алфавітному покажчику цивільних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка в обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної цивільної справи і зберігаються в ній.

Усі подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах і в алфавітному покажчику цивільних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних цивільних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

Справа про адміністративне правопорушення реєструється в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення.В алфавітному покажчику відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративне правопорушення.

Заява про скорочення строку позбавлення спеціального права (керування транспортним засобом чи річковим маломірним судном, полювання тощо) реєструється в обліково-статистичній картці на справу про скорочення строку позбавлення спеціального права та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітний покажчик вноситься запис про кожну особу, стосовно якої розглядається таке клопотання.

Справа про направлення алкоголіка чи наркомана на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу, дострокове припинення їх лікування чи продовження строку лікування тощо реєструється в обліково-статистичній картці на справу про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу та в алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних закладів.В алфавітному покажчику відображається інформація про кожну особу, стосовно якої справа надійшла до суду.

Не реєструються в такому порядку заяви, що надходять до суду і підлягають розгляду відповідно до Закону України “Про психіатричну допомогу”, оскільки це цивільні справи, що розглядаються в порядку окремого провадження (наприклад, заяви лікаря-психіатра про проведення психіатричного огляду особи в примусовому порядку, про надання особі психіатричної амбулаторної допомоги без її усвідомленої згоди або без згоди її законного представника, про продовження надання такої допомоги в примусовому порядку, якщо вона необхідна понад шість місяців, заяви психіатричного закладу про госпіталізацію особи до психіатричного закладу в примусовому порядку, про продовження госпіталізації в примусовому порядку тощо).

Не реєструються в окремих обліково-статистичних картках апеляції, апеляційні та касаційні скарги, апеляційні та касаційні подання на вироки, рішення, ухвали (постанови), окремі ухвали (постанови) суду. Про надходження таких документів в суд робляться записи у відповідних обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах.

Для реєстрації та обліку судових справ у суді встановлюється перелік індексів:

„1” – кримінальні справи, матеріали про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги приватного обвинувачення;

„1-н” – справи про застосування до неповнолітніх примусових заходів виховного характеру;

„1-п” – справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності;

„2” – цивільні справи, позовні заяви, заяви окремого провадження, скарги, що виникають з адміністративно-правових відносин;

„2-з” – заяви про вжиття запобіжних заходів до пред’явлення позову в цивільних справах;

„3” – справи з протоколом про адміністративне правопорушення;

„3-к” – справи про скорочення строку позбавлення спеціального права;

„4” – справи судового контролю за законністю процесуальних дій і рішень органів досудового слідства, слідчого, прокурора;

„5” – справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;

„6” – справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах;

„7” – справи про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу алкоголіків і наркоманів;

„8” – заяви про перегляд у зв’язку з нововиявленими обставинами рішень або ухвал суду, що набрали законної сили, в цивільних справах.

У разі відсутності матеріалів відповідної категорії в суді індекс не використовується.

Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу, порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обгортці судової справи або матеріалу. Наприклад:

кримінальна справа – № 1 – 30/06;

цивільна справа – № 2 – 20/06;

справа про адміністративне правопорушення – № 3 – 26/06;

матеріали за поданням про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання – № 5 – 15/06 тощо.

Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

Усе листування, що стосується окремих судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за номером судової справи (матеріалу).

В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами. У разі автоматизованого (комп’ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною формою обліково-статистичної картки, реєстраційного журналу.

Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів окремо від справ у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика).

На обліково-статистичних картках та обкладинках кримінальних справ, за якими обвинувачені перебувають під вартою, ставиться штамп “під вартою”, або робиться такий напис.

Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, перереєстровуються у хронологічному порядку їх надходження в суд із зазначенням на них нового порядкового номера, наприклад:

Справа № 1 – 250/06

№ 1 – 2/07

Переоформлені обліково-статистичні картки переставляються в картотеку наступного року. Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ і матеріалів, що надходять.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, в яких ставиться номер за картотекою минулого року, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року із зазначенням нового номера.

Перереєстрація нерозглянутих справ і матеріалів, які обліковуються в реєстраційних журналах (справи за заявами про вжиття запобіжних заходів до пред’явлення позову в цивільних справах, за поданнями і клопотаннями в порядку виконання судових рішень у цивільних справах), полягає в переписі в хронологічному порядку в реєстраційний журнал наступного календарного року всіх нерозглянутих справ і матеріалів з новими порядковими номерами. При цьому в реєстраційний журнал попереднього року вноситься запис про новий номер перереєстрованої справи, матеріалу, що були нерозглянуті станом на кінець року.

Судові справи (матеріали), що надійшли з апеляційної чи касаційної інстанцій на повторний судовий розгляд після скасування судового рішення, а також кримінальні справи, що надійшли повторно від прокуратури, реєструються як такі, що надійшли вперше. Кожній з них присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на судову справу (матеріал), у відповідному алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу).

У разі виділення кримінальної справи в окреме провадження, роз’єднання позовів у цивільній справі в самостійні провадження нова судова справа реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу). У новій судовій справі підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

У разі об’єднання судових справ в одну їй присвоюється номер однієї з об’єднаних справ відповідно до постанови (ухвали) суду, вносяться необхідні додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційного журналу) під номером об’єднаної справи та відмітки про об’єднання справ із зазначенням номера нової судової справи в решті обліково-статистичних карток на об’єднані справи та алфавітному покажчику.

Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються суддям у визначеному головою суду порядку. Передача справ і матеріалів судді здійснюється під розписку в контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передачі справ і матеріалів; розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо забороняється.

Після закінчення календарного року усі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються у новий журнал судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, наступного року за новими номерами, про що вносяться записи у відповідні графи журналу минулого року.