Розділ 4. Організація систем обліку, аналізу і аудиту на дп «львівенергософт» пат «львівобленерго»

Під організацією бухгалтерського обліку розуміють систему умов та елементів побудови облікового процесу з метою отримання достовірної та своєчасної інформації про господарську діяльність підприємства і здійснення контролю за раціональним використанням виробничих ресурсів і готової продукції. Її призначення - удосконалення та раціоналізація обробки інформації, розподіл робіт між персоналом бухгалтерії, наукова організація праці.

Організація бухгалтерського обліку - це цілеспрямована діяльність керівників підприємства по створенню, постійному впорядкуванню та удосконаленню системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення інформацією внутрішніх та зовнішніх користувачів.

Організація обліку зводиться до таких основних завдань:

- своєчасне, повне, достовірне, безперервне відображення всіх фактів господарської діяльності, які були здійснені на підприємстві;

- обробка даних за допомогою відповідних процедур, прийомів та способів у відповідності до вихідної інформації;

- складання на основі отриманого масиву обробленої інформації, зафіксованої у первинних документах і регістрах балансу і фінансової звітності та подачі їх зацікавленим користувачам.

Організація бухгалтерського обліку передбачає вирішення наступних принципово важливих питань:

- розробка концепції облікової політики підприємства;

- визначення межі застосування фінансового та управлінського обліку.

Від вирішення цих питань залежить структура та якість обліку, врахування запитів управлінської системи і функціонування інформаційної системи підприємства.

Суб'єктами в організації бухгалтерського обліку виступають керівники підприємства - директор та головний бухгалтер, об'єктом - обліковий процес, праця виконавців, організаційне, інформаційне технічне забезпечення обліку, тобто система бухгалтерського обліку.

На першому, методичному етапі організації бухгалтерського обліку здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, в основі яких лежать документування, інвентаризація, використання синтетичних та аналітичних рахунків, застосування методу подвійного запису, оцінка майна та зобов'язань, калькулювання, бухгалтерський баланс та звітність.

Другий етап організації бухгалтерського обліку - технічний, - це вибір форми обліку, що найбільше відповідає галузі та розміру даного підприємства. Він полягає: 1) у виборі способу обробки облікових даних - безкомп'ютерного та комп'ютеризованого; 2) розробці переліку і форм облікових регістрів; 3) встановленні порядку здійснення записів в регістрах і переносу даних в регістри.

Третій етап в організації роботи облікового апарату, або іншими словами - це організація управління бухгалтерії. Він включає: 1) встановлення найбільш економної і найбільш зручної загальної системи обліку (облік централізований або децентралізований); 2) визначення графіку документообороту на підприємстві та графіку роботи працівників бухгалтерії.

Організація аналітичної роботи - це система раціональних координованих дій, спрямованих на комплексне вивчення господарської діяльності аналізованого підприємства і його окремих структурних підрозділів. Вона включає підготовчий, основний (аналітичний) і заключний етапи економічного аналізу.

Організація аналітичної роботи на підприємстві включає:

- розробку загальних засад і порядку проведення аналізу;

- планування роботи в цілому, окремих її робіт та етапів;

- матеріальне, науково-методичне та кадрове забезпечення;

- загальне керівництво;

- прийом виконаних аналітичних робіт, порядок їх оформлення;

- контроль за реалізацією на практиці розроблених заходів із метою поліпшення діяльності підприємства.

Аналітична робота підприємства розпочинається з планування. Розрізняють загальний план аналітичної роботи на підприємстві та план (програму) конкретних аналітичних робіт. Загальний план роботи складається на рік із розбивкою за кварталами. У плані зазначаються розділи основної діяльності та об'єкти, що мають вивчатися, періодичність і терміни проведення робіт, відповідальні технічні виконавці, технічні засоби та джерела інформації, потрібні для здійснення аналізу.

У планах окремих робіт, які складаються відповідно до загального плану аналітичної роботи, передбачаються об'єкти етапи аналізу, терміни виконання й завдання робіт тощо.

Організація проведення окремих аналітичних робіт включають такі питання:

- призначення керівника роботи;

- підбір кваліфікованих виконавців;

- складання плану роботи;

- забезпечення необхідним інструктивним матеріалом, технічними та іншими засобами;

- контроль роботи та реалізація пропозицій аналітиків тощо.

Аналітичні роботи можуть проводитися:

- працівниками підприємства для потреб управлінської діяльності. Аналіз проводять економічні підрозділи підприємства, але до виконання аналітичних робіт залучаються також працівники технічних, технологічних, маркетингових та інших служб;

- зовнішніми суб'єктами як для потреб управлінської діяльності підприємства (аудиторами, працівниками банків та наукових установ), так і для потреб органів галузевого і державного управління (відомчими ревізорами, податковими органами, органами контрольно-ревізійної служби) тощо.

Програмою аналізу може виступати розгорнутий та деталізований перелік питань, які передбачено вивчати, а також комплект таблиць, обов'язковий до опрацювання під час аналізу. Аналітичні таблиці дають змогу визначити та оцінити ступінь відхилення фактичних даних, тобто результати роботи від заданих заздалегідь величин (кошторису, норми, плану тощо). В окремих випадках розробку та монтаж аналітичних таблиць доцільно здійснювати з урахуванням майбутнього використання їх не лише для аналітичної роботи, а й як ілюстративного матеріалу до висновків та пропозицій. Тому форма і зміст аналітичних таблиць мають відповідати вимогам повноти відображення, правильному групуванню показників та іншим вимогам до інформації.

Старанне складання програми аналізу забезпечує необхідну глибину і повноту проведення аналітичного дослідження. Визначаючи зміст аналітичної роботи і терміни її проведення, треба враховувати наявність готового матеріалу для аналізу, трудомісткість збору й опрацювання іншої інформації і, нарешті, час, який потрібний для виконання окремих етапів робіт.

Форми результативної аналітичної інформації формуються на заключному етапі аналітичного процесу. Залежно від мети і місця проведення аналізу результати оформлюють у різних носіях. Основні форми, за допомогою яких оформлюють результати аналітичної роботи, такі:

- текстові описового характеру - аналітичні записки, висновки, доповідні записки, звіти;

- безтекстові - таблиці, графіки, діаграми тощо.

Якщо аналіз здійснюється сторонніми організаціями або особами, то такий результат оформлюють у вигляді висновку.

Результати аналізу, який здійснюють підприємства, можуть оформлятися по-різному, що залежить від багатьох факторів: часу, обсягу тощо. За відносно короткий час - день, зміну, декаду - результати аналізу оформлюють у звітах-рапортах, аналітичних записках; за більш тривалий час - у пояснювальній записці.

Основною формою узагальнення результатів аналізу є аналітична записка, де відображують характеристики стану ресурсів, причини порушень, а також вжиті щодо відповідних порушень (недоліків) заходи.

Аналітична записка містить:

- загальні дані про об'єкт, який аналізують;

- характеристику виконання програми доручень, плану, договору;

- характеристику відхилень, які було виявлено, та вплив окремих факторів на показники, висновки, пропозиції.

Розділ "Загальні дані" містить відомості про назву підприємства, його структурні підрозділи, основні види продукції, яку випускає підприємство, тощо. Якщо результати аналізу у майбутньому використовуватимуться за межами підприємства, то додають деякі дані про майбутній розвиток. Щоразу вказують на час, за який зроблено аналіз, які питання було розглянуто, основні результати.

У розділі, що характеризує виконання роботи, відображують дані про ступінь виконання, відхилення від завдань, темпи зростання і приросту за відповідний період порівняно з минулими періодами. Обов'язково аналізують фактори, які впливали на результати роботи, їх взаємозв'язок, взаємодію, причини відхилення. При цьому особливу увагу звертають на тенденції, що виникають у роботі підприємства або його структурного підрозділу.

Виклад у пояснювальній записці супроводжують таблицями, графіками та іншими ілюстраціями, які підтверджують текст. Крім того, додають розрахункові таблиці, що дають змогу зробити висновки і пропозиції. Особливу увагу в цьому розділі приділяють питанням формування показників, які є критеріями оцінки ефективної роботи підприємства або його підрозділу.

У заключній частині пояснювальної записки дають оцінку діяльності підприємства або його структурного підрозділу, вміщують висновки, пропозиції та заходи, спрямовані на усунення недоліків.

Внутрішній аудит на ДП «Львівенергософт» проводить відділ внутрішнього аудиту ПАТ «Львівобленерго», оскільки воно являється дочірнім підприємством.

Процес внутрішнього аудиту містить чотири етапи, одним із яких є планування. Планування - це важливий етап роботи внутрішнього аудитора. Аудитор повинен спланувати свою роботу так, щоб правильно і своєчасно завершити аудиторську перевірку. Плани складають із врахуванням бізнесу підприємства, його облікової системи та діючого внутрішнього контролю. Метою планування аудиту є концентрація уваги аудитора на найважливіших його напрямках, виявленні проблем, які слід перевірити найбільш детально. Планування допомагає аудитору належним чином організувати свою роботу та здійснювати нагляд за роботою асистентів, які беруть участь у перевірці, а також координувати роботу, яка здійснюється іншими аудиторами та фахівцями інших професій.

План може супроводжуватися необхідними коментарями щодо організації перевірки і координації роботи персоналу підприємства та аудиторів. На основі плану складається аудиторська програма, де встановлюються робочі документи та виконавці аудиторських процедур. Необхідно ретельно контролювати час виконання аудиторських робіт, що дасть змогу використовувати його найефективніше.

Для виконання плану аудитор повинен підготувати в письмовій формі програму аудиторської перевірки. Програма аудиту - це документ, що містить: завдання аудиту для конкретного об'єкта; процедури, необхідні для виконання поставлених завдань; обсяги і терміни їх виконання.

Якість внутрішнього аудиту визначає такі основні поняття, як професійна компетентність і відповідність професійним стандартам (як технічним, так і етичним) при складанні висновку за результатами внутрішнього аудиту або при наданні інших послуг.

Першим кроком у забезпеченні високої якості виконання робіт відділом внутрішнього аудиту є включення у процес внутрішнього аудиту заходів щодо контролю якості. Якість внутрішнього аудиту складається з багатьох елементів, об'єднаних залежно від їх змісту й призначення у відповідні складові частини. Показники якості залежно від характеру вирішуваних завдань в оцінці дотримання складових елементів і якості частин або всього процесу можна класифікувати за рядом ознак: змістом; джерелами утворення; повнотою визначеності; оцінкою дотримання та якості складників процесу, що досліджується; призначенням і способом вираження.

Керівництво службою внутрішнього аудиту передбачає здійснення організаційних та виконавчих заходів за певною моделлю, так званою управлінською моделлю внутрішнього аудиту:

встановлення мети (досягнення певного рівня збереження ресурсів, збільшення капіталу тощо);

планування - вибір засобів для досягнення мети, визначення необхідної кваліфікації аудиторів, складання планів, графіків, підготовка робочої документації, підготовка відповідної нормативної бази;

організація - забезпечення необхідними ресурсами, адміністративна регламентація, підбір, тестування, виховання кадрів, визначення порядку здійснення контрольних заходів, узагальнення та реалізація результатів перевірок;

управління персоналом - надання наказів, розробка власних стандартів з внутрішнього аудиту. Такими стандартами можуть бути організаційний статус служби внутрішнього аудиту, вимоги до компетентності внутрішнього аудиту, взаємовідносини з користувачами послуг, навчання працівників підрозділу, планування та здійснення внутрішнього аудиту, види підсумкових документів за результатами внутрішнього аудиту, процедури доведення результатів внутрішнього аудиту до зацікавлених осіб і наступні дії управління внутрішнього аудиту, регламентація прав та обов'язків внутрішнього аудитора, критерії та показники якості роботи внутрішніх аудиторів. Управління передбачає також впровадження сучасних методик та технологій аудиту, складання програм та планів проведення аудиторських перевірок, визначення обліку роботи служби, організація документального забезпечення управління та виконання прийнятих рішень, контроль за ефективним використанням робочого часу аудиторами;

координація - узгодженість контрольних заходів з підрозділами підприємства, надання їм консультаційних послуг, забезпечення взаємодії з зовнішнім аудитом та іншими представниками з фінансового контролю, координування планів, програм, графіків;

контроль - розробка методів та організації контролю якості роботи аудиторів, контроль і аналіз результативності перевірок та виявлення резервів підвищення роботи, підвищення ефективності контрольних заходів, підтримки контактів з підрозділами після внутрішнього аудиту.

Одним з основних й істотних відмінностей внутрішнього аудиту є те, що він повинен проводитися як процес попередньо ретельно спланований (а не спонтанний). Попереджувальний характер внутрішнього аудиту є немаловажним психологічним фактором. Це означає, що кожна перевірка планується, а персонал підрозділу, що перевіряє, повідомляється про час, об'єкт і критерії перевірки для того, щоб забезпечити аудиторам необхідний рівень довіри й виключити можливість відхилення персоналу від надання й демонстрування всіх необхідних даних. Несподіванка внутрішніх аудитів може перешкоджати виробничій діяльності. Можна виділити два варіанти проведення робіт внутрішніми аудиторами: горизонтальна модель і вертикальна.

Горизонтальна модель використовується для перевірки відповідності окремого виду діяльності або процесу вимогам систем менеджменту й оцінювання їхньої результативності й ефективності.

Вертикальна модель використовується для перевірки відповідності діяльності окремого підрозділу компанії. При цьому необхідно звернути увагу на те, що горизонтальна модель є більш трудомісткою і тривалою, однак і більш значимою, оскільки включає в поле зору діяльність на стиках різних підрозділів і посадових осіб, які беруть участь у виконанні вимог до об'єкта перевірки. Крім того, горизонтальна перевірка "ламає" комунікаційні бар'єри між підрозділами й заохочує учасників систем менеджменту до взаємодії один з одним.

Найбільш важливим етапом у проведенні внутрішнього аудиту є планування. Планування, як і кожен етап аудиту, документується. Основним документом, що використовує керівник служби, є річна програма, що затверджується керівником компанії.

Програма повинна розроблятися з урахуванням статусу й значимості видів діяльності та процесів. Першорядне значення має приділятися ключовим видам діяльності та процесам, що роблять вирішальний вплив на успіх компанії, досягнення її цілей, а також критичним видам діяльності, процесам, неналежне виконання яких на певному етапі часу може представляти реальну або потенційну небезпеку для компанії.

На підставі річної програми аудиту складається календарний графік аудиторських перевірок, а також план на кожну окрему або комплексну аудиторську перевірку. На підставі річної програми аудита розробляється План внутрішнього аудиту на кожну перевірку з урахуванням необхідності в ресурсах.

План повинен кваліфікувати об'єкт аудиту як організаційно (аудит відділу, групи відділів й ін.), так і функціонально (аудит фінансів, маркетингу й т.д.).

Керівник служби внутрішнього аудиту також повинен розробити план розвитку служби внутрішнього аудиту. На підставі та з урахуванням плану аудиту і плану розвитку служби розробляється бюджет служби внутрішнього аудиту. Він містить перелік витрат, необхідних для забезпечення виконання плану аудиту і плану розвитку. Бюджет також повинен передбачати можливість проведення позапланових перевірок і залучення сторонніх профільних фахівців для проведення перевірок.

Внутрішній аудит з метою досягнення максимальних результатів повинен здійснюватися в певній послідовності. Етапами процесу внутрішнього аудиту є:

1. Підготовка до проведення перевірки;

2. Інформаційне забезпечення перевірки;

3. Складання плану перевірки;

4. Процес перевірки;

5. Обговорення попередніх виводів і пропозицій з керівництвом підрозділу, що перевіряється;

6. Підготовка звіту аудитора;

7. Впровадження рішень, пропозицій за результатами перевірки.

Результати внутрішнього аудиту не можуть вважатися досягнутими, поки не будуть впроваджені рекомендації і усунені виявлені відхилення.