Облік та зберігання печаток, штампів і бланків

Обов’язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки тощо.

Печатки та штампи повинні зберігатись у сейфахабо металевих шафах.

Гербова печатка суду зберігається в посадової особи, яка визначається наказом голови суду.

Відповідальність за зберігання та використання печаток, штампів і бланків несуть голова суду та відповідальна особа, визначена наказом голови суду.

Журнали обліку включаються до номенклатури справ. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та підписуються головою суду з проставлянням відтиску гербової печатки суду.

Гербова печатка суду ставиться на документи у випадках, передбачених законодавством (на акти, довідки про місце роботи, нараховану і належну заробітну плату, на зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, посвідчення про відрядження, кошторис витрат на утримання суду, подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, в трудових книжках, на документах бухгалтерської статистичної звітності, фінансових планів, на судових рішеннях, виконавчих документах, на запитах у випадках, передбачених законодавством, тощо).

Виготовлення печаток, штампів і забезпечення суду всіма видами бланків здійснюється особою суду, яка відповідає за господарське забезпечення.

Облік бланків ведеться у відповідному журналі обліку бланків, видача бланків здійснюється під розписку в цьому журналі.

Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом, на підставі наказу голови суду, з відповідною відміткою про це в журналах обліку, про що повідомляються відповідні органи.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік.

Про здійснення складається відповідний акт перевірки та роблятьсявідмітки в журналах обліку.

 

Складання номенклатури справ суду

Номенклатура справ являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в поточному діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання (примірні заголовки номенклатури справ суду наведено в додатку 38).

Номенклатура справ, що формується у поточному діловодстві, складається відповідно до нормативно-методичних документів Державного комітету архівів України.

Номенклатура справ поточного діловодства структурних підрозділів суду на наступний календарний рік складається в останньому кварталі попереднього року на основі попередніх номенклатур справ суду.

Зведена номенклатура справ складається з номенклатури справ суду, розглядається експертною комісією (ЕК) суду та подається на погодження експертно-перевірочній комісії (ЕПК) відповідної державної архівної установи в чотирьох примірниках.

Погоджена з ЕПК, номенклатура справ затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається як розділ номенклатури справ служби діловодства суду.

Четвертий примірник затвердженої номенклатури справ суду передається апарату суду для використання в роботі.

Номенклатура справ призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом.

Під час складання номенклатури справ слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

- у графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;

- у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв’язком. На початку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“Різні матеріали”, “Загальне листування” тощо);

- графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

- у графі 4 проставляється строк зберігання справи. Номер статті згідно з Переліком, у разі внесення до номенклатури справ заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюється експертною комісією суду за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи;

- у графі 5 вказують назву переліку документів, використаного під час визначення строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу та про передачу справ в архів.

 

Порядок видачі для ознайомлення судових справ

І копій документів

Відповідно до норм діючого законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право знайомитися з матеріалами цивільних, кримінальних, адміністративних справ.

Справи для ознайомлення видаються апаратом суду:

- прокуророві (після пред’явлення службового посвідчення);

- учасникам кримінальних і цивільних справ (підсудному, його захисникові, потерпілому, цивільним позивачам, цивільним відповідачам та їх представникам, які виступають у кримінальних справах, позивачеві та відповідачеві, їх представникам, заявникам з матеріалами, що стосуються цивільного позову, та іншим) – після пред’явлення документа, що посвідчує особу (паспорта, службового посвідчення, доручення представника);

- адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред’явлення ордера або свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльністю);

- іншим особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов’язаним з розглядом справи, – після пред’явлення службового посвідчення.

Видача справ для проведення аналізів, узагальнень і для інших цілей, що не пов’язані з розглядом справ, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.

Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ для ознайомлення, де вказується число, місяць, рік, година видачі. При поверненні справи після ознайомлення керівник апарату суду чи працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі, зазначити в журналі видачі справ для ознайомлення, час повернення справи та розписатися про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи.

Судові справи надсилаються поштою або розсильним (кур’єром) лише на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи, провадження в яких не закінчено.

Окремі документи з судових справ, копії цих документів і письмові довідки у справах видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою з дозволу голови суду чи його заступника, головуючого в справі, реєструючи видачу копій в журналі та після сплати, у разі необхідності, державного мита.

Копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У тих випадках, коли судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається.

Копії судових рішень, видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання. Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом працівника апарату суду та печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.До копії судового рішення, в яке внесено зміни, обов’язково додається копія ухвали апеляційного (касаційного) суду, яким судове рішення змінено. Видача копій судових рішень, вироків, ухвал, постанов, що не відповідають зазначеним вимогам, забороняється.

Особа, яка одержала копію, повинна розписатись в її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається в справі та у відповідному журналі.

Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку в строки, визначені кримінально-процесуальним законодавством. Якщо вирок викладено мовою, якої не знає засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або на мову, якою він володіє. 20. Передача справ в архів суду

На суди покладено державну функцію з організації архівної справи. Завдання її полягають у створені архівів у судах, організації діловодства, ведення обліку справ і документів, формування їх для здачі в архів суду, забезпеченні збереження архівних справ і проведенні експертизи цінності справ та документів з метою здачі їх у державний архів.

Відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення – на архіваріуса або іншого працівника апарату суду, відповідального за ведення архіву суду.

Організація обліку та зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентуються чинним законодавством та відповідною інструкцією про порядок передачі в архів суду, зберігання в ньому, відбору та передання в державні архіви судових справ і документів діяльності суду.

Належна організація архівної справи полягає в підготовці справ і формуванні їх згідно з номенклатурою справ суду.

Для забезпечення зберігання справ і документів в архіві повинні бути створені відповідні умови: санітарний, температурний і світловий режими, а також забезпечення охоронними та протипожежними засобами, стелажами, шафами, системою обліку архівних документів.

Судові справи, провадження в яких закінчено, та документи суду передаються в архів згідно із заповненим працівником апарату суду описом справ та згідно з відповідною Інструкцією про порядок передання в архів суду, зберігання в ньому, відбору та передачі в державні архіви судових справ і документів діяльності суду.

Судові справи зберігаються в архіві за роками, в порядку архівних номерів, зв’язані у пачки: кримінальні - по десятках, інші – по сотнях.

Видача справ з архіву здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника.

Справи, що повертаються в архів після використання, перевіряються архіваріусом в присутності особи, яка їх повертає. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження – комісією у складі керівника апарату суду, секретаря суду, архіваріуса складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий залишається в архіві суду.

 

 

Висновки.

 

 

Система судів загальної юрисдикції відповідно до Конституції України будується за принципами територіальності і спеціалізації.

Систему судів загальної юрисдикції складають:

1) місцеві суди;

2) апеляційні суди, Апеляційний суд України;

3) Касаційний суд України;

4) вищі спеціалізовані суди;

5) Верховний Суд України.

 

Найвищим судовим органом у системі судів загальної юрисдикції є Верховний Суд України. Вищими судовими органами спеціалізованих судів є відповідні вищі спеціалізовані суди.

Єдність системи судів загальної юрисдикції забезпечується:

єдиними засадами організації та діяльності судів;

єдиним статусом суддів;

обов'язковістю для всіх судів правил судочинства, визначених законом;

забезпеченням Верховним Судом України однакового застосування законів судами загальної юрисдикції;

обов'язковістю виконання на території України судових рішень;

єдиним порядком організаційного забезпечення діяльності судів;

фінансуванням судів виключно з Державного бюджету України;

вирішенням питань внутрішньої діяльності судів органами суддівського самоврядування.

Відповідно до Конституції України в системі судів загальної юрисдикції утворюються загальні та спеціалізовані суди окремих судових юрисдикцій. Військові суди належать до загальних судів і здійснюють правосуддя у Збройних Силах України та інших військових формуваннях, утворених відповідно до закону.

Спеціалізованими судами є господарські, адміністративні та інші суди, визначені як спеціалізовані суди.

У судах різних судових юрисдикцій може запроваджуватися спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ даної юрисдикції.

 

Використана література:

 

1. Конституція України від 28 червня 1996 року.

2. Цивільно-процесуальний кодекс України від 18.07.1963 року з наступними змінами та доповненнями.

3. Цивільний кодекс України від 16.01.2003 року з наступними змінами та доповненнями.

4. Закон України “Про судоустрій” від 18 березня 2004 року №1625-ІV.

5. Закон України “Про статус суддів”

6. Постанова Пленуму Верховного Суду України “Про застосування законодавства, яке забезпечує право на захист у кримінальному судочинстві” від 24.10.2003 року №8.

7. Постанова Пленуму Верховного Суду України “Про застосування Конституції України при здійсненні правосуддя” від 01.11.1996 року №9.

8. Конвенція про захист прав і основних свобод людини (РИМ, 4.XI.1950)

9. Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів 14 квітня 1997 року №348

10. Тимчасова інструкція з діловодства в місцевому загальному суді наказом Державної судової адміністрації від 17.02.2005 року №20.

11. Теорія держави та права:Курс лекцій/За ред. О.Ф.Мельничук. – Вінниця: ТВП “Книга-Вега” ВАТ “Вінноблдрукарня”, 2002 – 315 с.