Реєстрація та облік звернень громадян

Викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України „Про звернення громадян”, реєструються в журналі вхідної кореспонденції.

Після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції діловодство за зверненнями громадян в суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності, засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

Формування судових справ

Судові справи (матеріали) підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену типографським способом.

На обкладинці судової справи вказуються:

найменування суду;

найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки);

якщо томів справи більше одного, – номер тому справи та загальна кількість томів;

у кримінальній справі, справі про адміністративне правопорушення – прізвище, ім’я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа, та норма закону відповідно до обвинувального висновку, протоколу про адміністративне правопорушення;

у цивільній справі – прізвище, ім’я, по батькові чи найменування сторін (заявника, скаржника), суть вимог позивача (заявника, скаржника);

у разі пред’явлення зустрічного позову в цивільній справі – зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;

у справі іншої категорії – прізвище, ім’я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи;

дата надходження справи в суд.

Лівий верхній кут обкладинки справи повинно залишатися вільним для розміщення в ньому штампу архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

Для кримінальних справ, що надійшли від органів досудового слідства (дізнання), може бути використана та обкладинка, в якій справа надійшла, за умови її належної якості та цілісності. При цьому на обкладинці заповнюються необхідні реквізити суду, порядковий номер справи тощо.

Якщо кримінальна справа, що надійшла в суд, підшивається судом у нову обкладинку, то у справі зберігається також обкладинка, в якій справа надійшла.

Перевіряється наявність зазначених у додатку до скарги приватного обвинувачення, позовної заяви (заяви, скарги) документів, послідовність аркушів кожного документа.

До матеріалів кримінальної справи, що надійшла в суд, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

супровідний лист, з яким справа надійшла в суд;

копії повідомлень прокурора та інших учасників процесу про день попереднього розгляду справи суддею;

клопотання учасників процесу, що надійшли у зв’язку з попереднім розглядом справи;

постанова судді за результатами попереднього розгляду справи;

протокол, якщо він вівся при попередньому розгляді справи;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до постанови судді за результатами попереднього розгляду справи;

документи про вручення копії обвинувального висновку підсудному та копії повідомлень у зв’язку з призначенням справи до судового розгляду;

документи, що надійшли в суд на виконання постанови судді за результатами попереднього розгляду справи, та документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників процесу;

за вказівкою судді також інші документи, що стосуються справи;

розписки про вручення повісток про виклик у суд.

Документи цивільної справи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів (2-3 чистих аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

ухвала про прийняття заяви у цивільній справі, про закінчення досудової підготовки, призначення справи до судового розгляду;

документи, що підтверджують сплату державного мита;

позовна заява (заява окремого провадження, скарга, що виникають з адміністративно-правових відносин), яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву (заяву, скаргу) було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви (заяви, скарги) позивачем (заявником, скаржником) усунуто);

позовна заява, заява, скарга (первинна позовна заява (заява, скарга) у разі якщо позовну заяву (заяву, скаргу) було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем, заявником, скаржником усунуто);

документи, додані до позовної заяви (заяви, скарги);

конверт, в якому надійшла позовна заява (заява, скарга);

якщо позовну заяву (заяву, скаргу) було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто – ухвала про залишення позовної заяви (заяви, скарги) без руху та документи, надані позивачем, заявником, скаржником (крім документів, що підтверджують сплату державного мита, а також позовної заяви (заяви, скарги), що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзаців четвертого та п’ятого цього пункту);

заяви про забезпечення позову, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;

документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання).

Документи справи, у якій позовну заяву (заяву, скаргу) було залишено без руху і недоліки позивачем (заявником, скаржником) не усунуто, підшиваються в такій послідовності:

ухвала про залишення позовної заяви (заяви, скарги) без руху;

конверт, у якому надійшла позовна заява (заява, скарга);

копія супровідного листа щодо надіслання ухвали про залишення позовної заяви (заяви, скарги) без руху позивачеві (заявнику, скаржнику);

інше листування з приводу залишення позовної заяви (заяви, скарги) без руху;

ухвала про повернення позовної заяви (заяви, скарги) як такої, що вважається неподаною;

супровідний лист щодо надіслання позивачеві (заявнику, скаржнику) ухвали про повернення позовної заяви (заяви, скарги);

супровідний лист щодо повернення позовної заяви (заяви) позивачеві (заявнику, скаржнику);

інше листування (у хронологічному порядку).

У разі відмови у прийнятті позовної заяви (заяви, скарги) документи справи підшиваються в такій послідовності:

ухвала про відмову в прийнятті позовної заяви (заяви, скарги) та повернення позивачеві (заявникові, скаржникові) позовної заяви (заяви, скарги);

конверт, у якому надійшла позовна заява (заява, скарга);

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві (заявникові, скаржникові) ухвали про відмову у прийнятті позовної заяви (заяви, скарги) разом з позовною заявою (заявою, скаргою) та всіма доданими до неї документами;

інше листування (у хронологічному порядку).

Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них у суд. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

Усі документи та конверти, підшиті в судовій справі, нумеруються шляхом проставлення у верхньому правому куті першої сторінки кожного аркуша документа (верхньому правому куті конверта) м’яким графічним олівцем чергового номера аркуша в порядку розміщення документів у справі.

У кожній судовій справі складається опис документів.У справі, що надійшла в суд, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи.

До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий у справі, в порядку їх розміщення. Обов’язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові).

Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища.

У процесі подальшого надходження документів, справа продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.

Кожен том справи оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

Усі матеріали підшиваються до справи нитками через п’ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювання голкою.

Вклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та точне місцезнаходження документа або судової справи, матеріалів.